Tiết lộ 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả dành cho bạn?

Mục lục

1. Thực hiện thiết lập kho tại vị trí thuận lợi

Đây được coi là cách quản lý 1 kho 1 hàng mà các bạn có thể áp dụng với kho của mình. Việc thiết lập kho tại một vị trí dễ quan sát là điều rất cần thiết. Bởi việc này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng quan sát cũng như biết được các nhân viên của mình đang làm gì, quá trình xuất - nhập kho diễn ra như thế nào? Có các vấn đề nào phát sinh hay không?,...

Việc đặt kho tại những vị trí thuận lợi sẽ giúp bạn giảm thiểu được các rủi ro có thể xảy ra cũng như tránh được những lãng phí về mặt thời gian, tiền bạc hay không gian mà bạn phải bỏ ra cho việc quản lý kho hàng của mình.

Nên nhớ rằng, đừng để kho hàng tại căn phòng nhỏ cuối cùng hay những chỗ tối tăm, khuất tầm nhìn. Bạn sẽ không thể biết được nhân viên của mình đang làm gì cũng như quá trình xuất - nhập và giao nhận hàng hóa diễn ra như thế nào đâu.

2. Thực hiện việc sắp xếp hàng hóa khoa học

Cách quản lý kho khoa học chính là việc sắp xếp các sản phẩm, hàng hóa trong kho một cách khoa học. Điều này thực sự là công việc rất cần thiết trong việc quản lý kho hàng hiện nay. Việc sắp xếp vị trí các mặt hàng, sản phẩm trong kho theo đúng quy trình sẽ tạo sự thuận tiện cho việc vận chuyển, tìm kiếm, xuất nhập các mặt hàng trong kho được tiến hành một cách nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. 

Bạn có thể áp dụng cách sắp xếp khoa học 5S để thực hiện việc sắp xếp kho hàng của mình. Phương pháp 5S này bao gồm: Sort - sàng lọc, Set - thiết lập, Shine - sạch sẽ, Standardize - Săn sóc, Substain - Sẵn sàng. Đây được coi là giải pháp sắp xếp kho hàng tốt nhất hiện nay.

Tuy nhiên, thực tế thì rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề trong việc sắp xếp các hàng hóa, vật tư trong cả sổ sách lẫn trong kho. Trong quá trình thực hiện việc sắp xếp, nhân viên cần thực hiện một cách cẩn thận, cần tuân thủ theo nguyên tắc nhập trước xuất trước khi thực hiện việc sắp xếp hàng hóa trong kho.

3. Thực hiện việc tuân thủ quy tắc FIFO, LIFO

FIFO chính là first in first out, có ý nghĩa là nhập trước xuất trước. Đây là một quy tắc rất quan trọng trong việc quản lý kho hàng. Quy tắc này có ý nghĩa chính là chỉ các mặt hàng nhập trước thì cần phải được ưu tiên xuất trước để có sự đảm bảo về chất lượng, giá thành cũng như lợi nhuận sau đó. 

Phương pháp này thường áp dụng với các mặt hàng như thực phẩm, thời trang hay công nghệ,... Mặc dù những sản phẩm này thường không bị hao mòn nhưng lại rất dễ lỗi mốt. Vì thế, việc tuân thủ nguyên tắc này với những sản phẩm trên là điều rất quan trọng.

FIFO thì lại có ý nghĩa ngược lại hoàn toàn so với FIFO. Last in first out có ý nghĩa là nhập sau nhưng được ưu tiên xuất trước để có thể bán được với giá tốt, cân đối được chi phí sản xuất, cũng như đáp ứng nhu cầu của thị trường. Cách quản lý kho hàng  này thường áp dụng với các sản phẩm có thể tồn kho trong một thời gian dài như nguyên vật liệu xây dựng chẳng hạn.

4. Thực hiện việc thiết lập mức tồn kho tối ưu

Mức tồn kho tối ưu chính là số lượng hàng hóa, sản phẩm được định sẵn luôn ở trong kho để đảm bảo cho việc đáp ứng các nhu cầu phát sinh một cách kịp thời nhất. Giúp cho việc vận hàng, bán hàng được thực hiện một cách trơn tru, liên tục và không bị gián đoạn. 

Với việc thiết lập các định mức này thì tốt nhất bạn nên đề ra hai mức định mức cụ thể với từng loại mặt hàng, sản phẩm, bao gồm định mức tối thiểu và định mức tối đa. Số lượng mỗi sản phẩm sẽ không được thấp dưới mức tối thiểu hay vượt qua mức tối đa đã đề ra.

Để có thể xác định được các định mức này thì bạn sẽ dựa vào các tiêu chí sau: 

- Số lượng hàng hóa tồn thực tế ở trong kho

- Dựa trên căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng vào từng sản phẩm

- Dựa trên vào căn cứ số lượng hàng hóa mà nhà cung cấp vận chuyển đến 

- Tình hình tiêu thụ thực tế của mặt hàng, sản phẩm

Các định mức này cũng cần phải thay đổi theo thời gian. Bởi tính chất xây dựng của nó là dựa trên các tiêu chí thực tế và có sự thay đổi thường xuyên. Do vậy, bạn cần kiểm tra, theo dõi và đánh giá lại thường xuyên các định mức đã xây dựng để có sự điều chỉnh kịp thời phù hợp với tính chất của sản phẩm cũng như công ty, doanh nghiệp mình. Việc điều chỉnh cũng là một cách quản lý kho nhiều mặt hàng trở nên tối ưu hơn rất nhiều. 

5. Thực hiện lưu mã vạch sản phẩm trong kho

Cách quản lý kho bằng mã vạch là một cách giúp cho việc tìm kiếm các mặt hàng, sản phẩm của bạn được thực hiện một cách dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Đây được coi là cách khá hữu ích và được sử dụng rất nhiều tại các công ty, doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng hiện nay. 

Với các mã vạch được dán trên mỗi mặt hàng, sản phẩm thì khi bạn muốn thực hiện việc tìm kiếm hay kiểm tra số lượng thì chỉ cần dùng máy quét mã vạch và “tít” trên mã vạch sản phẩm là được. Bên cạnh đó, bạn còn có thể thực hiện việc bổ sung các biến động về số dư hay tồn kho một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý kho hàng, giúp giảm sự sai sót do việc nhập số liệu bị sai. 

6. Thực hiện việc kiểm soát quy trình xuất kho

Việc xuất kho là công việc diễn ra hàng ngày và thường xuyên. Vì thế, việc kiểm soát, nắm bắt số lượng các đơn hàng, các mặt hàng xuất, quy trình đóng gói, chốt đơn cần được theo dõi một cách sát sao. Điều này sẽ làm giảm những rủi ro không cần thiết có thể xảy ra cũng như việc đảm bảo sự tuân thủ đúng quy trình được thực hiện. 

Việc kiểm soát quy trình xuất kho được coi là một quy trình kiểm tra kép. Bởi đây sẽ là lúc thực hiện việc so sánh, kiểm tra giữa số lượng, mặt hàng ở trong đơn với danh mục sản phẩm được lựa chọn có thực sự trùng khớp hay không. 

Bên cạnh đó, đây cũng là lúc để bạn có thời gian thực hiện việc rà soát lại mọi thứ bao gồm số lượng, chất lượng sản phẩm cũng như việc đảm bảo, chắc chắn rằng các mặt hàng này được chuyển đi không gặp sự cố bất ngờ nào.

Một gợi ý cho các bạn chính là hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm để đảm nhận việc này. Họ sẽ thực hiện nhanh hơn và giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn.

7. Thực hiện việc kiểm tra kho định kỳ

Việc kiểm tra kho định kỳ là công việc nên làm để có thể quản lý kho hiệu quả hơn. Tốt nhất, nên kiểm tra định kỳ 6 tháng một lần để có thể xác định được số lượng và chất lượng của các sản phẩm, mặt hàng ở trong kho hàng.

Thông thường, việc kiểm tra sẽ thường do 2 - 3 nhân viên thực hiện. Và để có thể kiểm tra, xác nhận một cách nhanh chóng thì cần sắp xếp hàng hóa khoa học. Bạn có thể thực hiện việc kiểm tra theo nhóm sản phẩm. 

Các hình thức kiểm tra kho thông thường là:

- Thực hiện kiểm kê thực tế: Đây là loại kiểm tra toàn bộ các sản phẩm, hàng hóa có trong kho hàng cùng một lúc.

- Thực hiện kiểm tra tại chỗ: Thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên sẽ giúp bạn đỡ bị dồn  dập về lượng hàng hóa trong kho quá lớn vào các đợt kiểm tra cuối năm. 

- Thực hiện việc kiểm tra theo chu kỳ: Đây là việc kiểm kê theo mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần hay có thể là mỗi ngày.

Các kết quả kiểm tra phải được ghi lại ở trong biên bản kiểm kho để nắm bắt tình hình một cách tốt nhất có thể.

8. Thực hiện việc ưu tiên thứ tự ABC

Thứ tự ABC ở đây chính là chỉ việc một số sản phẩm cần được quan tâm hơn so với những sản phẩm khác. Thực hiện việc phân tích ABC sẽ giúp bạn có thể biết được sản phẩm nào thì cần quan tâm ở mức độ nào và thực hiện việc đánh giá, sắp xếp sản phẩm dựa trên các tiêu chuẩn nhất định. 

- A: chỉ các loại sản phẩm có giá trị cao nhưng số lượng bán ra thấp

- B: chỉ các loại sản phẩm có giá trị trung bình, số lượng bán ra trung bình

- C: chỉ các loại sản phẩm có giá trị thấp, số lượng bán ra cao

9. Thực hiện áp dụng mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing trong quản lý kho nhằm đảm bảo được việc quản lý hàng hóa đáp ứng được nhu cầu của thị trường, thêm vào đó là giúp sắp xếp số lượng hàng tồn kho vừa đủ để không gây lãng phí trong việc sản xuất và bảo quản.

Lợi ích của việc áp dụng mô hình Lean Manufacturing có thể nhắc đến như:

- Giúp rút ngắn được thời gian dùng để bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa, sản phẩm

- Giúp cải thiện thời gian trong việc sản xuất và cung cấp các dịch vụ

- Có sự linh hoạt trong việc xử lý các tình huống và làm giảm áp lực lên con người, thiết bị hay các máy móc cụ thể.

10. Thực hiện việc tính vòng quay tồn kho

Nắm bắt cách tính vòng quay tồn kho sẽ giúp bạn có thể dự đoán được ngày nhập kho khá chính xác cũng như các dự toán về thị trường. 

Biết được hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết được số lần nhập kho trong kỳ đó. Qua đó, ta sẽ có thể tính ra thời gian trung bình để bán hết số hàng trong kho. Dựa vào kết quả này sẽ tính toán cũng như dự tính được thời gian và số lượng hàng hóa cần nhập trong lần tiếp theo.

11. Thực hiện sử dụng thẻ kho

Sử dụng thẻ kho cũng được coi là một cách quản lý kho hiện nay. Mỗi một sản phẩm, vật liệu trong kho sẽ có một thẻ kho riêng và được nhân viên cập nhật các số liệu như số lượng tồn, số lượng nhập hay số lượng xuất của loại mặt hàng đó.

Thực hiện việc quản lý, ghi chép đầy đủ về số lượng, quá trình xuất - nhập hàng hóa sẽ giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện hơn. Thêm vào đó, nếu có khâu nào xảy ra sai phạm cũng sẽ dễ dàng phát hiện và kịp thời xử lý.

12. Thực hiện dán nhãn sản phẩm

Gần giống như mã vạch, việc dán nhãn vào các loại mặt hàng, sản phẩm có trong kho sẽ giúp cho việc tìm kiếm, phân loại và quản lý hàng hóa được thực hiện một cách dễ dàng, chính xác hơn rất nhiều.

13. Thực hiện việc sử dụng phần mềm quản lý kho

Việc áp dụng các công cụ, phần mềm vào công tác quản lý kho hàng hiện nay đang là xu thế. Điều này đem đến rất nhiều lợi ích cho bạn ví dụ như việc giúp quá trình nhập số liệu được chính xác hơn, việc tính toán và phân tích dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn và đặc biệt là chi phí bỏ ra thấp hơn. Bạn có thể hiểu là thay vì bỏ thêm ra 5 triệu mỗi tháng để trả công cho 1 người thực hiện công việc đó thì khi sử dụng phần mềm bạn sẽ chỉ mất khoảng 120.000 đồng/tháng mà thôi.

Bạn có thể sử dụng cách quản lý kho trên excel hoặc rất nhiều phần mềm, ứng dụng quản lý kho hàng khác hiện nay. Việc này thực sự đem lại những tín hiệu kết quả ngoài mong đợi của bạn và giúp bạn quản lý kho hiệu quả hơn rất nhiều.

14. Thực hiện việc xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Ban đầu, nghe có vẻ ách này không liên quan lắm đến việc quản lý kho nhưng thực tế lại có sự ảnh hưởng khá lớn. việc thích ứng nhanh với các điều kiện bên ngoài chính là một trong những cách quản lý kho hiệu quả.

Nếu như bạn nhập một số hàng nhưng thực tế mặt hàng đó lại bán khá chậm thì việc được trả lại cho nhà sản xuất sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro hơn rất nhiều. Để có thể làm được điều này thì việc có mối quan hệ tốt với nhà sản xuất là điều rất cần thiết. 

ngoài ra, với mối quan hệ tốt bạn cũng có thể thương lượng về giá thành sản phẩm cũng như số lượng sản phẩm mỗi lần nhập. Điều này sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được chi phí đầu vào cũng như chi phí lưu kho hàng hóa.

15. Thực hiện việc chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Trong quá trình quản lý kho hàng thì việc gặp các trường hợp bất ngờ rất dễ xảy ra. Vì thế, việc của bạn là cần lường trước được những trường hợp đó và xây dựng kế hoạch dự phòng để kịp thời xử lý các vấn đề đó một cách kịp thời nhất khi nó xảy ra. Điều này sẽ làm giảm những thiệt hại, tổn thất nặng nề có thể xảy ra với doanh nghiệp.

Các vấn đề, trường hợp có thể gặp như:

- Không có đủ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của thị trường

- Không có đủ ngân sách để nhập hàng

- Không có đủ chỗ chứa trong kho

- Các mặt hàng bị thiếu hoặc thừa do tính toán sai

- Sản phẩm không xuất được dẫn đến tốn diện tích kho

- Nhà sản xuất không có đủ hàng để cung cấp

- Nhà sản xuất thực hiện việc ngừng cung ứng sản phẩm mà không có sự thông báo trước

Trên đây là 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học. Mong rằng, với bài viết này, các bạn đã có thêm thông tin bổ ích cho mình để thực hiện công việc quản lý kho tốt hơn. Từ đó, làm giảm được những tổn thất có thể xảy ra và giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 6 lượt xem