TOP 5 công cụ - phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

Mục lục

1. Công cụ 5S hoặc 5C – phần mềm Gemba Kanri

5S, còn được gọi là 5C, có nguồn gốc từ Nhật Bản. 5S tập trung vào việc tổ chức nơi làm việc một cách hiệu quả và tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc. 5S đơn giản hóa các quy trình, giảm lãng phí và các hoạt động không gia tăng giá trị đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng suất. Ngoài ra, yếu tố an toàn đôi khi được coi là chữ S thứ sáu.

Công cụ này cũng hiệu quả trong việc thu hút nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến lĩnh vực làm việc của họ, tự hào về diện mạo và hiệu quả hoạt động của nó. Khi nào nên sử dụng nó? Khi một công ty đang tìm cách nâng cao hiệu quả trong kho hàng và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục. 5S cần được thực hiện theo đúng trình tự. Bạn cần giao trách nhiệm cho từng cá nhân đối với từng nhiệm vụ và các khu vực làm việc tương ứng của họ trong kho.

Chữ S đầu tiên (Sắp xếp hoặc Seri) tập trung vào việc loại bỏ bất kỳ mục không cần thiết nào khỏi khu vực làm việc.  Điều này có thể bao gồm hàng cũ và bị hỏng, hàng tồn quá mức, thiết bị bị lỗi, pallet bị hỏng, bao bì phế thải, ... Nó cũng có thể đề cập đến việc di chuyển không cần thiết trong nhà kho. Ví dụ, việc đưa vào một lối đi chéo trong khu vực lấy hàng sẽ làm giảm lượng hành trình đi lại của người điều hành. Các vật phẩm được đánh dấu để xử lý có thể được đưa vào khu vực lưu giữ cho đến khi đạt được sự đồng thuận về việc nên làm gì với chúng.

Chữ S thứ hai (Straighten hoặc Seiton hoặc Configure) tập trung vào vị trí hiệu quả và hiệu quả của các mục, ví dụ như ghi nhãn vị trí và đặt các mục thường xuyên sử dụng ở những vị trí dễ lấy. Nó có thể được sử dụng để đảm bảo các mặt hàng được trả về đúng vị trí của chúng. Các biển chỉ dẫn trong nhà kho cũng là một phần của việc này, vì chúng sẽ giảm thời gian tìm kiếm các mặt hàng. Các mặt hàng như dụng cụ, bao bì nên được đặt ở những khu vực dễ lấy gần điểm cần thiết. Cuối cùng, cần thiết lập các khu vực đậu xe cho các thiết bị xử lý, có nhắc nhở nhân viên đưa thiết bị vào thu phí nếu được yêu cầu.

Chữ S thứ ba (Tỏa sáng hoặc Seiso hoặc Sạch sẽ) xuất hiện sau khi bạn đã dọn sạch khu vực của mọi vật dụng không cần thiết. Điều này có thể được thực hiện vào cuối mỗi ca làm việc, với các lỗi của thiết bị được báo cáo ngay lập tức.  Nhân viên tự hào về một khu vực làm việc sạch sẽ, họ làm việc tốt hơn và theo kinh nghiệm, nhà kho sạch sẽ có xu hướng hiệu quả hơn! 

Chữ S thứ tư  (Standardize hoặc Seiketsu hoặc Conform) là tất cả về việc tạo ra các tiêu chuẩn cho từng lĩnh vực làm việc. Cùng nhân viên có liên quan xem qua từng quy trình và sau đó sản xuất, lập tài liệu và hiển thị các quy trình thực hành tốt nhất trong kho. 

Chữ S thứ năm (duy trì hoặc Shitsuke hoặc cải tiến liên tục) đảm bảo cải tiến liên tục. Nhân viên được khuyến khích không quay lại cách làm việc trước đây mà chấp nhận thay đổi và đưa mọi thứ lên một tầm cao mới.  Kiểm tra và đánh giá thường xuyên cần phải được thực hiện, với khả năng thanh toán tiền thưởng khi đạt được điểm hiệu suất cao.

Gần đây hơn, các công ty đã giới thiệu chữ S thứ sáu, bao hàm sự an toàn.  Có thể lập luận rằng an toàn là trọng tâm của hoạt động và do đó là một bổ sung có giá trị cho tinh thần 5S.

7 Muda được coi là đồng minh của 5s vì những chức năng tương tự như 5s trong quản lý kho. Tuy nhiên, nó có những điểm cộng khác so với 5s như sau:

- Theo dõi những chuyển động - bất kỳ chuyển động nào của người hoặc máy móc không tạo thêm giá trị cần phải được loại bỏ.

- Hỗ trợ cân đối các sản phẩm trong kho.

- Chờ đợi - chờ đợi là thời gian nhàn rỗi.  Được tạo ra bởi sự mất cân bằng của máy móc hoặc con người. Điều này cần phải được giảm bớt hoặc loại bỏ.

2. Phần mềm phân tích Pareto

Vilfredo Pareto là một nhà kinh tế học người Ý đã tính toán rằng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số và 20% cây đậu của ông đã tạo ra 80% vụ mùa. Ý tưởng này đã được Joseph Juran, một nhà tư vấn Hoa Kỳ, tiếp tục. Nó hiện được các công ty sử dụng để xác định và tách biệt các sản phẩm bán chạy nhất và khách hàng sinh lời khỏi các sản phẩm chậm và khách hàng ít sinh lời hơn. Công cụ này được sử dụng nhiều trong môi trường kho hàng. 

Ví dụ như sau: 20% dòng cổ phiếu chiếm 80% doanh thu; 20% dòng cổ phiếu tạo ra 80% lợi nhuận; 20% các dòng cổ phiếu xuất hiện thường xuyên nhất trong các đơn đặt hàng; 20% đơn vị lưu giữ cổ phiếu (SKU) chiếm 80% giá trị cổ phiếu; 20% các nhà cung cấp cung cấp 80% các dòng dự trữ;  20% khách hàng tạo ra 80% doanh thu; 20% khách hàng gây ra 80% vấn đề;  20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận;  20% nhân viên tạo ra 80% sản lượng;  20% nhân viên gây ra 80% vấn đề.

Đây là tất cả các quy tắc ngón tay cái phổ biến được sử dụng trong kinh doanh ngày nay.  Chúng có thể không chính xác cho mọi công ty, nhưng hầu hết các công ty có thể liên quan đến ít nhất một số trong số chúng.  Đó là con số 20% (hoặc một số ít quan trọng) mà chúng ta cần phải tích lũy nỗ lực của mình;  tức là 20% khách hàng, nhà cung cấp, dòng sản phẩm và nhân viên hàng đầu của chúng tôi.

Công cụ này có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực logistics - kho bãi nói riêng.  Một trong những hoạt động tốn nhiều thời gian nhất trong nhà kho là chọn đơn đặt hàng.  Nó có thể chiếm tới 60% tổng hoạt động lao động trong nhà kho và, trong đó, một nửa có thể được tính bằng việc di chuyển đến, giữa và từ các địa điểm lấy hàng.  Do đó, để giảm bớt việc đi lại trong kho, chúng ta cần đặt các mặt hàng phổ biến nhất về tần suất đặt hàng (không phải khối lượng bán) càng gần khu vực gửi hàng càng tốt.  Để làm được điều này, chúng tôi cần phân tích dữ liệu của mình.

Nếu chúng ta lấy hồ sơ đơn đặt hàng của một công ty, chúng ta có thể sử dụng Excel làm công cụ để liệt kê tất cả các sản phẩm theo tần suất bán hàng và sử dụng chức năng “Sắp xếp dữ liệu” để liệt kê từ cao nhất đến thấp nhất, như có thể thấy trong. Khi quá trình phân tích này đã được thực hiện, bạn có thể sửa đổi bố cục nhà kho bằng cách có 20% hàng đầu trong số các dòng hàng phổ biến (SKU), tức là những hàng xuất hiện thường xuyên nhất trong đơn đặt hàng, ở phía trước của nhà kho gần nơi gửi hàng nhất.  Nhiều công ty sử dụng tổng doanh số bán đơn vị;  tuy nhiên, điều này có thể cung cấp một bức tranh sai lệch về cách bố trí nhà kho vì một số mặt hàng có thể bán với số lượng lớn nhưng chỉ bán một lần một năm, trong khi những mặt hàng khác bán liên tục.

3. Công cụ quản lý qua chọn chiến lược đơn hàng

Nhiều kho hàng tiếp tục nhận đơn đặt hàng riêng lẻ; tuy nhiên, có những cách kết hợp các đơn đặt hàng để đẩy nhanh quá trình lấy hàng. Phần mềm này giúp phân tích để đưa ra những chiến lược cụ thể của từng đơn hàng. Cơ chế hoạt động của phần mềm này như sau:

* Chọn đơn hàng lẻ: Các chi tiết đơn hàng được một cá nhân thu thập từ tất cả các địa điểm cho một đơn đặt hàng cụ thể. Sau khi được chọn, nhà điều hành quay lại cho đơn hàng tiếp theo:

-  Hướng dẫn có thể thông qua hệ thống dựa trên giấy, máy quét hoặc công nghệ giọng nói.

- Đây thường là một quy trình một giai đoạn trừ khi mọi đơn hàng được kiểm tra khi gửi đi.

- Thiết bị xử lý có thể từ xe đẩy đến xe nâng. 

- Việc đào tạo có thể tốn nhiều thời gian cho việc quét và chọn giấy.

* Chọn theo cụm: Các nhà điều hành đưa một số đơn đặt hàng riêng lẻ vào kho cùng một lúc:

- Hoạt động theo đơn đặt hàng riêng lẻ, nếu không.

- Các đơn đặt hàng được nhóm lại trong một khu vực cụ thể.

- Thông thường là quy trình một giai đoạn trừ khi mọi đơn hàng được đóng gói và kiểm tra khi gửi đi.

- Thiết bị xử lý có thể bao gồm từ xe đẩy đến xe nâng nhưng yêu cầu các bộ phận riêng biệt.

- Tin cậy vào việc người vận hành sắp xếp chính xác.

- Cần hỗ trợ hệ thống để đảm bảo các đơn đặt hàng được gom lại một cách hiệu quả.

* Chọn theo lô: Số lượng lớn lấy hàng cho số lượng lớn đơn hàng có cùng các dòng sản phẩm.  Tất cả các đơn đặt hàng được tổng hợp vào một yêu cầu chọn:

- Sử dụng điển hình trong các ứng dụng thương mại điện tử.

- Tối đa một đến năm dòng cho mỗi đơn hàng.

- Cần thêm không gian để sắp xếp và dán nhãn.

- Tin cậy vào hệ thống để tổng hợp đơn hàng.

4. Công cụ ghép nối chéo – phần mềm Cross-docking

Cross-docking là một kỹ thuật được sử dụng trong các trung tâm phân phối và nhà kho để tăng tốc độ lưu thông của sản phẩm.  Nó giúp loại bỏ nhu cầu lưu trữ sản phẩm bằng cách tổng hợp các mặt hàng trong quá trình đến và đưa chúng trực tiếp đến khu vực vận chuyển hoặc gửi hàng.

Các mặt hàng có khả năng vẫn còn trên trang web trong tối đa 24 giờ, với hầu hết các mặt hàng sẽ rời đi trong thời gian ngắn hơn nhiều. Chúng có thể được gửi riêng hoặc có thể được hợp nhất với sản phẩm được chọn từ kho. Chi phí lưu giữ và xử lý hàng tồn kho giảm đáng kể.  Walmart đặt một số thành công của mình vào việc kết nối chéo tới 85% sản phẩm của mình thông qua việc hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp và có hệ thống CNTT tinh vi.

Áp lực đối với các công ty trong việc giảm thời gian thực hiện đơn đặt hàng đòi hỏi sản phẩm phải di chuyển qua chuỗi cung ứng nhanh hơn nhiều. Kết hợp chéo cho phép điều này xảy ra. Một biến thể của đây là một trung tâm giải trình tự nơi các bộ phận dành cho dây chuyền sản xuất được hợp nhất và sắp xếp để chúng chỉ đến dây chuyền sản xuất khi được yêu cầu.

Để vận hành cross-dock hiệu quả cần có hệ thống công nghệ thông tin tốt. Thông báo vận chuyển nâng cao (ASN) là điều cần thiết và hàng hóa cần được xác định dễ dàng ở giai đoạn đầu vào để cho phép nhân viên chuyển chúng trực tiếp đến khu vực gửi hàng hoặc vận chuyển thay vì khu vực lưu trữ.  Để thực hiện điều này, mã vạch phải được căn chỉnh giữa các nhà cung cấp và khách hàng.

Các nhà cung cấp có thể được yêu cầu dán nhãn các mặt hàng với thông tin để nhóm hàng hóa nhận biết các mặt hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, nhóm liên kết được cảnh báo về thực tế rằng việc chuyển hàng là bắt buộc bằng hướng dẫn trên thủ tục giấy tờ, tin nhắn thoại hoặc tin nhắn trên máy quét mã vạch. Nếu công ty đang sử dụng công nghệ quét, một thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình ngay sau khi hàng hóa để cập cảng chéo được xác định. 

5. Phần mềm quản lý kho Slotting hoặc item profiling

Phân loại hoặc lập hồ sơ hàng tồn kho là quá trình xác định vị trí hiệu quả nhất cho từng mặt hàng trong kho hoặc trung tâm phân phối, có tính đến tính phổ biến, đặc điểm và khía cạnh an toàn của mặt hàng. Đặt vật phẩm ở vị trí tối ưu một cách chiến lược cho phép công nhân chọn vật phẩm một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm nguy cơ thương tích.

Việc cắt rãnh có thể được thực hiện thủ công bằng cách sử dụng bảng tính tiêu chuẩn, chương trình cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm cắt rãnh được thiết kế đặc biệt.  Slotting là một bổ sung gần đây cho nhiều hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Có một số cách để tăng năng suất hái với khía. Đặt các mặt hàng cần vận chuyển nhanh gần khu vực gửi hàng, băng chuyền và các đầu lối đi sẽ giảm thiểu thời gian di chuyển của người lấy hàng. Sử dụng các vị trí dễ lấy hơn cho các mặt hàng có trọng lượng cao, chẳng hạn như các tầng giữa của giá đỡ và giá đỡ thùng carton, cũng tạo điều kiện cho việc chọn nhanh hơn và thuận tiện hơn.

Các mặt hàng thường được bày bán cùng nhau nên cất chung để bớt đi lại. Điều này cũng có thể giúp phân biệt giữa các bộ phận tương tự. Ví dụ, đặt đai ốc và bu lông có cùng kích thước với nhau không chỉ làm giảm việc đi lại mà còn tách biệt kích thước bu lông này với kích thước bu lông khác. Các cặp đôi tiềm năng khác bao gồm mì ống khô và nước sốt mì ống.

Từ quan điểm an toàn, những đồ vật thường xuyên nhặt và có trọng lượng vừa phải nên được đặt ở độ cao giữa eo và vai của một người bình thường để giảm thiểu nguy cơ bị thương cho người nhặt và nhân viên bổ sung. Trong các nhà kho, nơi có hỗn hợp các mặt hàng nặng và dễ vỡ, các mặt hàng nặng nhất nên được đặt ở đầu đường lấy hàng để chúng được xếp ở dưới cùng của pallet, thùng carton hoặc hộp đựng hàng.

Ở những nơi thường xuyên xuất hiện các mặt hàng trong đơn đặt hàng, những mặt hàng này không chỉ nên được xếp gần nơi gửi hàng mà còn phải đặt ở nhiều vị trí trong khu vực này của nhà kho để cân đối khối lượng công việc và tránh tắc nghẽn.

Các mặt hàng cũng có thể được nhóm lại trong kho dựa trên sự tương đồng của nhà cung cấp hoặc sản phẩm.  Nhóm nhà cung cấp có thể đơn giản hóa việc cất giữ hàng hóa.  Các nhóm gia đình cũng có thể được thành lập để tập hợp các mặt hàng thường được bán cùng nhau hoặc các mặt hàng có yêu cầu bảo quản hoặc xử lý cụ thể.  Các nhà bán lẻ có thể sử dụng các nhóm gia đình để tổ chức nhà kho một cách hợp lý sao cho việc chọn hàng phản ánh cách bố trí trong các cửa hàng.

Ngoài những phần mềm nổi bật trên còn nhiều phần mềm khác cũng hỗ trợ tích cực hoạt động quản lý này. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm được những công cụ - phần mềm quản lý kho đem lại hiệu quả nhất cho hoạt động quản lý kho bãi của doanh nghiệp mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 57 lượt xem