1. Tầm quan trọng của việc hạch toán lương
Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp thì kế toán tiền lương chịu trách nhiệm quản lý tiền lương của người lao động. Bộ phận này sẽ thực hiện các nhiệm vụ như tính toán tiền lương, tính toán các khoản trích theo lương, hạch toán các khoản tiền lương vào bảng cân đối kế toán.
Ngoài ra bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về các giấy tờ có liên quan đến những thu nhập của người lao động hay những dữ liệu về bảng chấm công.
Nhân viên kế toán tính lương sẽ là người lập các bảng tính toán tiền lương mà người lao động được hưởng, các chế độ bảo hiểm đi kèm và thanh toán lương cho người lao động. Công việc này đòi hỏi người làm phải đáp ứng về độ chính xác khá cao.
Tiền lương gắn liền với quyền lợi của người lao động vì vậy mà việc hạch toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong những công việc mà bộ phận kế toán cần làm.
Người lao động làm việc có hiệu quả, năng suất làm việc có ngày càng tăng cao hay không điều này phụ thuộc vào yếu tố lương khá nhiều.
Chính vì vậy trách nhiệm của nhân viên kế toán tiền lương chính là đảm bảo tính chính xác của công tác hạch toán lương cho nhân viên. Có như vậy mới hạn chế được những bất đồng xảy ra trong quá trình làm việc gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình làm việc.
Một mức lương chính xác với thành quả mà người lao động bỏ ra chính là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
Công việc này đòi hỏi nhân viên hạch toán tính lương không có kiến thức chuyên môn mà còn đảm bảo cả những kỹ năng thực tiễn. Có như vậy công việc sẽ diễn ra trôi chảy, hoạt động quản lý điều hành của công ty cũng được tối ưu hóa.
2. Những nguyên tắc nhân viên hạch toán lương cần đảm bảo
Trong các chuẩn mực kế toán có 7 nguyên tắc mà nhân viên làm công tác hạch toán nói chung cần phải ghi nhận. Với công việc hạch toán tính lương bạn cũng cần thực hiện theo những nguyên tắc này. Tuy nhiên trong số đó sẽ có những nguyên tắc về mức độ cần tuân thủ của nhân viên hạch toán lương cần đảm bảo nhiều hơn.
2.1. Nguyên tắc ghi nhận phù hợp
Nguyên tắc này yêu cầu việc ghi nhận các khoản doanh thu và chi phí phải được thực hiện tương ứng với nhau. Khi một khoản doanh thu được ghi nhận đồng nghĩa với việc sẽ phát sinh một khoản chi phí tương ứng với số doanh thu đó.
Các khoản chi phí tương ứng được ghi nhận sẽ bao gồm các khoản chi phí liên quan của kỳ trước đó hoặc khoản chi phí phải trả của kỳ trước cùng với chi phí tạo ra doanh thu cho kỳ này.
Trong đó các chi phí phát sinh của kỳ này chính là những chi phí mà thực tế trong kỳ đã phát sinh ra và chi phí này có liên quan đến việc tạo ra doanh thu trong kỳ.
Khoản chi phí phải trả của kỳ trước muốn được tính sang kỳ này thì khoản chi phí đó phải có liên quan đến doanh thu của kỳ này.
Như vậy dù khoản chi phí được chi ra trong kỳ trước hay kỳ này thì chỉ cần có liên quan sẽ được tính vào chi phí tạo ra doanh thu trong kỳ hiện tại.
Hạch toán chính xác doanh thu và chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ. Từ đó nhà quản trị doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh chiến lược hay đưa ra những phương án kinh doanh mới để có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh.
2.2. Nguyên tắc nhất quán phương pháp trong kế toán
Ít nhất trong một kỳ kế toán năm các phương pháp kế toán phải được doanh nghiệp thống nhất.
Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về phương pháp kế toán hay các chính sách thì cần phải đưa ra lý do rõ ràng. Sự thay đổi này của doanh nghiệp cần phải được trình bày chi tiết trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Khi đã nhất quán về các chính sách cùng như phương pháp kế toán thì doanh nghiệp sẽ liên tục thực hiện các phương pháp này qua nhiều kỳ kế toán liên tiếp. Khi có sự thay đổi doanh nghiệp phải giải trình lý do thay đổi phương pháp với cơ quan thuế.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo những thông tin trong kỳ kế toán được thống nhất với nhau. Công tác tính toán này sẽ giúp thuận hơn khi so sánh giữa dự toán với thực hiện, giữa kỳ kế hoạch và kỳ thực tế. Như vậy khi thực hiện công tác tính lương cho nhân viên mới không xảy ra những trường hợp như nhân viên bị tính thiếu lương.
2.3. Nguyên tắc thực hiện hạch toán thận trọng
Doanh nghiệp cần lập các ước tính kế toán để bảo đảm khi xảy ra những trường hợp không mong muốn thì doanh nghiệp vẫn có những phương án dự phòng.
Tuy nhiên khi lập các khoản dự phòng doanh nghiệp cũng cần đảm bảo nguyên tắc giá trị của khoản dự phòng không cao hơn giá trị thực tế của tài sản. Các khoản dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp không có sự biến động lớn về vốn kinh doanh khi phát sinh những rủi ro trong kinh doanh.
Chỉ khi có những bằng chứng về khả năng phát sinh các khoản chi phí như khoản phải trả người lao động doanh nghiệp mới được phép ghi nhận vào các khoản dự phòng.
Riêng với những khoản phải trả không được ghi nhận thấp hơn giá trị của những khoản đó.
2.4. Nguyên tắc ghi nhận thông tin trọng yếu
Khi ghi nhận các thông tin về tiền lương hay những thông tin khác có liên quan đến nghiệp vụ kế toán thì nhân viên kế toán phải thu thập và xử lý những thông tin mang tính trọng yếu trước.
Với những thông tin có ảnh hưởng ít đến các quyết định hoặc thì người ghi nhận các nghiệp vụ kế toán có thể bỏ qua.
Trong trường hợp các thông tin trọng yếu bị thiếu thông tin hoặc độ chính xác không cao có thể dẫn đến những sai lệch trong các báo cáo tài chính. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị.
Các thông tin trọng yếu phải được đánh giá trên cả yếu tố định lượng và định tính. Nguyên tắc này cực kỳ quan trọng trong các báo cáo tài chính. Những khoản mục kế toán có cùng bản chất về mặt kinh tế hoặc có cùng nội dung nhân viên kế toán có thể gộp lại thành một khoản mục.
Với những khoản mục có bản chất kinh tế riêng biệt phải được trình bày riêng vào một mục trên các báo cáo tài chính.
3. Hạch toán tính lương người lao động ra sao?
Các kế toán khi thực hiện hạch toán cuối kỳ sẽ hạch toán lên tài khoản bên nợ và bên có của các nghiệp vụ kế toán.
- Với bút toán tính lương cuối kỳ cho nhân viên nhân viên kế toán sẽ hạch toán theo quy định như sau:
Ghi nợ cho các tài khoản: 622 (Chi phí nhân công trực tiếp); 627 (Chi phí sản xuất chung); 241 (Chi phí xây dựng cơ bản dở dang); 622 (Chi phí nhân công trực tiếp); 614 (Chi phí bán hàng); 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Tài khoản ghi cho bên có đó là 334 (Phải trả người lao động)
- Hạch toán các khoản trích nộp trừ vào lương người lao động mà doanh nghiệp nộp thay cho người lao động kế toán có thể hạch toán như sau:
Ghi bên nợ cho các tài khoản 622, 627, 641, 642, 623 cho các khoản trích theo lương và kinh phí công đoàn với tỷ lệ trích 23,5%
Các tài khoản ghi bên có như sau: 3383 (Trích bảo hiểm xã hội tỷ lệ 17,5%); 3386 (Trích bảo hiểm thất nghiệp tỷ lệ 1%); 3384 (Trích bảo hiểm y tế tỷ lệ 3%); 3382 (Trích kinh phí công đoàn tỷ lệ 2%)
- Khi thực hiện nộp các khoản trích theo lương kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau:
Bên nợ ghi cho các tài khoản 3383 (Số tiền trích nộp bảo hiểm xã hội tỷ lệ 25,5%); 3386 (Số tiền đã trích nộp bảo hiểm tự nguyện 2%); 3384 (Trích nộp 4,5% bảo hiểm y tế); 3382 (Trích nộp 2% kinh phí công đoàn)
Ghi có cho số tiền thực nộp tại tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng)
- Nếu như trong kỳ có các khoản giảm trừ theo lương sẽ được hạch toán:
Trường hợp trong kỳ nhân viên đã tạm ứng trước lương sẽ ghi nợ cho tài khoản 334 (Số tiền đã ứng trước cho người lao động); ghi có cho tài khoản 111, 112 số tiền đã tạm ứng.
Với trường hợp trong kỳ phát sinh thuế thu nhập cá nhân kế toán phải thực hiện khấu trừ vào lương ghi nợ cho tài khoản 334 (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ) và ghi có cho tài khoản 3335.
Sau khi nộp thuế thu nhập cá nhân ghi nợ cho tài khoản 3335 và ghi có cho tài khoản 112, 111.
Hiện nay các doanh nghiệp khi tính toán tiền lương nhân viên sẽ sử dụng phần mềm tính lương. Những phần mềm này đã được tích hợp các chức năng để nhân viên kế toán thuận tiện hơn trong công tác tính toán số tiền lương của từng nhân viên. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm này trong doanh nghiệp của mình.
Vậy là bạn đã thấy được tầm quan trọng của việc hạch toán tính lương trong doanh nghiệp. Mức lương được tính toán chính xác sẽ khiến người lao động yên tâm làm việc và cống hiến hết mình. Doanh nghiệp cũng nhờ đó mà ngày càng phát triển hơn nữa.
