Hướng dẫn trình bày mục tiêu nghề nghiệp thư ký trợ lý phù hợp

1. Lưu ý trình bày mục tiêu trong CV thư ký trợ lý

- Mục tiêu nghề nghiệp trong CV cần phải tuân theo những tiêu chí chung của CV, nói ngắn gọn, tập trung vào điểm nổi bật. Mục tiêu mang nhiều giá trị khác biệt, những đánh giá khác về ứng viên cần được trình bày rõ ràng, đủ ý.

- Tiêu mục phần định hướng cần được đặt ở vị trí trên cùng, hoặc cạnh phần kinh nghiệm làm việc để thể hiện rõ nét, nhấn mạnh các yếu tố có trong CV. Nghề trợ lý, thư ký cần có địn hướng xuyên suốt trong thời gian dài, phát triển cá nhân bản thân, gần với kinh nghiệm làm việc.

- Nội dung phần mục tiêu cần phải phù hợp với vị trí công việc, gắn bó với vai trò trong công ty. Vị trí trợ lý, thư ký nhằm mục đích hỗ trợ cho giám đốc, nhà lãnh đạo. Sự thăng tiến phát triển đồng hành cùng với giám đốc nên cần có mục tiêu hợp lý.

2. Chuẩn bị phần mục tiêu khi phỏng vấn xin việc thư ký trợ lý

- Mục tiêu được đề cập trong câu hỏi khi phỏng vấn có phần khác với định hướng nghề nghiệp trong CV. Cần phải có câu trả lời hoàn thiện, diễn giải nhiều điều hơn khi nhắc đến mục tiêu trong tương lai. Nội dung mục tiêu mở rộng và nhiều yếu tố hơn trong trình bày CV.

- Bạn cần tìm hiểu kỹ các thông tin về vị trí trợ lý, thư ký tại công ty có đặc điểm, tính chất ra sao, thông tin về ban giám đốc người bạn hỗ trợ. Mỗi công ty, mỗi giám đốc có cách thức làm việc khác nhau, định hướng phát triển khác nhau, bạn phải điền phần mục tiêu của mình thích hợp với những điều đó.

- Phần mục tiêu dài hạn trong câu hỏi phỏng vấn có thể được hỏi nhiều hơn, và cần mở rộng nhiều khía cạnh. Bạn cần phải lên các kế hoạch mục tiêu trong khoảng thời gian 10 năm, về các định hướng cá nhân, tổ chức doanh nghiệp để thể hiện rằng bạn là người cầu tiến, xác định mục tiêu rõ ràng trong tương lai.

3. Hướng dẫn trình bày mục tiêu nghề nghiệp thư ký trợ lý

- Phần mục tiêu cần phải được chia thành 2 giai đoạn ngắn hạn và dài hạn dành cho cách định hướng nghề nghiệp. Mục đích của định hướng khoảng thời gian ngắn hạn nhằm vào vị trí làm việc thư ký, trợ lý đó. Các diễn biến công việc diễn ra như thế nào, môi trường làm việc có phù hợp không, nhiệm vụ có vượt quá sức của bạn không.

- Trong thời gian ngắn bạn cần phải thích ứng với công việc, hòa hợp nhanh với môi trường, hoàn thành các công việc chính xác, kịp thời. Trong phần mục tiêu bạn nên hướng đến các khả năng đạt được các thử thách trong công việc, hoàn thành nhanh chóng các yêu cầu đề ra, học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm.

- Phần mục tiêu dài hạn mang hàm ý rằng bạn có thể ở lại lâu dài với công ty hay không. Công việc trợ lý, thư ký mất nhiều thời gian để hiểu bao quát hết, người tuyển dụng không muốn thay đổi nhiều nếu đang trong giai đoạn mở rộng phát triển. Đưa ra các định hướng đúng với sự phát triển của doanh nghiệp, đúng với tiêu chí của nhà lãnh đạo sẽ dễ gây ấn tượng tốt và có khả năng cao được nhân việc.

- Vị trị thư ký, trợ lý có nhiều áp lực từ phía bạn lãnh đạo và các bên liên quan đến công việc của giám đốc. Những nhà quản trị có quá nhiều việc, cần người phụ giúp cần tuyển trợ lý, gây một áp lực lớn trong việc thích ứng với cách làm việc cho vị trí trợ lý, thư ký.

- Công việc của người trợ lý và thư ký không có lộ trình thăng tiến rõ ràng như các vị trí khác, nó phụ thuộc nhiều vào ban lãnh đạo, người cần hỗ trợ trực tiếp. Vị trí trợ lý, thư ký có nhiều đặc quyền riêng, hưởng các phúc lợi riêng, nên mục tiêu có phần hơi chung chung và phụ thuộc.

- Mục tiêu phát triển cá nhân của trợ lý hay thư ký cần khoảng thời gian dài để thực hiện, trong CV có thể không cần đề cập quá nhiều, nhưng khi phỏng vấn nếu có hỏi thì vẫn nên chuẩn bị trước. Sự thăng tiến của người làm trợ lý, thư ký rất cần mục tiêu rõ ràng, bộc lộ tham vọng tích cực trong sự nghiệp.

- Sự đa dạng trong công việc thư ký, trợ lý là thách thức đối với người làm việc cũng là phần mục tiêu định hướng rõ ràng cho bản thân. Biến các cụm từ “phải làm” trong yêu cầu công việc thành “được làm” trong phần mục tiêu của vị trí trợ lý.

4. Một số mẫu mục tiêu nghề nghiệp thư ký trợ lý

- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, được áp dụng hết các kiến thức, kỹ năng xử lý vào trong công việc, hỗ trợ được mọi vấn đề phát sinh của nhà quản trị. Rèn luyện tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc, tiếp xúc với nhiều lĩnh vực mới. Mục tiêu trong dài hạn quản lý được các vấn đề nội bộ, hỗ trợ các mặt đối ngoại của nhà quản trị.

- Thực hiện các công việc theo quy định chung, sáng tạo các giải pháp mới trong việc xử lý công việc. Hòa nhập nhanh chóng với môi trường công ty, được sự yêu mến, nể trọng của mọi người. Giúp đỡ các công việc chính của giám đốc, được chỉ đạo trực tiếp cách thức hoạt động trong công ty ngày một tốt lên, đóng góp công sức lớn trong việc cải thiện công ty.

- Được làm việc với các lĩnh vực năng động, áp dụng được nhiều kiến thức đã học, có thể sáng tạo trong một số việc thành thạo. Trong thời ngắn có thể hoàn thành tốt các công việc, tiếp cận với những vấn đề phức tạp, đưa ra các ý kiến cá nhân hỗ trợ cho giám đốc. Cải thiện sai sót trong khâu xử lý, hoàn thiện bản thân dần dần, có thể thay mặt giám đốc giải quyết các công việc phát sinh ngoài lề.

- Bộc lộ được khả năng quan sát cẩn thận, tỉ mỉ của bản thân, theo dõi, nhận định đưa ra các ý kiến cá nhân trong quá trình làm việc. Góp phần nhận ra những ưu khuyết điểm của doanh nghiệp, hỗ trợ công đoạn quản lý cho ban lãnh đạo. Mục tiêu trở thành một thư ký có tầm ảnh hưởng lớn, tích cực mang lại những lợi ích tốt đẹp cho công ty.

- Vận dụng các kỹ năng sẵn có vào môi trường làm việc của doanh nghiệp. Theo dõi, quan sát, kết nối với các đơn vị hợp tác của doanh nghiệp. Áp dụng các kiến thức chuyên môn đã học và khả năng giao tiếp, duy trì, mở rộng các mối quan hệ tốt của giám đốc. Thực hiện tốt các vấn đề phát sinh, giảm bớt áp lực cho giám đốc. Hướng tới việc phát triển hoàn thiện kỹ năng bản thân, mang đến những giá trị tốt đẹp cho doanh nghiệp.

- Có thể làm việc trong đa dạng các hoạt động khác nhau trong công ty, hỗ trợ ban lãnh đạo giúp đỡ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Được học hỏi, tích lũy các kinh nghiệm quản lý của ban lãnh đạo, trực tiếp tham gia vào các hoạt động tăng cường đối ngoại. Có cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp, đưa ra các ý kiến cá nhân nhằm cải thiện tốt hơn trong chu kỳ hoạt động.

Tóm lại, mục tiêu nghề nghiệp thư ký trợ lý có nhiều tính chất khác với ngành nghề còn lại, nhưng cần phải đảm bảo các thông điệp, tính chất cần có ở phần định hướng trong tương lai. Phần trình bày nội dung mục tiêu cần phải chú ý tuân theo nguyên tắc một số điều để có được tính phù hợp.