Tuyển Gấp Nhân Viên Hành Chính - Lễ Tân

Bộ phận/Phòng: HCNS
Đơn vị: Phòng Hành chính - Nhân sự
Khu vực làm việc: Hà Nội
Cấp quản lý trực tiếp: Trưởng phòng HCNS
Báo cáo gián tiếp khác (nếu có): Phó phòng HCNS và Phó Tổng Giám đốc phụ trách

Mục đích của vị trí công việc:
- Chịu trách nhiệm thực hiện công tác lễ tân. Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác. Chuẩn bị phòng họp cho các hội nghị, hội thảo... Tham gia soạn thảo các tài liệu, văn bản theo yêu cầu.

*** Các nhiệm vụ chính:
Nhóm công việc theo KPI’s chính
1. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách (30%):
- Trực tổng đài điện thoại, fax: tiếp nhận, hỏi thông tin liên hệ và chuyển máy đến đúng nơi nhận.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách vào nơi chờ của khách hoặc đến trực tiếp phòng/bộ phận. Chuẩn bị đồ uống, tiếp khách đến liên hệ công tác.
- Ghi chép vào sổ thông tin và quản lý đối tượng đến liên hệ công tác.
- Nhận thư, email và phân phối cho các đơn vị/cá nhân hàng ngày.

2. Quản lý và cấp phát Văn phòng phẩm; quản lý văn bản đến và đi theo quy định của Công ty; sử dụng và quản lý con dấu của Công ty (30%):
- Tiếp nhận đề xuất văn phòng phẩm từ các phòng/ban/đơn vị.
- Mua, quản lý, cấp phát theo định mức.
- Thực hiện việc tìm các nhà cung cấp và thu thập báo giá cũng như đặt in các giấy tờ văn phòng. phẩm như: Tiêu đề thư, phong bì, cardvisit, tem tài sản… theo báo giá được duyệt.
- Hỗ trợ các sự kiện của Công ty và Tập đoàn.
- Tiếp nhận, phân loại, soát xét, đóng dấu văn bản, ghi sổ, đăng ký công văn đi đến và đăng lý vào sổ văn bản đến.
- Trình văn bản và chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp văn bản lưu theo quy định.
- Kiểm tra thể thức trình bày, chữ ký trên các văn bản, tài liệu và đóng dấu, vào sổ theo dõi đúng quy định.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty và các loại con dấu khác theo quy định.

3. Chuẩn bị thủ tục hành chính cho các nhân sự mới (15%):
- Chuẩn bị bàn ghế, chỗ ngồi, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ ra vào, vé gửi xe, sổ tay nhân viên…
- Xử lý các việc phát sinh khác liên quan đến hành chính của nhân sự mới (nếu có).

4. Tìm các nhà cung cấp, báo giá và quản lý về việc mua, cấp phát, bảo trì, bảo hành, sửa chữa thiết bị văn phòng theo yêu cầu của Trưởng Phòng (15%):
- Tổ chức đặt mua và cấp phát trang thiết bị máy văn phòng theo đơn giá đã được duyệt.
- Thực hiện việc bảo hành, sửa chữa trang thiết bị, máy văn phòng.

KPI’s bổ sung (công việc kiêm nhiệm/dự án được giao) (10%):
5. Các công tác Hành chính khác theo sự phân công và yêu cầu của cấp trên.
6. Soạn thảo các văn bản, tài liệu hành chính theo phân công của cấp trên.

*** Kỳ vọng của tổ chức về kết quả công việc của vị trí:
(Liên quan đến hiệu quả công việc bao gồm: Chỉ tiêu kinh doanh, sản xuất, chất lượng công việc, tài chính, chi phí, thời gian, kiểm soát được rủi ro…)
- Thực hiện các công tác hỗ trợ hành chính, lễ tân chuyên nghiệp, lịch sự.
- Các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Công ty được chuẩn bị hậu cần đầy đủ, chu đáo.
- Xây dựng Văn hóa công ty và đội ngũ CBCNV vững mạnh mang 06 giá trị cốt lõi của FLC Faros:
1. Trung thực
2. Tuân thủ kỷ luật
3. Nỗ lực vượt trội
4. Trách nhiệm
5. Chuyên nghiệp
6. Vì lợi ích của các bên

Phạm vi/các mối liên hệ trong và ngoài tổ chức:
(Liệt kê các đối tượng khách hàng nội và ngoại bộ và tần xuất liên hệ - theo ký hiệu sau đây:
Không thường xuyên: KTX; Thường xuyên: TX; Rất thường xuyên: RTX)
- Khách hàng nội bộ (Tên bộ phận/phòng ban/tên chung):
+ Văn phòng Tập đoàn: TX
+ Các phòng/ ban/ Dự án Công ty: TX
- Khách hàng ngoại bộ (Tên gọi chung của đơn vị làm việc):
+ Các đơn vị cung cấp hàng hóa, VPP: TX
+ Các đơn vị giao nhận bưu phẩm: TX

Năng lực yêu cầu cho vị trí:
Bao gồm những kỹ năng cứng (Trình độ học vấn, kiến thức, đào tạo nghề,…) và kỹ năng mềm (kỹ năng tự rèn luyện và được đào tạo …, tối thiểu – cần thiết cho vị trí.

Học vấn/Kiến thức:
1. Chứng chỉ/bằng cấp:
- Trình độ Cao đẳng trở lên.
- Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ/ Quản trị văn phòng và các chuyên ngành liên quan.

2. Kiến thức nghiệp vụ chuyên môn:
- Kiến thức văn thư lưu trữ.
- Hiểu biết các kiến thức trong giao tế.
- Nắm được quy định, nguyên tắc làm việc trong Công ty.
- Thành thạo tin học văn phòng.

3. Chứng chỉ/kỹ năng về kỹ thuật:
Kỹ năng mềm:
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, lịch sự, nhã nhặn.
- Nhạy bén, tinh tế trong xử lý tình huống.
- Khả năng phối hợp, kết nối, làm việc nhóm tốt.
- Khả năng tổng hợp, phân tích và lập báo cáo.

Phẩm chất cá nhân/thái độ:
- Cẩn thận, tỷ mỷ, có thẩm mỹ.
- Giọng nói rõ ràng, trôi chảy.
- Trách nhiệm công việc cao.

Yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu cho vị trí công việc: 1 - 3 năm

Yêu cầu đặc thù cho vị trí công việc: Để thích nghi với tính chất và môi trường công việc
- Nữ, cao từ 1m60 trở lên
- Ngoại hình ưu nhìn

Phạm vi quyền hạn:
- Đề xuất các nhà cung cấp hàng hóa. Dịch vụ hành chính.
- Đề xuất các trang thiết bị, máy móc văn phòng, hành chính phục vụ công việc.
- Các quyết định thuộc chức năng nhiệm vụ được phân công phụ trách.

- Được làm việc trong môi trường năng động, hiện đại
- Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, tham quan, nghỉ phép, thưởng năng suất,...
- Mức lương hấp dẫn dựa trên năng lực và kinh nghiệm

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp