Trưởng Phòng Hành Chính

Phụ trách quản lý các công việc sau:

1. Hành chính
- Điều hành, theo dõi và đề xuất bố trí nhân sự cho phòng Hành chính
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ hậu cần phục vụ các hoạt động chung của công ty, bao gồm cả các ngày tuần rằm, lễ, tết.
- Tiếp nhận các order thuộc mảng hành chính - tổng hợp từ các đơn vị; tổ chức phân công, điều phối nhân sự thực hiện; vào lịch công tác của phòng.
- Tổ chức điều phối, bố trí sử dụng phòng làm việc, phòng học, hội trường, nhà thể chất, căng tin, thư viện, các phòng chức năng, các công trình khác như sân chơi, bãi tập, đường nội bộ theo yêu cầu công việc của các Phòng, ban, đơn vị.
- Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ, quản lý con dấu, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định của pháp luật; cấp các loại giấy giới thiệu, chứng nhận cho cán bộ, giảng viên; sao y các loại văn bản do trường ban hành; công tác lễ tân;
- Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý, công tác dạy và học; Tổ chức triển khai và kiểm soát việc đầu tư, mua sắm sau khi được TGĐ phê duyệt.
- Phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán và các đơn vị tổ chức kiểm kê tài sản của trường hàng năm;
- Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan trong Công ty để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện, hội nghị... của Công ty; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của Công ty;
- Tổ chức và quản lý hoạt động cho thuê, khai thác CSVC.
- Tổ chức và quản lý công tác đồng phục học sinh.
- Ký duyệt và kiểm soát các chứng từ liên quan tới công tác của phòng
- Báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc trong thẩm quyền được phân công.
2. Kỹ thuật
- Quản lý và tổ chức vận hành hệ thống hạ tầng như điện, nước, điều hòa, bể bơi, công nghệ thông tin, PCCC phục vụ yêu cầu công việc của Công ty và các yêu cầu từ phía cơ quan quản lý nhà nước.
- Tư vấn, giám sát nhà thầu khi có các dự án, công trình, hạng mục được tu sửa;
- Đề xuất, lên phương án giải quyết đối với các hạng mục cần sửa chữa, thay mới nhằm đảm bảo an toàn cũng như chất lượng kỹ thuật.
3. Bảo vệ
- Tổ chức, kiểm tra và giám sát dịch vụ Bảo vệ, đảm bảo trật tự an ninh, an toàn cho Học sinh, Phụ huynh và người lao động trong phạm vi Công ty; phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc giữ gìn trật tự khu vực.
- Soạn thảo và giám sát quy trình hướng dẫn, kiểm tra khách và nhân viên, giáo viên khi ra vào cổng.
4. Suất ăn công nghiệp
- Lựa chọn, tổ chức, kiểm tra và giám sát dịch vụ ăn uống tại trường theo hợp đồng thuê, đảm bảo đủ dinh dưỡng và an toàn vệ sinh thực phẩm; trực tiếp kiểm duyệt thực đơn bếp ăn hàng ngày.
- Đề xuất, kiến nghị với Nhà cung cấp dịch vụ khi cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ.
5. Dịch vụ xe buýt
- Tổ chức, kiểm tra và giám sát dịch vụ xe buýt đưa đón học sinh theo nội dung hợp đồng thuê; trực tiếp tiếp nhận đăng ký mới, xếp xe, điều phối lộ trình các tuyến, đề xuất tách, gộp tuyến khi cần và tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
6. Vệ sinh
- Lựa chọn dịch vụ vệ sinh đạt chuẩn, đảm bảo môi trường an toàn cho sức khỏe và hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty;
- Tổ chức, kiểm tra và giám sát dịch vụ vệ sinh; dịch vụ chăm sóc cây xanh (ngoại cảnh) theo nội dung hợp đồng thuê.
7. Y tế
- Phối hợp với các phòng, các trường thực hiện công tác y tế học đường theo quy định;
- Kiểm tra vệ sinh môi trường, đảm bảo an toàn thực phẩm, vệ sinh ăn uống, phòng chống dịch bệnh;
- Chăm sóc sức khỏe và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, giáo viên.

- Tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên
- Đã có ít nhất 07 năm kinh nghiệm chuyên môn hoặc 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Có kỹ năng lãnh đạo tốt, có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

Quyền lợi:
- Mức lương: thỏa thuận + phụ cấp ăn: 1,600,000 VNĐ/ tháng
- Thời gian làm việc: theo giờ hành chính 08h00 đến 17h00 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động
- Được hưởng các chính sách về BHYT, BHXH, BHTN.. theo quy định của Pháp luật, đồng thời được hưởng các chính sách đãi ngộ đặc biệt của trường Hanoi Academy.

- Working in a dynamic, professional bilingual environment
- Be trained in foreign languages
- Having a competitive income level

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp