Trợ Lý Văn Phòng

Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .

Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.

Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.

Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.

Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.

Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).

Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...

Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.

Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.

Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các sự kiện thường xuyên của công ty.

Lên lịch họp và các cuộc hẹn.

Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên.

Thực hiện các công tác hành chính để hỗ trợ nhân viên hàng ngày.

Hợp tác với nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau.

Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ, thông tin nhân viên mới).

Trả lời câu hỏi của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần.

Tìm lại dữ liệu về công ty và nhân viên khi được yêu cầu.

Kiểm tra vật dụng hàng hóa cung ứng cho văn phòng và đặt hàng khi cần.

Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên.

Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị).

Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo và chỉ dẫn an toàn).

Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.

Được đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp theo quy định của nhà nước.

Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.

Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty.

Thời gian làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Bảy: 7h30 - 11h30, 13h00 - 17h00.