Thư Ký Văn Phòng

Nơi làm việc: 236/29/13 Điện Biên Phủ, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

Vị trí công việc:
• Thư ký văn phòng là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh, các dịch vụ kỹ thuật và các dự án của Công ty được thực hiện hiệu quả;
• S/A báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;

Mô tả công việc:
• Soạn thảo văn bản và công văn theo yêu cầu của kinh doanh và BGĐ;
• Theo dõi doanh số của từng nhân viên kinh doanh, xử lý đơn hàng, hợp đồng từ Nhân viên Kinh Doanh; Lên đơn hàng, soạn hợp đồng Mua bán hoặc Dịch vụ, bảng chào giá theo yêu cầu từ Bộ phận kinh doanh;
• Hỗ trợ bộ phận kinh doanh soạn thảo bảng chào giá kỹ thuật;
• Cập nhật, điều phối phương tiên giao nhận hàng tại Cảng/Kho hỗ trợ bộ phận kinh doanh;
• Theo dõi, cập nhật, đối chiếu số lượng giao nhận, hàng gửi của khách hàng, đơn vị vận tải;
• Kết hợp với bộ phận kế toán liên hệ khách hàng và nhà cung cấp để phát hành hoá đơn và theo dõi thanh toán;
• Kiểm tra, quản lý số liệu giao nhận hàng hoá và thời gian giao hàng để đôn đốc bộ phận kinh doanh, giao nhận;
• Hệ thống hoá và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng và giấy tờ liên quan một cách khoa học.
• Giao dịch với các công ty Bảo hiểm, các nhà cung cấp trong nước, từ hàng hoá đến dịch vụ cho toàn công ty;
• Liên hệ đối tác nước ngoài, lên hợp đồng, đặt hàng, quản lý dữ liệu khách hàng, đối tác..
• Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…).
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
• Hậu cần cho kinh doanh về thủ tục (giao nhận, bàn giao, thông báo giao hàng, xử lý khiếu nại, vv....) và các sự kiện của Công ty;
• Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo, catalog, kho dữ liệu và tài liệu kỹ thuật (mềm và cứng) của Công ty nhằm hỗ trợ kinh doanh bất cự khi nào có yêu cầu.

_ Tốt nghiệp cao đẳng (hoặc đại học). Trường hợp chưa được đào tạo trường lớp, kinh nghiệm trên 1-2 năm tại một công ty mại dịch vụ cũng là một lợi thế;
_ Thành thạo vi tính văn phòng và thương mai điện tử nhằm tìm hiểu thông tin trên mạng;
_ Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, thông minh và sáng tạo trong xử lý tình huống;
_ Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng của MS Office, cụ thể: Word, Excel, Email, Power Point, v.v
_ Tiếng Anh khá
_ Nhiệt tình, cởi mở, chu đáo và chịu khó trong công việc và có nguyện vọng làm việc lâu dài tại công ty;

* Quyền lợi:
_ Được đạo tạo thường xuyên để chuyên nghiệp hoá và có kế hoạch trong công việc;
_ Ký hợp đồng chính thức sau 2 tháng thử việc;
_ Làm việc trong môi trường năng động, sôi nổi, đoàn kết và lảnh đạo công ty luôn quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của anh em;
_ Được hưởng lương tháng 13 sau 1 năm làm việc;
_ Được hưởng tất cả các quyền lợi theo luật lao động và BHXH;
_Thưởng hàng năm theo kết quả kinh doanh trong trường hợp công ty đạt doanh số;
_ Có cơ hội học hỏi và công ty sẳn sàng hỗ trợ tham gia các khoá đào tạo nghiệp vụ hoặc các chương trình chuyên môn, cần thiết cho công việc khi có nguyện vọng.

- Được hưởng lương tháng 13 sau 1 năm làm việc
- Được hưởng tất cả các quyền lợi theo luật lao động và BHXH
- Được tạo điều kiện phát triển và thăng tiến trong công ty

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp