Thư Ký Dự Án

BÁO CÁO CHO
• Báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc và trưởng ban
• Liên lạc với tất cả các bộ phận khác theo yêu cầu.

TỔNG QUAN VỀ NHIỆM VỤ/ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Chịu sự phân công phân nhiệm từ Trưởng ban dự án và Ban Giám Đốc. Thực hiện các công việc văn thư lưu trữ hồ sơ, bản vẽ của các bên liên quan.

TRÁCH NHIỆM CHUNG
● Tiếp nhận, sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ hợp đồng, bản vẽ theo định dạng file mềm và file cứng.
● Ghi chép, lập biên bản các cuộc họp của ban quản lý dự án, nhân và gửi email, soạn thảo thông báo, Quản lý kế hoạch làm việc của Ban và chuẩn bị các cuộc họp.
● Hỗ trợ công tác chỉnh sửa, in ấn hồ sơ, báo cáo dự án
● Đầu nối trao đổi thông tin giữa các thành viên, ban quản lý dự án và các đơn vị
● Biên dịch song ngữ các báo cáo, MOM và một số tài liệu khác theo yêu cầu.
● Cập nhật thông tin tại dự án trên phần mềm, theo dõi và báo cáo tình trạng thông tin đến trưởng ban và Ban giám đốc.
● Thực hiện lập nhu cầu sử dụng chi phí tại ban quản lý.
● Chuyển hồ sơ, văn bản gấp về Văn phòng khi có yêu cầu của trưởng ban.
● Tổng hợp, báo cáo hoạt động của ban theo hướng dẫn của Trưởng ban quản lý
● Cập nhật khối lượng vào phần mềm theo hướng dẫn của kế toán ban quản lý.
● Lên kế hoạch lịch trình các cuộc họp giữa ban quản lý dự án, chủ đầu tư, Tư vấn và các nhà thầu theo yêu cầu.
● Hỗ trợ GĐ trong vấn đề biên phiên dịch.
● Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của GĐ

NHIỆM VỤ
●
● Scan hồ sơ, giấy tờ và lưu trữ vào hệ thống.
● Báo cáo và cập nhật tình hình thực tế việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan.
● Báo cáo kịp thời cho GĐ khi có tình huống phát sinh ngoài dự kiến hoặc các vấn đề bất ngờ xảy ra
● Phối hợp với tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan trong việc hoàn thiện hồ sơ lưu trữ
● Phối hợp với các bộ phận phòng ban để hoàn thiện các thủ tục hồ sơ, giấy tờ
● Phối hợp với bộ phận giám sát, M&E trong việc thực hiện báo cáo hàng tuần cho trưởng ban
● Phối hợp với bộ phận quản lý thầu, kế toán trong việc cập nhật hồ sơ, hợp đồng
● Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc quản lý chi phí hành chính
● Giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc của ban

TRÌNH ĐỘ/ KINH NGHIỆM CHUYÊN MÔN
● Có kinh nghiệm tham gia dự án xây dựng
● Tốt nghiêp đại học chuyên ngành Kinh tế, ngoại ngữ, xây dựng….
● Thành thạo vi tính văn phòng
● Tiếng anh giao tiếp tốt

KỸ NĂNG
● Kỹ năng giao tiếp tốt
● Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt
● Trung thực chịu khó và năng nổ trong công việc
● Gọn gàng, ngăn nắp
● Tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học

- Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Pháp luật
- Du lịch công ty
- Ăn trưa

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp