Sales Admin Officer

*** Purpose / Key Responsibilities:
*** Mục tiêu/ Trách nhiệm chính:
 Well assist the Medical Consultant team to achieve the yearly budgeted objectives
Hỗ trợ tốt đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm để đạt được các mục tiêu ngân sách hàng năm
 Support the Medical Consultant team in checking administration procedure/ documentations to ensure FF’s activities smoothly and effectively
Hỗ trợ đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm trong việc kiểm tra thủ tục hành chính / tài liệu để đảm bảo hoạt động của đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả
Take care of business trip & logistics arrangement for Marketing Director/ Regional Manager/Area Manager
Hỗ trợ sắp xếp chuyến công tác và hậu cần cho Giám đốc tiếp thị/Quản lý vùng/ Quản lý khu vực
 Be experts of data analysis for Marketing Director and handle administrations for Marketing Director as secretary
Là chuyên gia phân tích dữ liệu cho Giám đốc tiếp thị và xử lý hành chính cho Giám đốc tiếp thị như thư ký

*** Major Duties & Responsibilities:
*** Nhiệm vụ chính & Trách nhiệm:
Job holder is required to fully perform all of the below mentioned tasks timely, correctly and completely:
Nhân viên phải hoàn thành đủ tất cả các công việc liệt kê dưới đây đúng hạn, chính xác và đầy đủ:
 Coordinate departmental activities to ensure the Medical Consultant team to achieve the overall corporate objectives;
 Phối hợp các hoạt động giữa các khoa đảm bảo đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm đạt được các mục tiêu đặt ra;
 Coordinate with Production Department for production and ensure the inventory stocks efficiency to adapt the business demands on markets
 Phối hợp với các bộ phận sản xuất và đảm bảo hiệu quả hàng trữ kho để thích ứng với nhu cầu kinh doanh trên thị trường.
 Liaise with the Medical Consultant team to prepare the tender documents, product specifications, and fill full all formalities for their bidding participation;
 Liên lạc chặt chẽ với đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm để chuẩn bị tài liệu làm thầu, thông số kỹ thuật sản phẩm và chuẩn bị tất cả các thủ tục cho tham gia đấu thầu;
 Provide general secretarial support to the Medical Consultant Team, including letters, fax, memo, procedures updates, etc.
 Hỗ trợ như vai trò thư ký cho đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm, bao gồm thư, fax, ghi nhớ, cập nhật các thủ tục quy trình, vv
 Provide regular reporting to the Marketing Director on activities of Medical Consultant team as determined.
 Thường xuyên báo cáo với Giám đốc tiếp thị về tình hình hoạt động của đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm được giao quản lí.
 Day to day management of the development team managers schedules, meetings, holidays, travel requirements ensuring that all is communicated throughout the organization via a common calendar document.
 Quản lí theo ngày đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm: lịch trình, cuộc họp, nghỉ phép, đi công tác bảo đảm mọi việc được truyền đạt trong tổ chức thông qua tài liệu ghi chép lịch hoat động.
 Ensure the organization of any departmental meeting/ event, including the transportation, accommodation, invitation letters, visa, confirmation, conference room logistic, etc., in liaison with the travel agency if needed’
Đảm bảo tổ chức cuộc họp của bất kỳ khoa/ tổ chức sự kiện, bao gồm cả vận chuyển, nơi ở, thư mời, thị thực, xác nhận, phòng hội nghị, hậu cần, vv, nhiệm vụ liên lạc với các công ty lữ hành nếu cần thiết.
 Provide assistance to other team members in events and particular projects, as well as on ad-hoc requests;
Hỗ trợ cho các thành viên nhóm khác các sự kiện và các dự án cụ thể, cũng như các yêu cầu đặc biệt;
 Effective follow-up with the direct reports to ensure that reports and required information are delivered on time;
Theo dõi hiệu quả các báo cáo trực tiếp để đảm bảo các báo cáo và thông tin yêu cầu được gửi về đúng hạn;
 Management of the list of clients, the contracts, deliveries and payments;
Quản lý danh sách khách hàng, hợp đồng, giao hàng và thanh toán;
 Provide support to other departments, other managers as required, being a proactive FK’s team member;
Hỗ trợ cho các phòng ban khác, các quản lý khác theo yêu cầu, là thành viên chủ động của đội FK
 Assist in the implementation of company marketing plans as needed;
Hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch tiếp thị của công ty khi cần thiết;
 Adhere to all company policies, procedures and business ethics codes to ensure for their communication and implementation within the team;
Thông thạo tất cả chính sách của công ty,các thủ tục quy trình và các chính sách để đảm bảo cho nội dung truyền đạt trong nhóm
 Maintain contact with all clients in the market area to ensure high levels of client satisfaction;
Duy trì liên lạc với tất cả khách hàng trong khu vực để đảm bảo khách hàng hài lòng ở mức độ cao.
 Demonstrate ability to interact and cooperate with all company employees;
Chứng minh khả năng tương tác và hợp tác với các nhân viên trong công ty.
 Maintain professional internal and external relationships that meet company core values;
Duy trì quan hệ chuyên nghiệp trong và ngoài công ty, đáp ứng các giá trị cốt lõi của công ty;
 Proactively establish and maintain effective working team relationships with all support departments.
Chủ động thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với tất cả các bộ phận hỗ trợ.
Other tasks as required by the superior.

Các công việc khác theo như yêu cầu của cấp trên

Qualification/ Bằng cấp
 University degree, preferably in Economics, Marketing or Business Administration
Bằng đại học, ưu tiên kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc tiếp thị

Experience/ kinh nghiệm:
 Minimum 3 years broad-based administrative skills gained in a multinational company involved in the manufacture, marketing & distribution of FMCG brands.
Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm, có các kỹ năng hành chính trong công ty đa quốc gia liên quan đến sản xuất, tiếp thị & phân phối các thương hiệu của FMCG.

Skill/ Kỹ năng:
 Attractive and presentable, smart in appearance, confident nature
Lôi cuốn và chỉnh tề, ngoại hình sáng sủa, tự tin
 High level of initiative, maturity and integrity.
Sáng tạo, chững chạc, liêm chính
 Must be trustworthy and honest
Đáng tin cậy và trung thực
 Strong character, interpersonal and communication skills,
Tính cách mạnh mẽ, kỹ năng tương tác và giao tiếp tốt
 Able to tackle difficult and complicated situations
Có khả năng giải quyết những tình huống khó khăn và phức tạp
 Capacity to adapt to change and respond effectively to multiple priorities
Khả năng thích nghi sự thay đổi và đáp ứng có hiệu quả với nhiều ưu tiên
 Ability to manage time effectively to ensure that tasks are prioritized and deadlines are met
Khả năng quản lý thời gian hiệu quả với nhiệm vụ ưu tiên và đúng hạn
 Computer Literate, Win XP, Word, Excel, Power Point, Access.
Thông thạo Computer Literate, Win XP, Word, Excel, Power Point, Access.

- Attractive salary and bonus
- Social insurance, health insurance, unemployment insurance according to Labor Laws
- Professional, dynamic working environment

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp