Sales Admin

A. TRÁCH NHIỆM:
- Soạn quy trình đặt chỗ đối với những dự án làm tổng đại lý;
- Lên hệ admin đối tác cung cấp thông tin dự án, sản phẩm;
- Liên hệ admin SLK để cung cấp thông tin dự án, sản phẩm.
- Lập giỏ hàng, cập nhật sản phẩm hàng ngày;
- Cập nhật những thông tin cần thiết của dự án (pháp lý; HĐ cọc, HĐMB mẫu; mặt bằng; mẫu đơn gia hạn; chính sách bán hàng ...) lên viber, drive;
- Nghe, gọi điện thoại 24/7 để check sản phẩm nhanh nhất có thể cho sales, SLK;
- Liên hệ admin đối tác để check sản phẩm -> Book giữ chỗ/cọc sản phẩm;
- Lập danh sách trực nhà mẫu dự án (nếu được đối tác sắp xếp lịch trực);
- Hỗ trợ sale đăng ký khách khi tham quan nhà mẫu;
- Cung cấp cho Đối tác/Thư ký chi nhánh thông tin stk công ty, các mẫu đơn liên quan đến công tác bán hàng;
- Bàn giao chứng từ đặt chỗ (và Phiếu thu nếu có) cho Thư ký/Giám đốc chi nhánh;
- Khách hàng đặt chỗ/cọc:
+ Thu tiền mặt của khách hàng từ sale đưa qua P.Kế toán
+ Gửi ủy nhiệm chi/lệnh chuyển tiền của khách hàng qua P.Kế toán để check vào tiền công ty chưa -> Báo lại sale để làm phiếu đặt chỗ/cọc -> Gửi P. Kế toán 1 phiếu đặt chỗ/cọc để làm Xác nhận chuyển khoản;
- Trước ngày sự kiện mở bán/ công bố dự án (đ/v dự án ký quỹ) hoặc khi có giao dịch phát sinh (đ/v dự án cty phân phối thông thường): Thống kê danh sách khách hàng đặt chỗ/cọc -> Bảng kê chuyển tiền đặt chỗ/cọc trình ký chuyển P. Kế toán để chuyển tiền cho CĐT/ Đối tác;
- Ngày sự kiện (mở bán, lễ công bố dự án) đi hỗ trợ sale, SLK lấy sản phẩm, kiểm tra chứng từ (phiếu cọc) đã đầy đủ thông tin, nộp chứng từ ....v.v.v...... Trường hợp công ty tự tổ chức event bán hàng: soạn quy trình bán hàng, hỗ trợ training quy trình cho Đối tác/SLK, chuẩn bị danh sách đặt chỗ ưu tiên, danh sách khách hàng đã nộp tiền giữ chỗ, chuẩn bị Phiếu thỏa thuận giữ chỗ/ Phiếu đặt cọc;
- Sau mỗi đợt mở bán, thống kê danh sách khách hàng chuyển giao dịch, thu thập thông tin của khách hàng (thông qua đối tác cung cấp) để gửi thông tin qua CĐT ra hợp đồng cọc, HĐMB (HĐ) cho khách hàng (hoặc in HĐ cho khách đối với dự án bao tiêu);
- Thống kê danh sách khách hàng không giao dịch trong ngày mở bán-> Bảng kê hoàn tiền giữ chỗ;
- Cung cấp số tài khoản, địa chỉ của CĐT -> Khách hàng thanh toán dòng tiền;
- Nhập, cập nhật những sản phẩm mới và giao dịch (đặt chỗ, đặt cọc, hợp đồng) vào phần mềm cocome;
- Nhận HĐ về đưa đối tác gửi khách hàng ký; nhận HĐ khi khách hàng đã ký về CĐT và nhận lại HĐ đã hoàn tất (CĐT đã ký và đóng mộc) đưa sale gửi khách hàng;
- Thống kê danh sách khách hàng đã hoàn tất thủ tục thanh toán dòng tiền theo quy định của CĐT, ký HĐ -> Bảng kê đối chiếu doanh thu (phí) với đơn vị đối tác ;
- Gửi bảng kê đối chiếu (chưa fix hoặc đã fix kết quả) cho P. Kế toán trước ngày 03 hàng tháng;
- Đốc thúc, nhắc nhở CĐT/Đơn vị trả kết quả đối chiếu;
- In bảng kê đối chiếu, đề nghị thanh toán trình ký, chuyển P. Kế toán xuất hóa đơn;
- Tính giá vốn (hoa hồng) gửi P.kế toán; khi đến đợt chi hoa hồng cho đối tác/SLK in bảng tính giá vốn trình ký chuyển P. kế toán chi hoa hồng;
- Gửi bảng tính hoa hồng cho sale khi kế toán chi hoa hồng;
- Lập danh sách thưởng nóng cho sale hoặc danh sách khách hàng được chương trình khuyến mãi, quà tặng (theo chính sách công ty) trình ký gữi P. Kế toán;
- Trả kết quả đối chiếu phí cho admin SLK;
- Trình bảng kê chuyển tiền, hoàn tiền, đối chiếu doanh thu lên Ban Tổng Giám Đốc cho SLK;
- Trả những chứng từ cho admin SLK;
- Đối với những dự án ký quỹ:
+ Nắm tỷ lệ phí đạt được trong bao nhiêu phần trăm (bao nhiêu % không mất tiền ký quỹ, bao nhiêu % mất tiền ký quỹ, đặt bao nhiêu % sẽ đạt mức phí bao nhiêu);
+ Thống kê tỷ lệ công ty đạt được bao nhiêu -> bảng kê, công văn hoàn tiền ký quỹ qua đối tác.
- Kiểm tra Đơn hoàn tiền giữ chỗ của khách hàng (các chứng từ kèm theo), chuyển đơn qua P. Kế toán;
- Kiểm tra, tổng hợp bảng kê đối chiếu gửi P. Kế toán;
- Kiểm tra, tổng hợp bảng tính giá vốn theo Hóa đơn đã xuất gửi P. Kế toán;
- Tổng hợp danh sách bảng tính giá vốn (file mềm và cứng (đã trình ký)) trước ngày chi hoa hồng gửi P. Kế toán;
- Tính hoa hồng khối hỗ trợ (B.O, Trưởng phòng);
- Lập báo cáo giao dịch hàng tuần gửi Ban GĐ.

B. QUYỀN HẠN:
- Đề xuất ý kiến cải thiện phần mềm cocome; chương trình chăm sóc khách hàng;
- Kiến nghị các chương trình bán hàng, quà tặng cho khách, chính sách khen thưởng cho đối tác.

C. Hoạt động hỗ trợ:
- Hỗ trợ P. Kế toán thu hồi công nợ;
- Hỗ trợ sale tạm ứng hoa hồng;
- Hỗ trợ sale chỉnh sửa đơn gia hạn, đổi tên, đổi căn qua CĐT ;
- Hỗ trợ P. Nhân sự, P. Kế toán liên hệ đối tác cung cấp số tài khoản để chi lương, hoa hồng;
- Đối chiếu công nợ với P. Kế toán (tiền đặt chỗ của khách hàng, phí môi giới sẽ nhận và sẽ chi);
- Thu, chi hàng ngày;
- Đối chiếu sổ quỹ hàng tuần, tháng;
- Những công việc phát sinh khác.

D. Công tác báo cáo: Theo biểu mẫu quy định
- Báo cáo kinh doanh hàng tuần, tháng, quý.
- Báo cáo tình hình chỉ tiêu ký quỹ đang đạt được bao nhiêu %

E. Thời gian làm việc:
- 8h30 đến 17h30 từ thứ 2 đến thứ 6
- 8h30 đến 12h00 thứ 7

* Trình độ và kỹ năng:
- Tốt nghiệp Đại học;
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin trong ngành BĐS
- Có khả năng giao tiếp tốt;
- Xử lý tình huống quyết đoán và theo quy định công ty;
- Sử dụng được vi tính văn phòng và các phần mềm.

* Tố chất:
- Trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, nhiệt tình trong công việc, ham học hỏi và có ý chí cầu tiến;
- Biết lập kế hoạch và hoạch định công việc cho nhân viên để hoàn thành chỉ tiêu công ty đề ra.

- Lương tháng 13, Hoa Hồng, Chính sách phúc lợi (Sinh nhật, cưới xin, lễ tết, thai sản,...)
- Khám sức khỏe hàng năm
- Du lịch hàng năm

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp