Reservation Manager - Quản Lý Bộ Phận Đặt Phòng

*Responsible for /Chịu trách nhiệm về:
-Assistant Reservations Manager
Trợ lý bộ phận đặt phòng.
- Reservation Supervisor
Giám sát viên bộ phận đặt phòng
- Reservation Agent
Nhân viên bộ phận đặt phòng

***MAIN DUTIES – TRÁCH NHIÊM CHÍNH
 Supervise the Reservation Assistant Manager / Supervisor/ Reservation Officers.
Giám sát công việc của trợ lý bộ phận, giám sát viên bộ phận cũng như của từng nhân viên đặt phòng.
 Perform all daily tasks related to inventory control and balance.
Hàng ngày thực hiện đầy đủ qui trình liên quan đến việc kiểm soát và cân đối số lượng phòng ở mà khách sạn có.
 Plan and administer duty roster for the section.
Lên kế hoạch và xếp lịch làm việc cho bộ phận.
 Ensure day to day efficiency of the section by supervising and evaluating staff performance and reporting regularly on happening with the section.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc của bộ phận bằng cách giám sát, đánh giá công việc của nhân viên và cập nhật báo cáo những sự việc diễn ra trong bộ phận.
 Constantly monitor booking and room situation to maximize opportunities for achieving occupancy, yield and rates.
Thường xuyên kiểm tra các đăng ký đặt phòng và tình hình phòng, sử dụng hết mọi cơ hội để đạt được công suất sử dụng phòng, giá phòng và giá bình quân mỗi phòng một cách cao nhất.
 Supervise and participate in the daily activities of Reservation Office engaged in receiving, processing and confirming guest room reservations.
Hàng ngày giám sát và thực hiện mọi công việc của bộ phận đặt phòng từ việc nhận đăng ký, quá trình thực hiện và gửi xác nhận cho khách.
 Ensure that all hotel reservation via Fax/Letter/Email is responded by Reservation Team within the day of receipt and files accordingly.
Đảm bảo mọi yêu cầu đặt phòng của khách qua Fax, qua thư hay thư điện tử đều được hồi đáp trong ngày và lưu giữ hồ sơ đúng theo qui định.
 Work closely with other departments to effectively accommodate guests’ special requests and amenities on the status of the group reservation, special MICE, Resident Meeting groups and other special arrivals
Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo sắp xếp phòng theo những yêu cầu riêng của khách đặc biệt là đối với đoàn khách với những mục đích lưu trú khác nhau như MICE, hay Resident Meeting.
 Check the daily pick up for current month and following months, 90 days forecast, following week’s VIP groups.
Kiểm tra số lượng đặt phòng nhận được hàng ngày cho tháng hiện tại cũng như những tháng tiếp theo, dự đoán công suất phòng cho quí (90 ngày sau đó). Kiểm tra những đoàn khách VIP trong tuần tới.
 Resolve complaints from clients in regard to reservations and take immediate remedy action.
Giải quyết những than phiền có liên quan đến việc đặt phòng từ phía khách hàng và có hành động ngay lập tức.
 Check and update daily “No show” list – if any.
Kiểm tra và cập nhật danh sách các trường hợp khách không đến nhận phòng của ngày hôm trước – nếu có.
 Make monthly report of CCC send to CCC office on time.
Làm báo cáo tháng cho các đặt phòng của CCC và gửi báo cáo đúng thời gian qui định.
 Make weekly CCC, No-show and other reports (if any) and post in slides of Revenue presentation.
Hàng tuần làm báo cáo cho các đặt phòng của CCC, của các đơn đặt phòng mà khách không tới cũng như các báo cáo khác (nếu có) và cập nhật trên slides thuyết trình của cuộc họp về doanh thu hàng tuần.
 Ensure efficient handling by Reservation Team of all reservations: Local/Overseas individuals. Group wholesale, OTA. Applicable discount requests if neccessary.
Đảm bảo tất cả mọi thành viên trong bộ phận đều có thể làm được tất cả các yêu cẩu đặt phòng: trong nước cũng như nước ngoài, từ đơn đặt phòng lẻ cho đến đoàn, đến các đơn đặt phòng trên mạng. Aps dụng chính sách giảm giá nếu cần thiết.
 Create / extend rate code in PMS – if neccessary.
Tạo mới hoặc gia hạn Rate code trên hệ thống nếu cần thiết.
 Weekly check Waiting list bookings and confirm with approval of DORev or DOSM.
Hàng tuần kiểm tra danh sách khách chờ, ưu tiên giữ phòng cho các khách đặc biệt với sự đồng ý của DORev và DOSM.
 Monitor and ensure that all guest information is input into the system accurately, completely and promptly.
Theo dõi vả đảm bảo mọi thông tin của khách được cập nhật trên hệ thống môt cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.
 Review reservations listings daily to ensure accuracy of room types, rates, codes, and guest information – if neccessary.
Kiểm tra danh sách đặt phòng hàng ngày, đảm bảo mọi thông tin chính xác từ loại phòng, gía phòng, mã giá phòng và những thông tin khác – nếu cần thiết.
 Ensure training/ up-selling needs analysis of Reservation staff is carried out and training programs are designed and implemented to meet needs.
Đảm bảo công tác đào tạo, các kỹ năng bán phòng giá cao luôn được thực hiện. Thiết kế chương trình đào tạo và đào tạo để đạt yêu cầu của khách sạn.
 Make monthly training report.
Làm báo cáo đào tạo hàng tháng
 Assist DORev with room inventory control (close or open, increase or descrease room rate, top of room inventory), loading rates in Gateway or Chanel Managerment for OTA – if any.
Hỗ trợ DORev trong việc quản lý số lượng phòng ở (đóng mở mạng, tăng hay giảm giá phòng), cập nhật giá mới nhất trên Gateway or Chanel Managerment – nếu có.
 Nurtures and develops employees whilst ensuring standards of operation are maintained
Bồi dưỡng và phát triển nhân viên đồng thời vẫn đảm bảo những tiêu chuẩn vận hành được duy trì
 Take up routine, ad-hoc projects and assignments given by DORev when required.
Luân phiên thay đổi và làm các công việc được giao bởi DORev.
 Weekly update Caneda report
Hàng tuần làm báo cáo đi làm theo lịch gửi cho Nhân Sự.
 Maitain and update Hotel information to the team.
Duy tri và cập nhật thông tin của khách sạn cho nhân viên.
 Conduct training / meeting if neccessary.
Tổ chức đào tạo, họp cho bộ phận – nếu cần thiết.
 Train and evaluate reservation staff to ensure that all procedures are performed to the hotel’s standards
Đào tạo và đánh giá nhân viên đặt phòng để đàm bảo mọi qui định được thực hiện theo tiêu chuẩn của khách sạn.
 Has a full working knowledge and capability to supervise, correct and demonstrate all duties and tasks in the assigned work.
Hiểu biết rõ về công việc và có khả năng quản lý, chỉnh sửa và thực hiện tất cả các trách nhiệm và công việc được giao.
 Provides feedback on the results of the Mystery Guest Program Report and ensures that relevant changes are implemented
Phản hồi kết quả Báo cáo Chương trình Vị khách Bí mật và đảm bảo những thay đổi liên quan được thực hiện

*Chi tiết trao đổi trong vòng phỏng vấn.

- Service chage
- 13th month bonus
- Team Buiding

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp