Quản Lý Hồ Sơ kiêm Thư Ký Dự Án & Mua Sắm

I. Tóm tắt mục đích chính của vị trí công việc:
Chịu trách nhiệm công tác quản lý hồ sơ, thư ký dự án, và mua sắm cho công trình xây dựng theo chức năng nhiệm vụ của Ban Quản lý Dự án (QLDA) được Công ty giao.
II. Các nhiệm vụ chính.
1. Lập Kế hoạch :
- Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã chỉ đạo.
- Thường xuyên nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc gây sức ép để các cơ sở hoàn thành được các kế hoạch đã đặt ra.
- Luôn cập nhật kết quả để rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai
2. Nhân sự:
- 03 tháng 01 lần hỗ trợ tổ chức đánh giá năng suất, hiệu quả của CBNV, từ đó báo cáo các cấp Lãnh đạo đề xuất điều chỉnh Cơ cấu tổ chức, định biên, chính sách nhân sự tối ưu cho các bộ phận.
- Hỗ trợ các công tác nhân sự khi cần.
3. Quy trình, Quy định:
- Thường xuyên tự nghiên cứu và đào tạo, nắm rõ các quy chế, quy định, quy trình, MTCV của bản thân và các cấp để điều phối thông tin và công việc.
- 06 tháng 01 lần tổ chức cho các bộ phận tự rà soát hệ thống quy định quy chế, MTCV của các bộ phận/chức danh, tiêu chuẩn, chính sách; điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh, cập nhật theo thẩm quyền.
- 06 tháng 01 lần tổ chức hội thảo của các CBNV để nghiên cứu đề xuất các điều chỉnh, cập nhật về chính sách, quy định quy chế, tiêu chuẩn.
4. Tài chính:
- Quản lý tài sản: triển khai, kiểm soát các tài sản còn, mất, hư hỏng, cần thay thế và mua sắm thêm.
- Quản lý tài sản trong phạm vi mình phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Công ty ban hành.
- Mua sắm tài sản, đảm bảo đúng trong phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm cần thiết, có hiệu quả cao nhất.
- Kiểm kê vật tư, tài sản 6 tháng/lần và khi kết thúc xây dựng dự án; báo cáo LĐ và đề xuất phương án xử lý
5. Pháp chế:
- Phối hợp với Pháp chế và Kế toán để kiểm tra chặt chẽ các điều khoản, đảm bảo quyền lợi của Chủ đầu tư.
- Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm điều phối thông tin các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của Công ty, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ công tác thanh tra các công việc của bộ phận mình để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
6. Thanh Tra:
- Báo cáo thanh tra định kỳ 01 tuần/lân về tiến độ, tổ chức thi công, vận hành,...v/v của dự án.
- Chuyển các thông tin nhân sự, phát sinh, các hạng mục đã được cho là thi công xong, các vấn đề xảy ra ngoài dự kiến...để thanh tra lại, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình hoạt động và thi công.
7. Báo cáo:
- Thực hiện công tác báo cáo tiến độ, thiết kế, Hợp đồng theo yêu cầu của Lãnh đạo.
- Chịu trách nhiệm thu thập, hoàn thiện báo cáo của dự án theo quy định.
8. Hồ sơ tài liệu:
- Chịu trách nhiệm là đầu mối đầu tiên kiểm tra được độ chính xác của hồ sơ, thu thập, hoàn thiện hồ sơ của dự án theo quy định.
- Chịu trách nhiệm theo dõi, đốc thúc, kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ giữa các bộ phận cho đến khâu phát hành cuối cùng.
- Ghi chép nội dung các cuộc họp dưới sự kiểm soát thông tin của bộ phận chuyên môn.
- Phát hành hệ thống văn bản của dự án đến TVQL và Nhà thầu.
9. Lưu trữ:
- Chịu trách nhiệm thu thâp, triển khai, tổ chức lưu trữ theo yêu cầu của các bộ phận.
- Chịu trách nhiệm về tính bảo mật, chính xác và đầy đủ thông tin của dự án.
10. Đối ngoại:
- Chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh với chính quyền địa phương, các cơ quan hữu quan trong quá trình thi công theo phân công.
- Là đầu mối liên hệ giữa Chủ đầu tư, Tư vấn quản lý và các Nhà thầu.
11. Thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của cấp quản lý.

- Độ tuổi, giới tính, ngoại hình:
+ Nam/ nữ, từ 24 tuổi trở lên (ưu tiên tuyển nữ)
+ Ngoại hình: dễ nhìn
- Bằng cấp, kiến thức:
+ Tốt nghiệp Đại học Chuyên nghành Xây dựng, kinh tế xây dựng hoặc các chuyên nghành khác có liên quan.
+ Ngoại ngữ, Vi tính: Thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm chuyên ngành, ưu tiên ứng viên có thể giao tiếp Tiếng Anh.
Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các Công ty là Chủ đầu tư, Đơn vị tư vấn, Giám sát,…. hoạt động trong lĩnh vực Bất động sản.
+ Am hiểu nghiệp vụ thư ký, hành chính, xây dựng và mua sắm công trường.
+ Giải quyết vấn đề, lập kế hoạch, quản lý.
- Kỹ năng cần thiết cho công việc: soạn thảo văn bản tốt, giao tiếp tốt, sắp xếp, tổ chức, ghi biên bản cuộc họp tốt, điều phối công việc tốt, làm việc nhóm.

- Lương tháng 13, thưởng KPI
- Bảo hiểm UIC và khám sức khỏe định kỳ
- Du lịch và nghĩ mát hàng năm

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp