Nhân Viên Hành Chính Văn Lễ Tân

Mô tả công việc:

1. Công tác văn thư

- Tiếp nhận các loại công văn, văn bản, vào sổ công văn đi và đến, theo dõi và cho số văn bản.

- Phân loại và phân phối công văn, giấy tờ cho các bộ phận có liên quan, gửi các công văn, bưu phẩm… cho các đơn vị khi có yêu cầu của cấp trên.

- Tra cứu, cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu.

- Ban hành các quyết định, thông báo theo quy định.

- Soạn thảo, đánh máy, photocopy, scan các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao và theo yêu cầu của cấp trên.

- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ công văn, quyết định, hồ sơ pháp lý, tài liệu của Công ty.

- Theo dõi tình hình tiếp nhận, chuyển phát, số và nội dung công văn, giấy tờ bằng excel.

- Căn cứ nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu.

- Sao y, công chứng văn bản, giấy tờ theo yêu cầu công việc.

2. Lễ tân

- Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc, hướng dẫn khách theo yêu cầu, bố trí chỗ ngồi, mời nước.

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.

- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… và chuyển đến cho các phòng ban của Công ty.

- Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.

- Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.

3. Quản trị văn phòng

- Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm, nước uống…

- Đăng ký vé xe cho CBNV, liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ khi được các phòng ban, bộ phận thông báo về các hư hỏng hay lỗi của máy móc, thiết bị.

- Cập nhật thông tin, làm các báo cáo, thanh toán về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm, nước uống… - Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm và các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch kiểm kê, bảo trì theo tháng, quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho CBNV.

4. Công tác hành chính

- Hỗ trợ đặt lịch trình, phương tiện phục vụ lãnh đạo đi công tác (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…).

- Hỗ trợ việc tiếp đón, ăn ở của các đối tác đến Công ty làm việc.

- Bố trí xe đưa đón khách của Công ty và CBNV đi công tác.

- Chuẩn bị phòng họp trước các cuộc họp, trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty, dọn dẹp sau khi kết thúc cuộc họp.

- Đặt ăn trưa cho Ban Tổng Giám đốc

- Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của Công ty.

5. Một số công việc khác

- Chấm công, tổng hợp công hằng tháng của CBNV phòng HCNS, Ban Tổng giám đốc và các đơn vị khác (nếu có) theo yêu cầu của Trưởng phòng.

- Giữ khu vực làm việc, tiếp đón khách, phòng họp luôn sạch sẽ.

- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên Chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính quản trị, Luật, Kinh tế, …

- Giới tính: Nam, Nữ Độ tuổi: Từ 24 đến 35 tuổi;

- Kinh nghiệm: Ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương, ưu tiên có kinh nghiệm văn thư hành chính tại các công ty đầu tư, xây dựng dự án hạ tầng khu công nghiệp, tư vấn thiết kế…

- Kỹ năng cần thiết:

+ Sử dụng các loại máy móc văn phòng: in, photo, scan và kỹ năng máy tính văn phòng thành thạo;

+ Hiểu biết các quy định hiện hành về công tác công văn giấy tờ, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ;

+ Hiểu biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty;

+ Kỹ năng soạn thảo và trình bày văn bản tốt.

+ Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, linh hoạt, nhiệt tình, cẩn thận, trách nhiệm

- Thái độ và tố chất:

+ Thái độ tích cực, nhiệt tình, thân thiện, hòa nhã.

+ Linh hoạt, chủ động trong công việc

- Yêu cầu khác:

+ Ngoại hình khá, không nói ngọng, nói lắp.

+ Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc.

Thu nhập khởi điểm: Từ 08 - 10 triệu, tùy theo kinh nghiệm và năng lực của ứng viên;

- Có xe tuyến đưa đón: Hà Nội- Nội Bài – Hà Nội

- Chế độ BHXH. BHYT, BHTN đầy đủ;

- Chế độ Bảo hiểm hỗn hợp 24/24.

- Chế độ nâng lương định kỳ và đột xuất theo hiệu quả công việc;

- Thưởng hiệu quả công tác theo quý, năm thưởng tháng lương thứ 13;

- Chính sách phúc lợi khác: Phụ cấp ăn ca, tham quan du lịch hàng năm, nghỉ lễ, phép, thăm hỏi theo quy định của Công ty;

- Văn hóa Công ty chuyên nghiệp và nhiều cơ hội phát triển.