Nhân Viên Hành chính nhân sự

1. Đặt vé máy bay, vé tàu xe, khách sạn:

-    Tiếp nhận thông tin về việc đi công tác, từ các bộ phận, liên hệ nhà cung cấp đặt vé máy bay, vé tàu xe, khách sạn, đảm bảo đảm cho nhân viên đi công tác thuận lợi.

-    Soạn quyết định điều động công tác làm cơ sở nhân viên đi công tác, tạm ứng công tác phí và thanh toán các chi phí công tác sau này.

2. Đặt may đồng phục, làm thẻ nhân viên:

Tiếp nhận danh sách nhân viên mới, liên hệ may đồng phục, làm thẻ nhân viên cho nhân viên mới.
Tiếp nhận danh sách công nhân mới, kiểm kê áo đồng phục công nhân trong kho, nếu hết, liên hệ nhà cung cấp đặt may, làm thẻ cho công nhân mới.
Tiếp nhận danh sách công nhân viên công trình, liên hệ đặt áo đồng phục, thẻ nhân viên, mũ nón công trình, tem logo công ty, liên hệ mua bảo hểm cho công trình khi được yêu cầu.

3. Liên hệ cơ quan chức năng xin cấp các giấy tờ: visa, passport, work permit....

Hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho việc cấp visa, passport, work permit… để phục vụ việc đi công tác và làm việc.
Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để làm các giấy tờ trên hoặc liên hệ cơ quan chức năng nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết.
Thông tin tình trạng xử lý các hồ sơ trên đến nhân viên/phòng ban/bộ phận có liên quan.

Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến công tác và làm việc tại công ty:

-    Nhận thông tin khách đến công tác và làm việc tại công ty từ các phòng ban, liện hệ đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, đảm bảo chuyến đi công tác của khách được thuận lới.

Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan chức năng nộp hồ sơ và nhận kết quả xin visa, work permit cho khách nước ngoài đến công tác tại công ty.

5. Quản lý chi phí hành chính.

Theo dõi và quản lý các chi phí hành chính, bao gồm: văn phòng phẩm, vé máy bay, chuyển phát nhanh, nhu yếu phẩm, nước uống tiếp khách,…
Tạm ứng và quyết toán các chi phí hành chính phát sinh.

6. Hỗ trợ IT làm hồ sơ thanh toán:

-     Tiếp nhận hơ cần thanh toán từ phòng IT, chuẩn bị đủ bộ chứng từ thanh toán theo quy định. Tiến hành nhập SAP, theo dõi thanh toán.

7. Thực hiện công tác hành chính:

-   Hằng ngày kiểm tra, chuẩn bị phòng họp luôn trong tình trạng sạch sẽ, gọn gàng. Tiếp nhận lịch book phòng họp từ các phòng ban. Chuẩn bị nước uống cho phòng họp.

-   Bảo quản và chịu trách nhiệm về con dấu.

-   Lưu hồ sơ, công văn, thông báo hành chính.

8. Thực hiện công tác tuyển dụng nhân viên:

Thực hiện công tác tuyển dụng khi có yêu cầu phát sinh.
Kiểm tra hồ sơ, tiến hành liên hệ phỏng vấn qua điện thoại, gửi thư mời phỏng vấn, sắp xếp lịch phỏng vấn.
Tiếp nhận và xử lý các thủ tục hành chính nhân sự liên quan đến nhân sự công ty.

9. Thực hiện chấm công nhân viên:

Chốt công, kiểm tra công tháng, tăng ca cho nhân viên nhà máy, nhân viên công trình.

10. Thực hiện các công việc khác.

-    Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu cấp trên.

-    Soạn thảo hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu cấp trên.

-    Hỗ trợ công việc phát sinh phòng nhân sự.

-    Giải đáp thắc mắc công nhân, nhân viên về hành chánh.

Phẩm chất và kỹ năng yêu cầu  

Học vấn / Chuyên môn

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành khoa học xã hội. Ưu tiên Quản trị nhân sự, Quản trị Hành chính văn phòng.

Năng lực / Tố chất

Thành thạo vi tính văn phòng.
Nhanh nhẹn, nhiệt tình, hoạt bát.
Tận tụy, chu đáo và có trách nhiệm trong công việc.

Các kỹ năng yêu cầu :

Kỹ năng lập kế hoạch công việc.
Kỹ năng xử lý tình huống.
Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm.
Kỹ năng viết báo cáo.

Yêu cầu khác : Tính tình hòa nhã, lịch sự, vui vẻ.

Chế độ cạnh tranh

- Đơn xin việc.
- Sơ yếu lý lịch.
- Hộ khẩu, chứng minh nhân dân và giấy khám sức khỏe.
- Các bằng cấp có liên quan.