Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

Bộ phận: Phòng hành chính nhân sự - Khối hỗ trợ
Cấp quản lý trực tiếp: Trưởng phòng hành chính nhân sự

** MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Các công việc hành chính lễ tân của công ty

** NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. Tác nghiệp chuyên môn
- Quản lý con dấu theo quy định quản lý và sử dụng con dấu của công ty
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến
- Phân loại và phân phối công văn, thư đến cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các phòng ban bộ phận liên quan
- Cung cấp giấy giới thiệu cho các bộ phận
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ
- Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ, tài liệu
- Quản lý tổng đài, máy fax theo quy định của Công ty
- Trực, nhận, trả lời các cuộc gọi đến cua công ty, phân bổ cuộc gọi đến các phòng ban
- Thực hiện mua bảo hiểm du lịch, bảo hiểm xe ô tô, bảo hiểm tai nạn con người cho nhân viên công ty
- Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ phục vụ việc xin visa cho nhân viên trong công ty đi công tác hoặc cho khách của công ty khi có yêu cầu
- Thực hiện việc mua sắm, thanh toán cho các nhà cung cấp, lao động thuê ngoài liên quan đến công tác hành chính, văn phòng (bao gồm việc đối chiếu công nợ vé máy bay, các dịch vụ thuê ngoài như chuyển phát nhanh, công chứng dịch thuật, …. hàng tháng).
- Lập thẻ, thực hiện việc quản lý mượn, trả, bàn giao, thu hồi các tài sản của công ty, bao gồm việc quản lý việc mượn trả xe ô tô

2. Tác nghiệp hành chính
- Tuân thủ, chấp hành chủ trương chính sách, quy chế, nội quy, quy định Công ty
- Hiểu biết về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm công việc của từng bộ phận và cá nhân trong Công ty để hợp tác công việc có hiệu quả; Chia sẻ kinh nghiệm làm việc với các nhân viên khác trong công ty
- Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo và lập kế hoạch triển khai theo quy định của Công ty

Học vấn Đại học
Chuyên môn Chuyên ngành Hành chính, công đoàn, kinh tế
Vi tính
- Sử dụng tốt vi tính, thành thạo các phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
Anh ngữ Khả năng nghe, nói, đọc, viết tiếng Anh khá
Kinh nghiệm
- Hiểu biết các quy định hiện hành về công tác công văn giấy tờ, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, có kiến thức chuyên môn lữu trữ
- Hiểu biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty
- Thể lệ, quy trình, quy định gửi công văn giấy tờ, thông thạo kỹ thuật đánh máy, photocopy, trình bày văn bản
Kỹ năng cần có
- Kỹ năng đàm phán, thương thảo hợp đồng
- Kỹ năng giao tiếp;
- Kỹ năng làm việc nhóm, tổ chức công việc
Thái độ/tố chất cần có
- Phong thái chuyên nghiệp;
- Thái độ làm việc nghiêm túc, chăm chỉ, có ý thức cầu tiến trong công việc.

- Chế độ Lương, thưởng hấp dẫn
- Đãi ngộ, phúc lợi: Lễ tết, hiếu hỉ, sinh nhật, nghỉ mát, thai sản
- Phụ cấp: Ăn trưa, các chế độ công tác phí theo quy định

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp