Nhân Viên Hành Chính - Kinh Nghiệm 2 Năm

1 Mua sắm TS/CCDC 1. Nhận oder TS/CCDC từ các BP

2. Kiểm tra tồn kho công ty, tồn từ các bộ phận, tình trạng TS/CCDC đang sử dụng,....

3. Tìm báo giá từ các nhà cung cấp: ít nhất 3 báo giá

4. Làm tờ trình chi tiết báo giá và chốt giá cả, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

5. Làm bộ tạm ứng: đề nghị tạm ứng, tờ trình, 3 báo giá, đề nghị mua sắm.

6. Gửi bộ chứng từ tạm ứng cho BP Kế toán kiểm tra giá cả, tồn kho...và trình ký Ban Giám đốc.

7. Theo dõi tiến độ tạm ứng lấy tiền mặt hoặc theo dõi chuyển khoản đặt hàng và hoàn ứng.

8. Sau khi mua hàng, nhận đủ hàng hóa nhập kho TS/CCDC bàn giao cho bộ phận sử dụng.

9. Gửi bộ chứng từ hoàn ứng cho kế toán trình ký BGĐ gồm: Tờ trình / Đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, BBBG cho BP sử dụng. phiếu thu/BBBG của nhà cung cấp, hóa đơn VAT/hóa đơn bán hàng trực tiếp, Đề nghị thanh toán đã tạm ứng.

2 Điều chuyển/thu hồi TS/CCDC 1. Nhận đề nghị cấp phát từ các shop, các BP

2. Kiểm tra tồn kho, tình trạng TS/CCDC

3. Mail điều chuyển (kho <-->các shop/BP, giữa các shop / các BP, …)

4. Trong trường hợp hết tồn kho, báo lại với các shop, các BP làm đề nghị mua hàng và thực hiện mua sắm.

3 Sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành TS/CCDC 1. Nhận đề xuất sửa chữa từ các BP, các shop

2. Kiểm tra thời hạn bảo hành, lịch sử sửa chữa

3. Tiến hành gọi, tìm các đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng, nhà thầu…

4. Cùng với BP sử dụng, kỹ thuật, IT nghiệm thu TS/CCDC sau sửa chữa/bảo hành/bảo dưỡng

5. Đề nghị thanh toán kèm BB nghiệm thu và hóa đơn gửi Phòng Kế toán trình ký BGĐ

4 Báo cáo TS/CCDC 1. Gửi bảng chốt CCDC tổng cho toàn hệ thống đối chiếu kiểm kê thực tế vào ngày 30 hoặc 31 hàng tháng.

2, Nhận báo cáo bản cứng và qua mail từ các shop và các BP, kho vào ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng.

3. Tổng hợp báo cáo CCDC toàn hệ thống.

4. Gửi báo cáo tổng cho phòng Kế toán bao gồm: Báo cáo CCDC các shop và các BP, biên bản bàn giao điều chuyển toàn hệ thống, báo cáo tổng hợp khối văn phòng và khối cửa hàng, báo cáo CCDC mua mới.

5 Quản lý Quỹ hành chính 1. Các khoản chi phí sử dụng quỹ hành chính 5 triệu đồng: mua và sửa chữa bảo dưỡng TS/CCDC dưới 1 triệu đồng, chi phí nước uống lavie 350ml (cho các sếp, cho các hoạt động công ty,...), khăn giấy rút các sếp, các chế độ CBNV, đồ dùng và hóa chất vệ sinh văn phòng, lẵng hoa khai trương các shop....

2. Đối với đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng TS/CCDC: HCNS kiểm tra tồn kho tổng và tồn tại shop, mục đích sử dụng sau đó báo giá và trình BGD phê duyệt vào đề nghị mua/sửa chữa, bảo dưỡng.

3. Hoàn ứng quỹ hành chính khi đã mua 1,5-5 triệu đồng.

4. Bộ chứng từ hoàn ứng sau khi đã chi tiêu và gửi phòng Kế toán gồm: Đề nghị thanh toán đã hoàn ứng; Hóa đơn VAT / Hóa đơn đỏ bán hàng trực tiếp, Bảng kê kèm theo hóa đơn (nếu có); Bảng kê Hàng hóa dịch vụ đối với hàng hóa không có hóa đơn đỏ; Tờ trình / Đề nghị mua hàng/ Đề nghị sửa chữa bảo dưỡng đã được Giám đốc phê duyệt; Biên bản bàn giao 3 bên / Biên bản nghiệm thu.

6 Lắp đặt internet, camera toàn hệ thống, máy quẹt thẻ các shop - Camera, internet: Tìm kiếm nhà mạng, nhà cung cấp lắp đặt, làm hợp đồng, trình ký, nghiệm thu và hoàn thiện toàn bộ chứng từ cho phòng Kế toán kiểm tra, trình ký Ban Giám đốc (theo dõi và thực hiện các bước như mua sắm TS/CCDC)

- Lắp đặt máy quẹt thẻ các shop: Liên hệ với ngân hàng thay đổi / lắp mới máy quẹt thẻ các shop gồm làm hợp đồng, thu hồi và cấp phát máy quẹt thẻ cho các shop.

Lưu ý: Thực hiện khi chuyển giao công ty, phát sinh điểm bán mới

7 Hỗ trợ tổ chức sự kiện, hoạt động của công ty - Mua sắm đồ dùng như nước uống, quà tặng, thuê xe, nhà nghỉ… cho CBNV trong các hoạt động của công ty như Gala cuối năm, 8/3, quà tết cho đối tác kinh doanh của công ty….

- Thực hiện việc lên danh sách CBNV du lịch hè, du xuân, đi đám hiếu hỉ thăm hỏi....thuê xe hoặc oder xe công ty, làm tạm ứng thanh toán thuê xe

8 Thực hiện các công việc hành chính khác Lấy dấu, ban hành văn bản công ty

Nhắc nhở vệ sinh, bảo vệ

….

Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính

Kiến thức:

Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng

Kỹ năng phân tích số liệu

Kỹ năng xây dựng kế hoạch

Khả năng: Khả năng giao tiếp, thuyết phục, sắp xếp công việc khoa học

Khả năng làm việc nhóm và độc lập

"Lương cứng :7-10tr/tháng

Mức lương thử việc: 85% mức lương cứng

Thời gian thử việc: 2 tháng

Mức đóng BHXH: Theo quy định công ty

Phúc lợi khác:

-Thưởng lương tháng 13( Từ 1- 3 tháng lương, tuỳ kết quả kinh doanh hàng năm)

-Chính sách định kỳ tăng lương hàng năm dựa vào kết quả công việc

-Thưởng các ngày lễ lớn trong năm 30/4, 1/5, 2/9...

-Tham gia gói BH sức khỏe ( vợ/chồng) khám bệnh theo tuyến riêng các bv toàn quốc, hỗ trợ điều trị nội trú 40.000.000/năm

-Du lịch trong và ngoài nước hàng năm ( Tháng 9)

-Du xuân 2 lần/ năm

-Lì xì đầu năm, lì xì cho con, tổ chức 1/6, trung thu...

-Và nhiều phúc lợi khác..."