Nhân Viên Hành Chính

- Trợ lý cho Giám sát dự án để hoàn thành tốt công việc quản lý tòa nhà.
Assist for Site Supervisor to complete the building management working smoothly.
- Phiên dịch tiếng Anh, đảm bảo thông tin thông suốt với khách hàng.
Translate English, ensure smooth communication with customers.

Nhiệm vụ chính/ Key responsibilities:
• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Điền phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan và báo cáo cho Giám sát dự án/ Receive the requirements from customer. Record the requirements of customers and transfer information to the relevant departments and report to the Site Supervisor.
• Tổng hợp yêu cầu và kết quả xử lý vào bảng theo dõi để dõi hoạt động vận hành. Gửi bảng tổng hợp cùng báo cáo tuần, tháng tới khách/ Summary requirements and results of handle on the control board to monitoring operational activities. Send the summary report with the weekly report, monthly report to customers.
• Liên lạc với Khách hàng để thông báo hay xin đăng ký lịch thực hiện, giấy phép làm việc, thông báo thay đổi nhân sự…/ Contact to clients to notify and register the working schedule, the working permission, the changing employee notification....
• Tham dự các cuộc họp của với chủ đầu tư và các nhà thầu có liên quan và ghi chép biên bản cuộc họp và gửi cho các bên liên quan/ Attend meetings with Investor & related contractors, record the minutes of meeting and send it to PIC.
• Làm thủ tục cho nhà thầu làm việc và lập nhật ký nhà thầu làm việc tại tòa nhà/ Make procedures for contractors to work and established the Log book for Contractors are working in the building
• Làm thủ tục mang tài sản ra ngoài tòa nhà/ Make the register for bring assets out of building
• Lập biên bản nghiệm thu hàng tháng, biên bản giao hàng,… và xin đánh giá từ khách hàng/ Issue the monthly working completion report, the delivery note, .... and get confirmation on satisfaction level of clients for the service provided.
• Lập báo cáo tại tòa nhà gửi khách hàng/ Make the report at building and send it to client.
• Tiếp nhận công văn đến từ các cơ quan (Điện Lực, Phòng Cháy chữa cháy, Công an, ….) và chuyển thông tin tới khách hàng/ Receive dispatch from the agency (Electricity, Fire protection, Police, ....) and forward this information to customers
• Thực hiện các công tác hành chính khác của dự án/ Do the other admin works of project.
• Cập nhật sơ đồ tổ chức, thông tin nhân viên. Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thành các thủ tục nhân sự/ Update the Organization chart, staff information. Guide to new comer to complete all of HR procedures.
• Cập nhật thông tin, thông báo, quy định mới từ công ty, từ Khách hàng và truyền đạt lại cho nhân viên kỹ thuật/ Update new information, announcements and regulations/memo of company & customer, after that inform to technician staff.
• Giới thiệu và hướng dẫn các quy trình, bảng biểu, form mẫu dự án cho nhân viên kỹ thuật/ Introduce and training the process, format, forms of project to technician staff.
• Hỗ trợ Giám sát dự án chuẩn bị các form mẫu, báo cáo theo yêu cầu/ Support Site Supervisor to prepare the forms, reports when required.
• Làm thẻ đeo cho nhân viên/ Make the name card for staff.
• Quản lý sử dụng Văn phòng phẩm và lập Phiếu yêu cầu mua bán hàng hàng tháng/ Manage using stationary and make the Request of purchasing for purchase each month
• Theo dõi kiểm kê công cụ dụng cụ của các bộ phận/ Follow up and inventory of equipments, tools and materials of sections.
• Chuẩn bị bảng chấm công cho nhân viên hàng tháng/ Prepare Timesheet for staff in month.
• Lập file dự án, hệ thống tài liệu của dự án/ Make the hard files of project, document system of project.
• Hiệu đính tài liệu, bảng biểu, form mẫu….phục vụ dự án/ Revise the documents, tables, forms ... .support to project.
• Hỗ trợ kết nối giữa văn phòng Sigma và dự án theo yêu cầu/ Support connection between Sigma office and project when required.

• Tốt nghiệp hệ Cao đẳng trở lên, trình độ tiếng anh tối thiểu TOEIC 500 / Graduate from College and above, minimum English level of TOEIC 500.
• Không yêu cầu kinh nghiệm / Experience no require.
• Sử dụng thành thạo MS Office, word, Excel,.. / Fluently MS Office, Word, Excel,..
• Có thái độ nhiệt tình, biết lắng nghe, ham học hỏi trong công việc / Having enthusiatic, listened and eager attitude in work.
• Độ tuổi từ 22 – 29 / Age from 22-29

Quyền hạn/Authority.
- Yêu cầu các bộ phận khác dừng các hoạt động nếu vận hành không đúng tiêu chuẩn.
Ask other departments to stop work in case of operating standard wrongly.

Quyền lợi được hưởng
• Bảo hiểm và các quyền lợi khác theo quy định của Luật Lao động Việt Nam
• Bảo hiểm 24/24
• Trợ cấp điện thoại
• Cấp phát máy tính
• Trợ cấp ăn trưa
• Nghỉ mát khi có thể

Nếu bạn có khả năng và có động lực cao cùng chúng tôi phát triển công ty, chúng tôi rất hân hạnh nhận hồ sơ ứng tuyển hoàn chỉnh của bạn (đính kèm ảnh mới nhất và ghi rõ thời điểm sớm nhất có thể bắt đầu công việc) qua trực tuyến hoặc trực tiếp tới văn phòng.
Khi nộp hồ sơ ứng tuyển, vui lòng ghi rõ mã công việc trên tiêu đề hoặc trên phong bì thư nếu gửi qua đường bưu điện.

Ưu tiên ứng viên nộp hồ sơ sớm. Ứng viên đủ tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ được liên hệ phỏng vấn ngay.

Liên hệ: Công ty Cổ phần kỹ thuật Sigma
Tầng 27, tòa A tòa nhà HUD Tower, số 37 Lê Văn Lương, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội

- Insurance and other benefits in accordance Vietnamese labor code
- Mobile phone allowance
- Offer Lunch, rent apartment for single engineers in Hanoi

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp