newOffice Administrative Assistant - HCM

1. Supporting Business: 
- Make product list and send update visa product list to customer; 
- Find new customers and maintain existing customer relationship; 
- Contact and follow up customer to get order, repeat order; 
- Prepare Sales contract; 
- Follow up to get back signed contract, LC copy and inform to HO for taking production; 
- Update pending shipment mention latest date of shipment, expiry date of visa (if that visa product is going to expire); 
- Make amendment/annexure (if any); 
- Follow up shipment schedule to inform customer and importer; 
- Prepare export document against the details given by HO; 
- File copy of completed export document in office (soft & hard copy) and send to importer (if required)
- Ensure payment on time with customer, importer as well as bank (payment copy); 
- Update business activities as per shipment wise; 
- Manage all regulatory paper in office: Rep. office license, Word permit, house rental contract, SOT report, Resident permit card, ETC…need to keep notarized copy in office (not used notarized copy over 6 months); 
- Register temporary resident book; 
- Update assets list (if any); 
- Update staff list (if any); 
- Prepare tender document (if required); 
- Make appointment, arrange the meeting; 
- Translate document into English/Vietnamese; 
- Send daily/weekly/monthly report to HO; 
- Send gift to customer/importer (if any); 
- Update customer/importer list in detail; 
- Others: photocopy, fax, scan, ETC… 
2. Supporting accounting department: 
- Update daily expenses (if any); 
- Get monthly bank statement from the bank; 
- Make expense statement month and send to HO latest on 7th of next month; 
- Make payment order to transfer money to local suppliers; 
- Prepare document to bank (if any) 
- Update bank details of customer, importer and suppliers; 
- Make budget expense for next year; 
- Travel to provinces (if required);

Văn phòng đại diện Euro Healthcare Pte Ltd, Singapore đặt tại địa chỉ G-920 lầu 9, số 91 Nguyễn Hữu Cảnh, P. 22, Q. Bình Thạnh, Tp. HCM chuyên về lĩnh vực tiếp thị và thúc đẩy kinh doanh dược phẩm và trang thiết bị y tế tại Việt Nam, do nhu cầu mở rộng thị trường tại Việt Nam, chúng tôi cần tuyển 02 nhân viên với điều kiện như sau: 
- Ưu tiên ứng cử viên mong muốn công việc ổn định, lâu dài, có kinh nghiệm về lĩnh vực dược phẩm; 
- Có kinh nghiệm làm ở văn phòng đại diện cty nước ngoài; 
- Ưu tiên ứng cử viên có tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thể làm việc dưới áp lực cao; 
- Ứng cử viên nhiệt tình, trung thành, nhanh nhẹn và có óc cầu tiến; 
- Yêu cầu sử dụng tiếng Anh tốt (Nghe – Nói – Đọc – Viết); 
- Tốt nghiệp đại học kế toán, hành chính

- Lương thoả thuận theo năng lực
- Chế độ bảo hiểm đầy đủ

- Đơn xin việc. 
- Sơ yếu lý lịch. 
- Hộ khẩu, chứng minh nhân dân và giấy khám sức khỏe. 
- Các bằng cấp có liên quan.