Human Resources & Admin Executive

Department: Human Resources
Position Title: Human Resources & Admin Executive
Reports To: Associate Director HR & Commercial Services.
Dotted line report to Vietnam Country Manager
Direct Reports: NIL

Objective of role:
- Ensure smooth running of payroll cycles and daily HR & Admin administration for Operations and Support office. (Đảm bảo thanh toán lương hàng tháng được đúng hạn và hỗ trợ quản lý nhân sự & hỗ trợ các công việc văn phòng)

Key accountabilities:
Payroll
- Collect store timesheet & checking with SIC/ CM (Thu thập bảng chấm công của các cửa hàng & kiểm tra lại)
- Prepare & verify reports submitted by SICs including number of hours to pay, overtime payment, shift payment, commission, incentive and deductions (Chuẩn bị bảng lương, ngày làm việc, giờ làm thêm, ngày phép, tiền hoa hồng được nhận hoặc bị trừ)
- Update new joiners, resignees and staff transfer to SG HR (cập nhật các nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc hoặc nhân sự điều chuyển giữa các cửa hàng cho HR Singapore)
- Process and submit monthly timesheet & commission to HR team for approval (Xử lý và gửi bảng chấm công hàng tháng và hoa hồng cho phòng nhân sự Singapore để phê duyệt)
- Monthly tracking of confirmation cases and follow-up on completion of appraisal forms (Theo dõi hàng tháng các trường hợp hết thử việc hoặc các trường hợp được thăng chức tăng lương)
- Upload & proceed & follow up to pay salary via bank system (Tải lên & tiến hành & theo dõi để trả lương qua hệ thống ngân hàng)
- Send monthly e-payslip to staff (gởi bảng lương cho nhân viên qua email)
- Generate weekly and monthly reports (Gởi báo cáo tuần và báo cáo tháng)

HR Administrative
- Archive HR and payroll documentation for legislative and audit compliance (Lưu trữ hồ sơ nhân sự tuân thủ luật pháp và kiểm toán)
- Perform all tasks in a manner which is consistent with the audit requirements for HR and payroll and to ensure optimal business operations ((Thực hiện tất cả các nhiệm vụ với các yêu cầu kiểm toán đối với nhân sự)
- Register Social Insurance & Health Insurance with labour dept (Đăng ký Bảo hiểm Xã hội & bảo hiểm y tế với cơ quan nhà nước)
- Prepare the Labour report for Labour dept (Chuẩn bị hợp đồng lao động)
- Prepare termination letter/ promotion letter/ warning letter to employee (Chuẩn bị quyết định thôi việc/ thư tăng chức/ biên bản cảnh cáo cho nhân viên)
- Closing Social Insurance book (Đóng sổ Bảo hiểm xã hội cho nhân viên)
- Process employee income tax invoice annually (Khai báo thuế thu nhập cá nhân hàng năm)
- Prepare the monthly income tax & submit to tax dept. (Chuẩn bị các báo cáo thu nhập hàng tháng và báo cáo cho cơ quan thuế)
- Translate and update of JD for all positions (Dịch và cập nhật các công việc của các vị trí trong công ty)
- Advertise on HR recruitment platforms to find candidates ( Tìm kiếm ứng viên qua các trang việc làm)
- CV screening & conducting 1st round of interview (Thu thập thông tin và phỏng vấn vòng 1)
- Prepare employee contract & checking document compliance with labour law (Chuẩn bị hợp đồng lao động & kiểm tra các hồ sơ cá nhân phù hợp theo luật)
- Prepare tax receipt report (chuẩn bị báo cáo thuế )
- Follow up social & health insurance claim of employee (Theo dõi các yêu cầu thanh toán về bảo hiểm)
- PIT declaration report by quarterly.(Báo cao thuế Thu nhập cá nhân theo quý)
- Other tasks as assignment. (các công việc khác được giao)





Decision making: Đưa ra các quyết định
Without referral to manager : Không có sự hướng dẫn của người quản lý:
- Payroll processing and HR administration within legislation guideline and company policy (Thực hiện chi trả lương và các công việc về nhân sự theo theo hướng dẫn pháp luật và chính sách của công ty)
- Execution of day to day duties in line with Norbreeze policies and procedures (Thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày sao cho phù hợp với các chính sách và thủ tục của Norbreeze


After consultation with manager or others : Có sự hướng dẫn của người quản lý:
- Alterations or adjustments of records which impact employees and/or company (Thay đổi hoặc điều chỉnh thông tin có tác động đến nhân viên và / hoặc công ty

Key attributes:
- Hands on experience in payroll (có kinh nghiệm về làm bảng lương)
- Sound understanding of employment legislation (Hiểu biết về luật lao động)
- Proficiency in working with financial statements, numbers and reports (Thành thạo làm việc với báo cáo tài chính, số và báo cáo)
- Preferably experience in Retail industry (có kinh nghiệm làm trong ngành bán lẻ)
- Proactive (Chủ động trong công việc)
- Excellent planning and analytical skills (có kỹ năng phân tích và lên kế hoạch công việc cụ thể)
- Effective time management & prioritization skills (Có kỹ năng quản lý và hoạch định công việc )
- Meticulous with an eye for details (Làm việc tỉ mỉ và chi tiết)
- Resourceful, fast and efficient and able to work independently (Làm việc nhanh chóng và hiệu quả và có thể hoạt động độc lập)

- Attractive salary and bonus
- Social insurance, health insurance, unemployment insurance according to Labor Laws
- Professional, dynamic working environment

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp