HR and AD Team Specialist / Chuyên Viên Hành Chính và Nhân Sự

*Report to: / Báo cáo đến: Human resource Manager / Trưởng phòng Nhân sự
Administration / Hành chính
- Answer telephones and transfer calls to appropriate staff member. / Trả lời điện thoại và các cuộc gọi chuyển đến đúng người
- Create and modify official documents using. / Sử dụng Microsoft Office thành thạo để tạo và chỉnh sửa tài liệu công ty
- Perform general clerical duties to include but not limited to: / Thực hiện nhiệm vụ văn thư tổng hợp bao gồm nhưng không giới hạn:
o Photocopying, mailing, and filing /photocopy, gửi thư và lưu trữ hồ sơ.
o Scheduling meetings, booking rooms, prepare agendas / và lên lịch, đặt phòng, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
o Responding to routine correspondence: faxes, mailings, emails / Trả lời thư từ thường ngày:, thư, email
o Update and arrange vendor list, suppliers list in the software as well as hard-copy system. / Cập nhật và sắp xếp danh sách đối tác, nhà cung cấp trong phần mềm cũng như hệ thống giấy tờ
o Neutralize documents as per SOP systems. / Xây dựng tài liệu dựa trên hệ thống SOP
- Maintain hard copy and electronic filing system. / Lưu trữ giấy tờ và duy trì hệ thống tài liệu điện tử
- Maintain the inventory system. / Kiểm kê kho lưu trữ (thư viện, văn phòng phầm, chìa khóa)
- Maintain and purchase office furniture, office material, and services supplies. / Hỗ trợ trong việc bảo trì văn phòng, và mua đồ nội thất văn phòng, vật liệu văn phòng, và lựa chọn dịch vụ văn phòng
- Order and maintain stationery and equipment supplies. / Đặt hàng và kiểm kê kho lưu trữ và vật tư thiết bị.
- Write & dispatch routine or straightforward letters. / Thảo và gửi thư liên hệ hàng ngày
- Supervise the deep cleaning routine of the housekeepers in the office as well as the company’s residence building. / Giám sát đội ngũ tạp vụ ở văn phòng và các trụ sở.

- Perform other related tasks as required and assigned by the HRM. / Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo yêu cầu và phân công của Trưởng phòng Nhân sự
Human Resources / Nhân sự
- Define and update HR policies in line with company HR policy (employee handbook, labor contract, job description, staff performance appraisal, salary structure, recruitment, termination ...) / Thiết lập và cập nhật các chính sách nhân sự phù hợp với chính sách nhân sự công ty (Cẩm nang nhân viên, hợp đồng lao động, mô tả công việc, đánh giá năng lượng nhân viên, cơ cấu tiền lương, tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động ...)
- Ensure that all information and policies are well communicated and implemented by the staffs. / Đảm bảo rằng tất cả các thông tin, chính sách được truyền đạt tốt và nhân viên thực hiện đúng.
- Ensure that all information and policies are well communicated and implemented by the staffs. / Đảm bảo rằng tất cả các thông tin, chính sách được truyền đạt tốt và nhân viên thực hiện đúng
- Follow up and support the recruitment process to hire the right person/ Theo dõi và hỗ trợ qui trình tuyển dụng để tuyển đúng nhân sự.
- Address labor requests, complaints and propose course of action to management. / Xác định nhu cầu lao động, kiến nghị và trình kế hoạch hành động cụ thể lên ban giám đốc
- Arrangel social insurance, labor reports and other relating benefits to the employees. / tính bảng lương hàng tháng, bảo hiểm xã hội, báo cáo lao động và những quyền lợi khác cho người lao động
- Responsible for controlling and updating HR records, coordinating requirements and activities relating to new joiners and leavers. /Chịu trách nhiệm kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự, và những công tác liên quan đến nhân viên nghỉ việc và nhân viên mới.
- Maintain employee files, process and prepare of personnel documents. /Duy trì các tập tin của nhân viên, thực hiện và chuẩn bị các tài liệu nhân sự.
- Perform other related tasks as required and assigned by the Human Resources Manager. / Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo yêu cầu và phân công của trưởng phòng nhân sự.

- Degree in foreign languages or administration. / Tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ hoặc hành chính văn phòng
- Excellent interpersonal and communication skills. / Kỹ năng giao tiếp tốt
- Pleasant personality and initiative. / phẩm chất tốt và sáng tạo
- Good in English. / Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh tốt
- Competency in computer skills. / có kỹ năng tin học văn phòng

*Responsibilities & Objectives:
Trách nhiệm và Mục tiêu công việc
- Safety of the workforce. / Duy trì an toàn lao động
- Development of the Human Resources and Administration department. / Phát triển phòng hành chính nhân sự
- Personal ongoing development. / Không ngưng hoàn thiện bản thân
- Carefully and correct creation of the reports and documents in time / Cẩn thận và chính xác khi lập tài liệu và báo cáo kịp lúc .
- Exercise considerable judgment and discretion in completing assignments. / Thực hiện việc đánh giá và tư duy độc lập để hoàn thành công việc
“ Integrity is doing the right thing, knowing that nobody's going to know whether you did it or not.”

- The wage agreements in interview.
- Able to work in an active and professional working environment.
- Insurance and Paid-leaves as required by Labor Law.

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp