Hành Chính Tổng Hợp

I. Hành chính -Tổng hợp
• Chịu trách nhiệm: nhận và chuyển điện thoại, thư tín, công văn.
• Lưu trữ, thực hiện xử lý các tài liệu, soạn thảo công văn đến, đi của Ban VP liên quan
• Tổng hợp, làm báo cáo, biên bản họp và các thông tin VPH khác.
• Tổng hợp và gửi báo cáo định kỳ/liên quan tới BCH/ sở, ngành, các cấp lãnh đạo .
• Kiểm soát và hỗ trợ Quản lý tài sản cố định, kho, văn phòng phẩm VPH. Bao gồm thường xuyên kiểm/thống kê các tài sản cố định, tồn kho, Đặt VPP…
• Theo dõi và Thực hiện lịch Bảo trì định kỳ và đột xuất hệ thống máy móc, thiết bị của VP.
• Tổ chức hậu cần cho các cuộc họp/ đào tạo của văn phòng
• Theo dõi sinh nhật HV, BCH, đặt hoa mừng sinh nhật BCH và gửi Thiệp chúc mừng SN HV. Hỗ trợ đặt hoa hiếu hỷ cho các sự kiện và đối tác.
• Xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch hoạt động, thu chi liên quan hoạt động của Ban Văn phòng theo tháng, quý, năm /dự án.
• Theo dõi, kiểm soát thu chi các khoản liên quan thuộc BP.
• Theo dõi, thực hiện thanh toán chi phí định kỳ của VPH (điện, nước, địa điểm, hoa…)
• Ghi nhận, cập nhật dự liệu thông tin thay đổi và quản lý nguồn dữ liệu của BP Tổng hợp (VIP; Hội, hiệp hội; Đối tác trong và ngoài nước…)
• Hỗ trợ Tổng hợp và truyền thông báo cáo/ hoạt động Ban hội viên tới BCH

II. Hỗ trợ Công tác nhân sự:
• Chấm công, tổng kết ngày công VPH hàng tháng.
• Theo dõi, thực hiện sinh nhật cho nhân viên VPH.
• Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho VPH.
• Xây dựng và triển khai khám sức khỏe định kỳ, nghỉ mát, teambuilding cho văn phòng
• Định kỳ đánh giá hiệu quả sử dụng & cập nhật các Biểu mẫu, các qui trình ISO và ghi nhận đánh giá KPI của VPH.

III. Chăm sóc HV
• Kết hợp với BP kế toán trong công tác theo dõi và thu Hội phí của Hội viên.
• Hỗ trợ quảng bá hoạt động của các Chi hội, CLB, và các chương trình liên quan Ban chấp hành trên kênh truyền thông online viber tới BCH, Ban Thường trực, group các CLB, Chi hội.
• Ghi nhận, cập nhật dự liệu, thông tin thay đổi của Hội viên và BCH vào nguồn dữ liệu CRM chung,
• Ghi nhận, báo cáo các ý kiến đóng góp của Hội viên về hoạt động Hội… gửi lãnh đạo liên quan
• Hỗ trợ các hoạt động của Chi hội (Thư ký Chi Hội). Hợp tác trong BP thực thi các hoạt động chuyên môn do BP đảm trách và chương trình của các bộ phận khác khi được phân công

IV. Công tác khác:
• Các công tác khác theo phân công của CVP & Ban VP.
• Hỗ trợ công tác văn thư, hậu cần cho các bộ phận & chương trình của các bộ phận khác.
• Kết hợp cùng các nhân sự khác của VPH triển khai các chương trình, sự kiện cấp YBA theo phân công công việc.

• Tốt nghiệp ĐH, Cao Đẳng các ngành liên quan về Nhân sự, Hành Chính, Ngoại Ngữ…
• Ưu tiên 2-3 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương
• Kỹ năng giao tiếp tốt,
• Thành thạo các phần mềm văn phòng (word, excel, power point…); tổng hợp báo cáo tốt.
• Dưới 30 tuổi, sức khỏe tốt, năng động, cẩn thận, tỉ mỉ và có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng làm việc nhóm và độc lập, sẵn sàng làm thêm giờ khi có yêu cầu.
• Có nhu cầu làm việc lâu dài, ổn định

- Chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, chính sách lao động theo quy định.
- Cơ hội được tham gia các khóa đào tạo.
- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, phát triển, năng động

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp