Giám Sát Kiểm Soát - Lưu Trữ Hồ Sơ
Mức lương: Thỏa thuận
Đã hết hạn nộp hồ sơ - 135 lượt xem
Ngày cập nhật: 23/09/2019
Thông Tin Tuyển Dụng
Hình thức làm việc: Toàn thời gian
Chức vụ: Nhân viên
Ngành nghề: Hành chính/Văn phòng, Pháp luật/Pháp lý, Bất động sản
Mô tả công việc
QUẢN TRỊ VÀ CHỈNH LÝ HỒ SƠ HỆ THỐNG:
-Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hồ sơ trên hệ thống: tiếp nhận văn bản và cập nhật dữ liệu lên hệ thống, tạo mới/ điều chuyển các văn bản đúng với nội dung cây thư mục.
-Tổ chức phân loại, xác định giá trị tài liệu và cập nhật đúng các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung của văn bản để phục vụ các công tác tìm kiếm văn bản nhanh và chính xác
-Linh hoạt trong quá trình sử dụng và bảo trì hệ thống một cách hiệu quả để đảm bảo phục vụ công việc cho các phòng ban liên quan.
QUẢN LÝ KHAI THÁC HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG:
-Theo dõi danh sách các văn bản cần khai thác/mượn theo đúng người được phân quyền trên hệ thống.
-Phản hồi và cập nhật tình trạng duyệt/hủy duyệt các yêu cầu trên hệ thống một cách nhanh chóng.
-Cung cấp đúng hồ sơ, tài liệu được chọn đăng ký sử dụng đủ và chính xác.
-Quản lý hồ sơ hoàn trả sau khi hoàn tất việc sử dụng.
-Gia hạn việc sử dụng hồ sơ sau khi đã quá hạn đăng ký khai thác.
BÁO CÁO THỐNG KÊ:
-Lập các báo cáo theo yêu cầu như: danh sách các dự án, danh mục hồ sơ theo dự án, danh sách hồ sơ theo thư mục.
-Thống kê tổng hợp cáctài khoản truy cập và khai thác sử dụng tài liệu.
QUẢN LÝ HỒ SƠ GỐC:
-Các văn bản pháp lý được sắp xếp theo ngày/tháng/năm của văn bản pháp lý đó để thuận tiện trong việc tìm kiếm và giao/nhận trong việc đăng ký khai thác văn bản.
-Các văn bản pháp lý sẽ được bảo quản trong từng tập hồ sơ ghi rõ tên dự án, địa điểm, viết tắt tên dự án, số thứ tự của từng hồ sơ.
-Các tập hồ sơ phải được sắp xếp trật tự theo số thứ tự trên giá/kệ trong kho.
-Lập các công tác rà soát, kiểm kê các tài liệu tránh mất mát hồ sơ.
QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ:
-Các hồ sơ, văn bản pháp lý gốc của dự án được quản lý trong Kho lưu trữ tại trụ sở chính của Tập đoàn.
-Nhân viên VTLT có trách nhiệm giám sát công tác ra/vào kho để đảm bảo an toàn và an ninh đối với các hồ sơ pháp lý.
-Xử lý và lên các phương án kịp thời khi diện tích kho lưu trữ sắp hết.
-Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hồ sơ trên hệ thống: tiếp nhận văn bản và cập nhật dữ liệu lên hệ thống, tạo mới/ điều chuyển các văn bản đúng với nội dung cây thư mục.
-Tổ chức phân loại, xác định giá trị tài liệu và cập nhật đúng các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung của văn bản để phục vụ các công tác tìm kiếm văn bản nhanh và chính xác
-Linh hoạt trong quá trình sử dụng và bảo trì hệ thống một cách hiệu quả để đảm bảo phục vụ công việc cho các phòng ban liên quan.
QUẢN LÝ KHAI THÁC HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG:
-Theo dõi danh sách các văn bản cần khai thác/mượn theo đúng người được phân quyền trên hệ thống.
-Phản hồi và cập nhật tình trạng duyệt/hủy duyệt các yêu cầu trên hệ thống một cách nhanh chóng.
-Cung cấp đúng hồ sơ, tài liệu được chọn đăng ký sử dụng đủ và chính xác.
-Quản lý hồ sơ hoàn trả sau khi hoàn tất việc sử dụng.
-Gia hạn việc sử dụng hồ sơ sau khi đã quá hạn đăng ký khai thác.
BÁO CÁO THỐNG KÊ:
-Lập các báo cáo theo yêu cầu như: danh sách các dự án, danh mục hồ sơ theo dự án, danh sách hồ sơ theo thư mục.
-Thống kê tổng hợp cáctài khoản truy cập và khai thác sử dụng tài liệu.
QUẢN LÝ HỒ SƠ GỐC:
-Các văn bản pháp lý được sắp xếp theo ngày/tháng/năm của văn bản pháp lý đó để thuận tiện trong việc tìm kiếm và giao/nhận trong việc đăng ký khai thác văn bản.
-Các văn bản pháp lý sẽ được bảo quản trong từng tập hồ sơ ghi rõ tên dự án, địa điểm, viết tắt tên dự án, số thứ tự của từng hồ sơ.
-Các tập hồ sơ phải được sắp xếp trật tự theo số thứ tự trên giá/kệ trong kho.
-Lập các công tác rà soát, kiểm kê các tài liệu tránh mất mát hồ sơ.
QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ:
-Các hồ sơ, văn bản pháp lý gốc của dự án được quản lý trong Kho lưu trữ tại trụ sở chính của Tập đoàn.
-Nhân viên VTLT có trách nhiệm giám sát công tác ra/vào kho để đảm bảo an toàn và an ninh đối với các hồ sơ pháp lý.
-Xử lý và lên các phương án kịp thời khi diện tích kho lưu trữ sắp hết.
Yêu cầu ứng viên
-Đại học
-Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, anh văn…
-Có kinh nghiệm 2 năm thư ký, thư ký VP
-Kiến thức về hành chánh, quản lý hồ sơ (ISO, 5S)
-Có kiến thức về bất động sản
-3 năm kiểm soát hồ sơ: kỹ năng kiểm soát hồ sơ; kỹ năng (word, excel, Powerpoint…)
-Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
-Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác
-Trung thực và nhiệt tình, chủ động trong công việc
-Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, anh văn…
-Có kinh nghiệm 2 năm thư ký, thư ký VP
-Kiến thức về hành chánh, quản lý hồ sơ (ISO, 5S)
-Có kiến thức về bất động sản
-3 năm kiểm soát hồ sơ: kỹ năng kiểm soát hồ sơ; kỹ năng (word, excel, Powerpoint…)
-Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
-Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác
-Trung thực và nhiệt tình, chủ động trong công việc
Quyền lợi được hưởng
- 13th payment
Cách thức ứng tuyển
Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp
Giới thiệu về công ty
NOVALAND GROUP
65 Nguyen Du, Dist.1, HCMC
65 Nguyen Du, Dist.1, HCMC
Established in 1992 (formerly known as Thanh Nhon Limited Liability company), the Nova Group of companies operated in the manufacturing and trading of veterinary and aquatic medicine, and construction of rental villas. Novaland Group is currently one of the prominent companies in Real Estate Investment and Development with a chartered ...Chi tiết
Established in 1992 (formerly known as Thanh Nhon Limited Liability company), the Nova Group of companies operated in the manufacturing and trading of veterinary and aquatic medicine, and construction of rental villas. Novaland Group is currently one of the prominent companies in Real Estate Investment and Development with a chartered capital of over VND 5,962 billions. Our successes were built upon determination, passion and the relentless pursuit essence of innovation. Throughout its 24 years of operation, Novaland has become a prominent Real Estate Investment & Development company with diversified portfolios covering condos, villas, shop houses, shopping centers, offices, and convalescence estates. Our projects are located at strategic locations in Ho Chi Minh City and other provinces in Vietnam. Ẩn chi tiết
Bạn đang xem tin việc làm Giám Sát Kiểm Soát - Lưu Trữ Hồ Sơ trong ngành được tuyển dụng tại bởi NOVALAND GROUP. NOVALAND GROUP đang cần tuyển 0 người nhân sự với hình thức làm việc: Toàn thời gian cố định. Yêu cầu kinh nghiệm Không yêu cầu. Website tìm việc làm timviec24h.vn cập nhật tin Giám Sát Kiểm Soát - Lưu Trữ Hồ Sơ cách đây lúc 23/10/2019 00:00:00. Người tìm việc lưu ý không nên đặt tiền cọc khi xin việc . Chúng tôi luôn cố gắng đưa tin tức tuyển dụng nhanh và chính xác nhất cho bạn.
NOVALAND GROUP
Địa chỉ: 65 Nguyen Du, Dist.1, HCMC
Quy mô: 1.000-4.999 nhân viên
Việc làm tương tự
Giám Sát Kiểm Soát - Lưu Trữ Hồ Sơ
Mức lương: Thỏa thuận | Hạn nộp hồ sơ: Đã hết hạn nộp hồ sơ