Document Staff (Hai Phong)

I/Hàng nhập
1/ Hoàn tất việc thực hiện một lô hàng nhập theo đúng quy trình nghiệp vụ cơ bản từ lúc nhận chứng từ từ đại lý đến khi lô hàng được giao cho khách hàng
• Kiểm tra đúng, đủ thông tin cơ bản trên bề mặt chứng từ
• Thu vận đơn cuối cùng từ khách hàng giao nhận
• Trình lược khai cho hãng tàu
• Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng
• In Lệnh giao hàng
• Chuẩn bị bộ hồ sơ mở container và bàn giao cho bộ phận Logistics.
• Theo dõi quá trình mở container
2/ Làm việc với đại lý
• Xác nhận thư gửi chứng từ của đại lý hoặc cung cấp các thông tin đại lý yêu cầu kịp thời
• Trả lời các thư về sự cố liên quan đến hàng hóa cho đại lý, kiểm tra các chứng từ thanh toán của đại lý chính xác.
• Giải quyết các tồn đọng và sự cố xảy ra với hàng hóa
3/ Làm việc với khách hàng
• Nắm bắt được yêu cầu của khách hàng và đáp ứng kịp thời
4/ Làm việc với các phòng ban liên quan
• Hỗ trợ bộ phận giao nhận hàng nhập tốt để thúc đẩy chào giá tốt nhất và cung cấp thông tin hiệu quả cho việc chào giá, thu hút khách hàng làm thủ tục khai báo hàng nhập
• Bàn giao chứng từ cho bộ phận giao nhận hàng nhập, thông báo trước/trong ngày tàu đến các lô hàng cần lấy lệnh, trả tiền
• Cung cấp các chứng từ thanh toán cho bộ phận kế toán, cung cấp các chứng từ thanh toán của đại lý và các nhà cung cấp dịch vụ ở Việt Nam cho dịch vụ hàng nhập
5/ Nhiệm vụ khác:
• Check chứng từ, kiểm tra chứng từ phát hiện sai sót thì báo lại IMP, nhập liệu vào Topaz, lấy file temp để up Emanifest, ghi Docs contact vào file, ghi tên vào tem file
• Nhập liệu doanh thu , chi phí căn cứ trên chứng từ nhận được từ IMP
• Lấy file template để up E-manifest
• Làm bảng kê hàng hóa

II/Hàng xuất
• Nhận RO từ đại lý cho hàng LCL / booking request từ khách hàng.
• Liên hệ khách hàng để arrange booking / liên hệ đại lý để xác nhận là hàng R/O.
• Làm các booking các tuyến được phân công.
• Tiếp nhận các thông tin nhận hàng dưới kho, kiểm tra, đối chiếu so sánh các thông số về hàng hóa thực tế khi nhận hàng với các thông tin khách hàng cung cấp khi gửi booking.
• Nhận SI từ khách hàng và làm H/Bill gửi khách hàng, submit SI cho hãng tàu.
• Gửi chứng từ cho đại lý.
• Nhận các thông tin chuyển tải từ đại lý, cập nhật cho khách hàng.
• Nhập liệu thu, chi và làm P&L của file.
• Thông báo tàu delay, đổi service, đổi tàu… cho khách hàng.

III/ Các công việc liên quan khác theo sự phân công của Trưởng chi nhánh và Tổng Giám Đốc.

- Tốt nghiệp đại học khối Kinh Tế, Ngoại Thương, Hàng hải, hoặc Kỹ Thuật chuyên ngành liên quan Logistics, Hàng hải, vận chuyển.
- Mới tốt nghiệp (có kinh nghiệm trong lĩnh vực Shipping/Forwarding/Logistics là một lợi thế)
- Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp đội nhóm tốt
- Tiếng Anh khá

- Lương thưởng hấp dẫn
- BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp