Chuyên Viên Hành Chính Văn Thư (Ưu Tiên Ứng Viên Từ Ngành Xây Dựng)

Nhiệm vụ 1: Tổ chức lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ
- Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình ISO Tập đoàn ban hành.
- Scan và lưu trữ file mềm theo quy định của Tập đoàn.
- Đảm bảo việc nhận/chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.
Nhiệm vụ 2: Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi
- Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên.
- Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.
- In ấn, soạn thảo các tài liệu, văn bản bằng tiếng Việt hoặc Anh (nếu có).
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ công tác nhân sự
- Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hồ sơ và đón tiếp ứng viên.
- Đảm bảo cấp phát đầy đủ thiết bị bảo hộ lao động, công cụ làm việc cho nhân viên khi mới được tuyển dụng.
- Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trường tiếp cận công việc.
- Theo dõi và báo cáo dữ liệu chấm công của nhân viên.
- Cập nhật các thông báo từ phòng nhân sự, đôn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.
Nhiệm vụ 4: Quản trị văn phòng
- Đảm bảo các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm luôn sẵn có và trong tình trạng có thể sử dụng được.
- Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích.
- Duy trì 5S tại khu vực lưu trữ hồ sơ và khu vực làm việc chung của bộ phận.

- Đại học hoặc cao đẳng (ưu tiên chuyên ngành xây dựng)
- Am hiểu các kiến thức về Xây dựng/ Kiến trúc, an toàn lao động & vệ sinh môi trường và đảm bảo chất lượng xây dựng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng quản lý dự án
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
- Kỹ năng giao tiếp ứng xử
- Kỹ năng tổ chức, gắn kết, truyền đạt thông tin nội bộ
- Tính trung thực, cẩn thận, bảo mật cao
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
- Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác.

- 13th payment

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp