Chuyên Viên Hành Chính - Thư Kí

1/ Thư ký Ban Điều Hành (20%):
- Back-up thư ký Ban Điều Hành khi được yêu cầu, gồm các việc:
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho BĐH để phục vụ việc quản lý điều hành
• Đảm bảo phòng họp, công tác chuẩn bị bánh nước, lựa chọn và đặt nhà hàng để BĐH tiếp khách
• Lập lịch làm việc cho TGĐ, tiếp và hướng dẫn Khách đến gặp BĐH để liên hệ công tác.
• Chuẩn bị các thủ tục Visa, vé máy bay, khách sạn & sắp xếp lịch trình công tác cho BĐH.
• Thực hiện các hồ sơ thanh toán công tác phí khi ban điều hành đi công tác
• Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các cuộc gọi từ đối tác, các bộ phận gọi đến;
• Truyền đạt mệnh lệnh, chỉ đạo BĐH đến các cấp quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.
• Tiếp nhận các loại văn bản gửi lên BĐH xem xét, kiểm duyệt (theo phạm vi quy định), phân phối các văn bản của BĐH duyệt đến các cá nhân, đơn vị liên quan
• Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với BĐH;
• Thực hiện phiên dịch tài liệu/ hồ sơ khi được yêu cầu
• Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của BĐH

2/ Thư ký - Hành Chính tổng hợp (80%)
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho VPs để phục vụ việc quản lý điều hành (nếu được yêu cầu);
• Đảm bảo phòng họp, công tác chuẩn bị bánh nước, lựa chọn và đặt nhà hàng, đặt phần ăn, đặt xe, … để VPs &/ directors tiếp khách bên ngoài;
• Tiếp và hướng dẫn khách đến gặp VPs để liên hệ công tác;
• Chuẩn bị các thủ tục Visa, vé máy bay, khách sạn, work permit, thuê căn hộ, … cho VPs & expats;
• Thực hiện các hồ sơ thanh toán công tác phí khi VPs, expats & directors đi công tác;
• Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các cuộc gọi từ đối tác, các bộ phận gọi đến;
• Truyền đạt mệnh lệnh, chỉ đạo của VPs đến các cấp quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
• Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với VPs;
• Thực hiện phiên dịch tài liệu/ hồ sơ khi được yêu cầu;
• Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của VPs;
• Thực hiện các công việc về hành chính tổng hợp khác theo yêu cầu của Chánh Văn Phòng/ Trưởng phòng/ bộ phận (theo line)

• Nữ: 24-30 tuổi, ngoại hình dễ nhìn, giao tiếp tốt
• Chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn, trung thực
• Có tinh thần trách nhiệm, tính nguyên tắc cao và tự chủ trong công việc được phân công.
• Nhiệt huyết với công việc
• Hòa đồng, thân thiện và hợp tác tốt với các cá nhân và nhóm liên quan
• Sẵn sàng phục vụ khách hàng nội bộ một cách tốt nhất, yêu thích và gắn bó lâu dài với công ty, đam mê phát triển văn hóa FPT.
• Tốt nghiệp đại học
• Sử dụng thành thạo tiếng Anh, biết tiếng Nhật/ Trung là một lợi thế
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký/ trợ lý

- Follow the company's regulations

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp