Administration Assistant / Trợ Lý Hành Chính

Purpose / Key Responsibilities:
Mục tiêu /Các trách nhiệm chính:

• To support Regulatory functions / Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến đăng ký thuốc
• To ensure smooth administrative activities for Hanoi Office of Fresenius Kabi Asia Pacific and FKB / Đảm bảo các hoạt động hành chánh thông suốt cho văn phòng Hà Nội của FKAP và FKB
• Provide Sales team secretarial and administrative supports for all their sales activities
Hỗ trợ phòng bán hàng thực hiện các công việc văn thư và hành chính liên quan đến các hoạt động bán hàng

Major Duties & Responsibilities:
Nhiệm vụ chính & Các trách nhiệm:
Administrative support/ Hỗ trợ hành chánh:
• Welcome visitors and guests / Tiếp đón khách
• Receive, direct and relay telephone messages and fax messages / Nhận và chuyển tiếp tin nhắn điện thoại, fax
• Record and handle all incoming and outgoing couriers/ Ghi chép, lưu và xử lý tất cả thư đi & thư đến
• Maintain the general filing system/ Duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu nói chung
• Assist in preparation of meetings, conferences and conference telephone calls / Hỗ trợ trong việc chuẩn bị phòng họp/ cuộc họp, hội nghị và hội nghị điện thoại
• Responsible for office supply: stationery, water, pantry… / Chịu trách nhiệm cung ứng các nhu yếu phẩm cho văn phòng: văn phòng phẩm, nước uống, thức ăn bánh kẹo…
• Office rental/Telephone/Internet: main contact in Hanoi for all matters related to service quality and monthly bill payment (checking invoice, preparing payment request) / Thuê văn phòng/ điện thoại/ internet: là người liên hệ chính cho văn phòng Hà nội cho các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ và chi trả hóa đơn hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• EMS service: monthly bill payment (checking invoice, cost allocation per departments of each entity - FKB or FKRO, preparing payment requests) / Chuyển phát nhanh: thanh toán hóa đơn hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chi chi phí theo từng bộ phận thuộc cty FKB hoặc FKRO, chuẩn bị các yêu cầu thanh toán)
• Car rental: car arrangement upon request, collecting supporting documents (travel approval, boarding pass...) for monthly payment (checking bills and invoices, cost allocation per departments of each entity - FKB or FKRO, preparing payment requests) / Thuê xe: sắp xếp xe theo yêu cầu, thu thập các tài liệu liên quan (phê duyệt đi chuyển/công tác, thẻ lên tàu..) cho thanh toán hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chi chi phí theo từng bộ phận thuộc cty FKB hoặc FKRO, chuẩn bị các yêu cầu thanh toán)
• Office stationery/Ink for printers/Toner for photocopier: order, checking items upon delivery and monthly bill payment (checking invoice, preparing payment request) / Văn phòng phẩm/ mực cho máy in/ mực ống cho máy photocopy: đặt hàng, kiểm tra khi nhận hàng và thanh toán hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• Water/Pantry items: order, payment by cash and claim back the money within monthly expense report / Nước uống/các phụ phẩm cho pantry: đặt hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán lại trong chi phí hàng tháng
• Taxi: keeping Mai Linh taxi cards, by end of month collecting taxi usage records attached with taxi bills, travel approval, boarding pass... to check vs Mai Linh's records, then forwarding to Finance (HCM office) / Taxi: giử thẻ taxi Mai Linh, thu nhận phiếu taxi & đính kèm vào hóa đơn taxi cuôi tháng, phê duyệt công tác/di chuyển,thẻ lên tàu… để kiểm tra đối chứng với phiếu taxi Mai Linh, sau đó chuyển cho kế toán tại văn phòng HCM
• Coordinate the repair and maintenance of office equipment / Phối hợp sửa chữa & bảo dưỡng thiết bị văn phòng
• Supervise cleaning service to ensure hygiene of the office / Giám sát dịch vụ vệ sinh đảm bảo vệ sinh torng văn phòng
• Office cleaning service by 3rd party: supervising, monthly bill payment (checking invoice, preparing payment request) / Dịch vụ vệ sinh văn phòng bởi bên thứ ba: giám sát, thanh toán hàng tháng (kiểm hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• Update telephone list of Ha Noi Office and inform everyone / Cập nhật danh sách điện thoại của văn phòng Hà Nôi và thông báo cho nhân viên
• Assist in Company Events / Hỗ trợ các sự kiện của công ty
• Responsible for office hiring tasks: follow up hiring contract, coordinate with Finance Dept for payment / Chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ thuê mướn trong văn phòng: theo dõi hợp đồng thuê, phối hợp với phòng kế toán trong việc chi trả

Regulatory support/ Hỗ trợ đăng ký:
• Support in preparation process for registration dossiers: e.g contacts for public notary service, trademark or translation service, typing, photocopying… / Hỗ trợ trong việc chuẩn bị các hồ sơ đăng ký: v.d. hợp đồng cho dịch vụ công chứng, dịch vụ đăng ký bản quyền thương mai hóa dịch thuật, đánh máy, photocopy…
• Submission of registration dossiers and other documents at Ministry of Health (overtime working may be required) / Nộp hồ sơ đăng ký và các giấy tờ khác cho Bộ Y Tế (có thể yêu cầu làm ngoài giờ)
• Assist to submit application for rep office registration and some other legal applications when required / Hỗ trợ cho việc nộp giấy tờ đăng ký văn phòng đại diện và một vài các đăng ký pháp lý khác khi có yêu cầu
• Proof reading package insert / Kiểm tra chính tả đơn hướng dẫn sử dụng
• Arrange visa, air ticket, accommodation for regulatory staff when travel / Sắp xếp xin thị thực, vé máy bay, phòng khách sạn cho nhân viên phòng đăng ký thuốc khi công tác

Sales support/Hỗ trợ bán hàng:
• Support check sales documents from North sales force
Hỗ trợ kiểm tra chứng từ hoạt động của nhóm kinh doanh miền Bắc
• Support collect the rate from supplier to select the best vendor
Hỗ trợ thu thập thông tin báo giá từ nhà cung cấp để lựa chọn vendor.
• Receive gimmick and parcel for Medrep
Nhận gimmick và phân chia cho Trình dược viên.
• Support HR (Send and receive docs. For staff)
Hỗ trợ phòng nhân sự ( Gửi và nhận chứng từ cho nhân viên kinh doanh FKB)
• Combination and support others department, keep contact with sales team to prepare for tender process
Phối hợp và hỗ trợ các phòng ban khác, liên hệ chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để chuẩn bị cho quá trình thầu.
• Support event: arrange service for sale team (visa, car, hotel, flight ticket, meeting room,…
Hỗ trợ tổ chức sự kiện: sắp xếp các dịch vụ cho bộ phận kinh doanh ( visa, thuê xe, khách sạn, vé máy bay, phòng họp…)
• Update new information for sales team, remind meeting schedule…
Cập nhật thông tin mới cho bộ phận kinh doanh, thông báo lịch hội nghị…
• Follow up FT order ( review the most effective processes)
Theo dõi đơn hàng FT ( Rà soát qui trình đạt hiệu quả tốt nhất)
Others / Khác:
• Other tasks as required by the superior/Các công việc khác theo như yêu cầu của cấp trên.

Requisite Qualification & Experience:
Yêu cầu trình độ chuyên môn & kinh nghiệm:

Qualification / Trình độ chuyên môn
• College or University Graduated – Medical or Phamacetical University is preferred / Cao đẳng hoặc Đại học tương ứng – Y hoặc Dược được ưu tiên

Skill / Kỹ năng:
• Customer Service oriented / Định hướng khách hàng
• Time management skills / Kỹ năng quản lý thời gian
• Excellent communication and problem solving skills / Giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt
• Committed to hard/smart work and continual learning / Cam kết làm việc chăm chỉ và liên tục học hỏi
• Computer skills and efficacy / Có kỹ năng vi tính và hiệu quả

- 13th Salary, Bonus
- Health care 24h
- Phone Allowance

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp