Admin Officer

Báo cáo cho Quản Lý Hành Chánh (Admin Manager)
Làm việc tại: Văn phòng chính Hồ Chí Minh
Thời gian làm việc: Thứ Hai - thứ Sáu, từ 8:00 đến 17:00

1. Công việc Hành chánh:
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc sử dụng toàn bộ trang thiết bị tài sản văn phòng, kiểm tra thường xuyên các loại máy móc để đảm bảo luôn vận hành tốt.
- Lưu trữ các hồ sơ hành chánh và cung cấp cho các phòng ban khi có nhu cầu và được duyệt.
- Làm việc với các NCC dịch vụ chung của Văn phòng: thuê văn phòng, nước uống, thư tín, taxi – xe thuê, vé máy bay, mực in-photocopy, văn phòng phẩm, cây xanh, điện thoại di động – cố định, thẻ xe, thẻ thang máy… đảm bảo cung cấp tốt dịch vụ. Đánh giá và đề xuất việc thay thế nếu dịch vụ không tốt như đã thỏa thuận với công ty.
- Chịu trách nhiệm xử lý nhanh chóng trong ngày các yêu cầu từ các phòng ban về vé máy bay, visa, xe công tác, khách sạn, namecard, … đảm bảo đúng theo Quy định công tác phí và đảm bảo thời gian công tác của nhân viên.
- Thanh toán – phân bổ các chi phí cố định & phát sinh hằng tháng trong công ty, đảm bảo thanh toán đầy đủ, chính xác chi phí, mã ngân sách, đúng thời hạn thanh toán. Lập bảng theo dõi theo từng khoản mục chi phí.
- Đề xuất kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình, sự kiện của Khối Văn phòng và các chi nhánh (nếu cần): Quốc tế thiếu nhi, Quốc tế Phụ nữ, Noel,… Tham gia tổ chức các chương trình toàn công ty Town Hall Meeting, Company trip, hội nghị...
- Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động hàng năm cho nhân viên: khám sức khỏe, đặt may và cấp phát đồng phục, áo mưa,…
- Sắp xếp lịch công tác của các xe công ty hợp lý. Kiểm tra và theo dõi việc thực hiện lịch công tác, lịch trình bảo dưỡng, sửa chữa, chi phí sử dụng.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, phối hợp việc thực hiện công việc của các Nhân viên lái xe và Nhân viên tạp vụ.
- Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định tại công ty, nội quy Văn phòng. Nhắc nhở việc thực hiện và báo cáo các trường hợp nhiều lần sai phạm.
2. Công việc Lễ tân:
- Chào đón khách, liên hệ nhân viên cần gặp và sắp xếp chỗ ngồi, phòng họp hợp lý cho khách. Phối hợp Nhân viên tạp vụ chuẩn bị chu đáo các cuộc họp quan trọng tại Văn phòng.
- Quản lý tổng đài, quản lý việc nhận – gửi thư tín đến đúng người nhận.
3. Các công việc khác:
- Sắp xếp, tổ chức công việc hợp lý, giải quyết triệt để, đưa ra các đánh giá và cải tiến trong công việc.
- Các nhiệm vụ được giao khác khi có phát sinh theo yêu cầu công việc.

1. Yêu cầu chung:
- Nữ, ngoại hình khá
- ĐỘ TUỔI: 21 - 25
- Ít nhất 6 tháng kinh nghiệm ở vị trí tương đương

2. Trình độ học vấn/bằng cấp chuyên môn:
- Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên
- Anh văn giao tiếp
- Thành thạo tin học văn phòng

3. Năng lực/các kỹ năng khác:
- Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt
- Năng động, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm cao
- Chủ động, chịu áp lực tốt trong công việc
- Cẩn thận, chu đáo, có tinh thần cầu tiến

- Attractive salary, bonus, career development
- Healthcare insurance
- Training, team building

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp