Admin Cum Receptionist

1. Công tác hành chính (50%):
- Sắp xếp việc đi lại, chỗ ở cho nhân viên, đối tác hoặc bên khác có liên quan đến công việc kinh doanh của công ty như: đặt vé máy bay, khách sạn, xe taxi, đặt chỗ nhà hàng v.v…
- Quản lý trang thiết bị văn phòng: lấy báo giá, sửa chữa, mua mới, cấp phát, theo dõi, kiểm tra và thanh toán theo quy trình.
- Quản lý văn phòng phẩm: lập dự trù hàng tháng, cấp phát, theo dõi xuất nhập tồn, thanh toán theo quy trình
- Quản lý xe oto công ty: Tạm ứng chi phí, xét duyệt chi phí, sắp xếp và điều phối xe khi có yêu cầu.
- Liên hệ và thực hiện các thủ tục: đăng ký và gia hạn thẻ gửi xe cho công nhân viên, đăng ký chuyển hàng vào / ra tòa nhà và các thủ tục khác với Ban quản lý tòa nhà để bảo đảm sự hoạt động bình thường của Chi nhánh
- Liên hệ phòng kế toán để thực hiện thanh toán theo quy trình cho nhà cung cấp

1. Công tác lễ tân và thư ký văn phòng (30%):
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin các cuộc điện thoại gọi đến.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác
- Theo dõi việc ra/ vào của nhân viên công ty và khách đến liên hệ công tác
- Theo dõi, tiếp nhận và gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu của các bộ phận.
- Tham gia tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện trong công ty: chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị trà nước, …
- Nhận công văn, tài liệu chuyển đến các bộ phận có liên quan
- Lấy số, vào sổ văn bản đi đến (file cứng và file mềm) và lưu trữ văn bản đi đến theo quy trình, quy định của công ty.

2. Hỗ trợ công tác nhân sự (10%):
- Chấm công theo quy định
- Hỗ trợ phòng nhân sự các công tác như: Mua Bảo hộ lao động, đồng phục văn phòng, thực hiện công tác tuyển dụng theo quy trình của công ty…

3. Phụ trách quản lý chi tiêu và tiền mặt của VP HCM (10%):
- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán phát sinh tại văn phòng đại diện cần thanh toán bằng tiền mặt và tiến hành thanh toán
- Làm hồ sơ tạm ứng tiền mặt mỗi quý, báo cáo chi phí, hồ sơ hoàn ứng tiền mặt khi kết thúc quý.

- Trình độ ngoại ngữ: có thể giao tiếp và viết tốt bằng tiếng Anh,
- Hiểu biết cơ bản về trang thiết bị văn phòng: máy in đa chức năng, điện thoại, máy chiếu, hệ thống khóa vân tay, hệ thống điện mạng văn phòng
- Kỹ năng tin học, CNTT: Sử dụng thành thạo word, excel cơ bản, power point
- Kỹ năng lưu trữ văn thư
- Khả năng quản lý dữ liệu, thông tin một cách hợp lý, lô-gíc
- Cần mẫn, tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc
- Có khả năng làm việc độc lập
- Không yêu cầu kinh nghiệm

- Mức lương và thưởng hấp dẫn
- 12 ngày nghỉ có lương
- Phụ cấp ăn trưa và điện thoại, xăng xe

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp