Acting Admin Manager

A. Hành chánh:
1. Tham mưu Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty
a. Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty.
b. Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ
c. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo hệ thống đã thiết lập
2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong Công ty, thông tin đến và đi
a. Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu…
b. Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử dụng con dấu.
c. Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
d. Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng Công ty
a. Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
b. Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng, nhà kho và khắc phục sửa chữa các sự cố.
c. Ký duyệt lệnh điều động và kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm... phương tiện vận chuyển (xe ôtô)
d. Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị, phương tiện… theo quy định của Công ty.
4. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc
a. Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc… của Công ty.
b. Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự, bảo vệ tài sản…và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện.
c. Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện.
d. Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
e. Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của Công ty.
5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty
a. Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty.
b. Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
c. Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng các văn bản tài liệu
d. giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
e. Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác, khách hàng…
6. Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty
a. Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sóc sức khoẻ. Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người lao động.
b. Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn tại Công ty cho người lao động. Trực tiếp duyệt thực đơn các bữa ăn hàng tháng và giám sát các cơ sở nấu ăn tổ chức nấu ăn và phục vụ bữa ăn cho CBCNV Công ty.
c. Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động: Văn hoá – văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen thưởng…
7. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc
a. Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các nhân viên trực thuộc.
b. Các nhân viên quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực. Phổ biến chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các nhân viên quản lý trực thuộc.
c. Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất thưởng, nâng hạ lương, điều chuyển....phù hợp.
d. Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ trách.
8. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
a. Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của Công ty.
b. Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêu cầu.
c. Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo.

B. Yêu cầu cho vị trí này:
1. Trình độ: Đại học trở lên
2. Kinh nghiệm: Có ít nhất 8 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý.
3. Kiến thức:
a. Có kiến thức về quản trị hành chính nhân sự.
b. Hiểu về các quy định pháp luật có liên quan.
c. Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
4. Kỹ năng:
a. Giao tiếp tốt.
b. Lập kế hoạch.
c. Tổ chức và giám sát công việc.
d. Phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
e. Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt giỏi Excel.
5. Khả năng:
a. Lãnh đạo.
b. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
c. Làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao.
d. Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức.
6. Phẩm chất cá nhân:
a. Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
b. Sáng tạo trong công việc.
Phúc lợi:
• Cơ hội huấn luyện: Cơ hội đào tạo, và thăng tiến trong công việc.
• Hưởng các quyền lợi cao hơn luật trong chính sách phúc lợi của công ty: 18 ngày phép năm, ngày giáng sinh, BH tai nạn sức khỏe cho nhân viên và người thân, tham gia chương trình dã ngoại, khám sức khỏe định kỳ hàng năm, team building hằng năm, tiệc tất niên...
• Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, có xe đưa đón tại quận 1, quận Tân Bình và thủ đức.
• Đóng các khoản BHXH trong thời gian thử việc
• Lương cao theo năng lực ứng viên, thưởng hấp dẫn theo kết quả kinh doanh hằng năm, lương tháng 13, tăng lương hàng năm, tiền điện thoại và các quyền lợi khác sẽ được trao đổi qua buổi phỏng vấn

- Lương cao theo năng lực ứng viên, thưởng hấp dẫn theo kết quả kinh doanh hàng quí và hằng năm
- Hưởng các quyền lợi cao hơn luật trong chính sách phúc lợi của công ty: BH rủi ro 24/24 .
- Đào tạo, và thăng tiến trong công việc. Có xe đưa rước, đóng các khoản Bảo hiểm xã hội in Probation

Hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng khi liên hệ trực tiếp