Top các kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất cho nhà lãnh đạo

Mục lục

Kỹ năng chuyên môn là yếu tố vô cùng quan trọng đối với chúng ta trong quá trình làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả và hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ một cách tốt nhất. Và đối với những người làm giám đốc, trưởng phòng hay quản lý đảm nhiệm các công tác quản lý dự án trong doanh nghiệp cũng vậy. Để có thể triển khai và thúc đẩy được quá trình thực hiện các dự án hiệu quả thì sẽ cần phải có sự kết hợp các kỹ năng nhất định với kiến thức chuyên môn và áp dụng vào thực tế công việc của dự án. Tuy nhiên, kỹ năng quản lý dự án sẽ không đơn thuần như tên gọi của nó mà còn sẽ bao gồm rất nhiều các kỹ năng liên quan khác. Cụ thể, những kỹ năng cần thiết mà bất kỳ một nhà quản lý dự án nào cũng không thể thiếu đó là:

1. Kỹ năng lãnh đạo tập thể

Là một nhà quản lý chắc chắn sẽ không thể thiếu đi khả năng lãnh đạo. Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu khi đảm nhiệm vị trí chức vụ này. Với tư cách là một nhà quản lý dự án, bạn sẽ không chỉ có trách nhiệm hoàn thành các công việc, nhiệm vụ được giao đúng thời hạn mà còn cần phải phụ trách cả một đội nhóm, một bộ phận nhất định.

Kỹ năng lãnh đạo sẽ thể hiện ở việc nắm bắt được toàn bộ các vấn đề liên quan đến đội ngũ nhân viên cấp dưới, các đầu công việc và quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên như thế nào. Thông qua đó họ có thể tiến hành chỉ đạo cũng như điều chỉnh các công việc sao cho phù hợp với năng lực của mỗi người.

Một người quản lý dự án có kỹ năng lãnh đạo tốt là người có thể lấy được sự tin tưởng, cảm phục từ nhân viên cấp dưới và sẵn sàng nghe theo các yêu cầu, sự chỉ đạo của họ trong công việc. Kỹ năng lãnh đạo không tự sinh ra mà bạn có thể học hỏi, rèn luyện, trau dồi từng ngày trong quá trình học tập, làm việc của mình.

2. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt

Một trong số những kỹ năng không thể thiếu đối với một người quản lý dự án đó chính là giao tiếp, đàm phán. Bởi công việc của họ sẽ là thường xuyên cần ra ngoài gặp gỡ, làm việc với rất nhiều đối tác, khách hàng khác nhau để bàn bạc, trao đổi về các vấn đề liên quan đến công việc cũng như ký kết hợp đồng. Do đó, cần phải có khả năng ứng xử, giao tiếp một cách linh hoạt, khéo léo, khả năng thương lượng, đàm phán thật tốt thì mới có thể mang lại thành công.

Ngoài ra, người quản lý dự án cũng cần phải thường xuyên tham gia vào các cuộc họp nội bộ với Ban lãnh đạo cấp cao, họp nhóm, tổ nhân viên mình phụ trách và cần thuyết trình các kế hoạch dự án, phổ biến, truyền đạt mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp đến nhân viên hay đứng ra để xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh, tranh chấp,… trong quá trình thực hiện các dự án của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, để có thể trở thành một nhà quản lý dự án giỏi, chuyên nghiệp thì hãy luôn rèn luyện thật tốt kỹ năng giao tiếp, đàm phán các bạn nhé!

3. Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc

Làm ở vị trí quản lý dự án, bạn sẽ là người đứng đầu tiếp nhận các công việc từ Ban lãnh đạo cấp trên đưa xuống và bố trí, sắp xếp, phân chia cho nhân viên cấp dưới của mình. Bởi vậy, kỹ năng lập lịch trình, tổ chức, sắp xếp công việc chắc chắn là yếu tố không thể thiếu.

Cụ thể bạn sẽ cần phải đưa ra các ý tưởng, lên các kế hoạch thực hiện các công việc trong dự án của doanh nghiệp, sắp xếp các bước theo một quy trình nhất định và triển khai xuống đội ngũ nhân viên, đưa ra các phương án, giải pháp tối ưu nhất cho quá trình thực hiện nhiệm vụ. Và để làm được điều này thì các mục tiêu lớn nên được phân chia thành từng mục tiêu nhỏ và thực hiện theo các mốc thời gian nhất định.

4. Kỹ năng quản lý các dự án

Một nhà quản lý dự án thì chắc chắn kỹ năng quan trọng nhất sẽ là khả năng quản lý toàn bộ các vấn đề cần thiết, liên quan đến dự án mà mình đang thực hiện đó là các rủi ro có thể xảy ra, chi phí thực hiện như thế nào, tiến độ làm việc ra sao,…

4.1. Quản lý các vấn đề rủi ro trong công việc

Trong sản xuất, kinh doanh tại các tổ chức, doanh nghiệp thì vấn đề về rủi ro, sự cố phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Bạn có thể gặp rất nhiều tình huống mà mình không thể lường trước được có liên quan đến nhân sự, các yếu tố kỹ thuật, môi trường bên ngoài, sự thay đổi kế hoạch,… Chính bởi vậy mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có một người đứng đầu để quản lý và xử lý, giải quyết các vấn đề này.

Một người quản lý dự án sẽ phải có tầm nhìn xa trông rộng, nắm bắt được sự biến đổi thường xuyên, liên tục của thị trường và các vấn đề xung quanh, có khả năng dự đoán được các rủi ro có thể xảy ra đối với quá trình thực hiện dự án để từ đó lên kế hoạch chi tiết, cụ thể, các phương án dự phòng cho các trường hợp không may. Dù quy mô hoạt động của doanh nghiệp hay các dự án là lớn hay nhỏ thì đây vẫn là điều rất cần thiết, đảm bảo các thiệt hại, ảnh hưởng đến doanh nghiệp là ít nhất.

Và đối với các trường hợp rủi ro nằm ngoài sự kiểm soát và dự đoán thì các nhà quản lý sẽ cần phải thật bình tĩnh, tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự việc và nhanh chóng có được phương án để xử lý, không gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp cũng như các khách hàng, đối tác có liên quan.

4.2. Quản lý các vấn đề về chi phí sản xuất, kinh doanh

Quản lý về chi phí sản xuất, kinh doanh, ngân sách cho dự án là điều không đơn giản. Rất nhiều người đã nghĩ rằng chỉ cần có nguồn vốn lớn, nhiều tiền thì sẽ có thể thực hiện các dự án nhanh chóng và mang về hiệu quả tốt hơn. Tuy nhiên, đây lại là một sai lầm vô cùng lớn mà nếu còn giữ quan điểm như vậy thì sẽ không thể mang lại thành công trong công việc.

Một người quản lý dự án giỏi là người phải có khả năng nắm bắt và quản lý được mọi vấn đề về chi phí thực hiện dự án như thế nào, các công đoạn sẽ tiêu tốn bao nhiêu ngân sách. Do đó, khi nhận được dự kiến ngân sách cho các dự án, người quản lý sẽ cần phải có khả năng tính toán, đảm bảo được rằng số tiền đó phù hợp và đủ để đáp ứng về nhu cầu tài chính cho dự án.

Điều thứ 2 cần phải có ở một nhà quản lý dự án trong vấn đề này đó chính là phải có khả năng kiểm soát được các chi phí sử dụng trong các công đoạn, nhiệm vụ của dự án. Đây là một công việc khá khó và nhà quản lý sẽ cần phải có thời gian để thực hiện nghiên cứu làm sao cho việc chi tiêu được hợp lý, từ đó có thể khắc phục được các sự cố, tình huống bất ngờ và mang lại thành công cho dự án.

4.3. Quản lý quá trình thực hiện nhiệm vụ

Không có dự án nào mà lại không có các nhiệm vụ và việc quản lý thật tốt các nhiệm vụ đó chính là trách nhiệm của các nhà quản lý dự án. Toàn bộ các nhiệm vụ đều được vạch ra một cách có cơ sở và có sự liên kết, là chiếc cầu nối mọi hoạt động trong dự án lại với nhau. Và một nhà quản lý giỏi sẽ có khả năng tìm kiếm được các công cụ phù hợp để quản lý các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn, nhằm nâng cao, phát huy được tối đa các kỹ năng và tinh thần làm việc nhóm cho đội ngũ nhân viên cấp dưới cũng như các đội nhóm mà mình đang quản lý trong dự án.

Các nhà quản lý trong quá trình theo sát các nhiệm vụ này cũng cần phải thường xuyên cập nhật về tình trạng thực hiện như thế nào, đã hoàn thành hay chưa, cần phải hỗ trợ trong công tác nào hay đề ra các nhiệm vụ mới trong thời gian sắp tới cho nhân viên.

4.4. Quản lý thời gian, tiến độ thực hiện công việc

Một khía cạnh cũng rất cần thiết, quan trọng trong kỹ năng quản lý dự án của người lãnh đạo đó chính là biết cách quản lý về thời gian và tiến độ thực hiện các công việc trong dự án như thế nào?

Đối với mỗi dự án đều sẽ đưa ra thời hạn cụ thể để thực hiện. Do đó, người quản lý không chỉ phải theo dõi sát sao thời gian thực hiện công việc của nhân viên, các bộ phận liên quan mà còn phải kiểm soát được công việc của chính mình. Kỹ năng quản lý thời gian cũng thể hiện ở việc bạn biết đánh giá và ưu tiên những công việc quan trọng và cần tiến hành làm trước để đẩy nhanh tiến độ, theo kịp deadline mà công việc đã đặt ra.

Ngoài ra, các nhà quản lý dự án cũng cần biết cách tôn trọng quỹ thời gian của người khác, cần chú ý đến các vấn đề nhỏ nhất ngay cả việc sắp xếp thời gian cho các cuộc họp với nhóm, bộ phận sao cho phù hợp và không ảnh hưởng đến quá trình làm việc, tiến độ thực hiện dự án của mọi người.

Có thể thấy, kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý, lãnh đạo trong doanh nghiệp hiện nay để đảm bảo mang đến hiệu quả công việc tốt nhất. Hy vọng những thông tin mà timviec24h.vn chia sẻ trên đây sẽ hữu ích và giúp các bạn có thể đạt được thành công trong sự nghiệp nhé

Đăng ngày 20/11/2020, 7 lượt xem