Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế giúp công việc thuận lợi

1. Thống nhất quan điểm cho công tác chuẩn bị tiếp đón đoàn thanh tra thuế

Khi đoàn thanh tra thuế có kế hoạch tới thanh tra, họ sẽ báo trước cho bạn trong khoảng thời gian nhất định, điều đó giúp bạn có công tác chuẩn bị tốt hơn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp hi hữu mà doanh nghiệp không biết trước về vấn đề này.

Khi đoàn thanh tra thuế tới doanh nghiệp, họ có thể sẽ đề nghị doanh nghiệp tới đón bằng ô tô của doanh nghiệp (phần lớn là đối với các doanh nghiệp lớn). Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên thỏa hiệp điều kiện này. Đoàn thuế muốn tới thanh tra thì chắc chắn họ cũng sẽ có chuẩn bị phương tiện cho mình.

Tiếp theo, bạn hãy chuẩn bị đồ để tiếp đón như: hoa quả, bánh kẹo, nước (nước lọc đóng chai 350 – 500 ml). Những đồ dùng để tiếp đón này cần phải là đồ ngon, trông lịch sự. Sau bước mời dùng đồ thì những người phụ trách tiếp đón cần mời đoàn thanh tra thuế tới bộ phận kế toán.

Các nhân viên kế toán trước đó đã có sự chuẩn bị kỹ càng về các giấy tờ, sổ sách, các chứng từ, hóa đơn... được phân chia rõ ràng về thời gian, được sắp xếp một cách có khoa học, nghiệp vụ... Sau đó trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của đoàn thành tra thuế trong quá trình họ đang kiểm tra, rà soát.

Thông thường, đoàn thanh tra thuế khi thanh tra một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn thì trong khoảng từ 3-5 ngày, chính vì thế mà doanh nghiệp cần có kế hoạch tiếp đãi đoàn thanh tra trong những ngày đó như: kế hoạch ăn trưa, ăn tối, lựa chọn nhà hàng, quán ăn lịch sự.

Thường những người phụ trách đi ăn cùng đoàn thanh tra là những vị sếp, tuy nhiên không phải lãnh đạo của doanh nghiệp nào cũng sẽ có thời gian tuyệt đối cho mấy ngày đoàn thanh tra làm việc. Chính vì thế, doanh nghiệp nên dự trù khoản ngân quỹ để có thể chi trả cho đoàn thanh tra tại các nhà hàng khi không thể có ai cùng dùng bữa, đoàn thanh tra sẽ phải tự đi ăn nhưng doanh nghiệp sẽ khéo léo mời đoàn thanh tra trong các bữa ăn này.

Khi đoàn thanh tra tới thì các kế toán có năng lực, trình độ được phân công phụ trách sẽ phải chịu trách nhiệm chính về việc quyết toán và quá trình giải trình các vấn đề liên quan tới kế toán và thuế của doanh nghiệp.

2. Kinh nghiệm làm việc trong suốt quá trình đoàn thanh tra kiểm tra

Trong quá trình đoàn thanh tra thuế tới và bắt đầu làm việc, các kế toán viên được giao nhiệm vụ phụ trách tiếp đón cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

2.1. Về thái độ trong suốt quá trình làm việc với đoàn thanh tra thuế

Nhân viên kế toán phụ trách tiếp đón đoàn thanh tra thuế cần phải có năng lực, tính cách cởi mở, thái độ hợp tác với các cán bộ thanh tra trong suốt quá trình thanh tra làm việc nhằm tạo ra không khí thoải mái, không tạo những căng thẳng giữa 2 bên.

Nếu có bất cứ vấn đề gì trong quá trình làm việc, các thông tin được thanh tra hỏi mà kế toán chưa chắc chắn thì sẽ cần phải đề xuất xem xét lại sau đó tiến hành giải trình sau đó.

Trước mỗi vấn đề, cần khéo léo để đưa vào các Nghị định, Luật định... vào giải thích các vấn đề, tuy nhiên thì các kế toán không nên lạm dụng vấn đề này. Sự khéo léo của bạn sẽ tránh gây ra những ức chế đối với các cán bộ thanh tra.

Bên cạnh đó, người phụ trách tiếp đón đoàn thuế không nên quá chú ý vào những chi tiết nhỏ lẻ, hãy tập trung vào những vấn đề nghiêm trọng hơn mà doanh nghiệp mắc phải. Bạn hãy luôn thể hiện rằng bản thân mình là người tôn trọng người khác, biết lắng nghe và hiểu vấn đề.

Bạn cũng không nên quá bảo thủ để khăng khăng bảo vệ ý kiến cá nhân, hãy luôn có tinh thần hợp tác, nếu đoàn thanh tra nhận được một thông tin hoàn toàn sai sự thật thì cũng dùng thái độ từ tốn để góp ý với họ, bạn không chắc chắn được rằng mọi vấn đề về thuế và kế toán bạn có thể tinh thông hơn họ đâu.

Đồng thời, bạn không nên kiếm cớ để lái sang các chủ đề khác, không nói những chuyện không có liên quan, bạn hãy tập trung vào vấn đề đang bàn luận của công việc bằng thái độ nghiêm túc. Bạn cũng cần giữ khoảng cách nhất định với các cán bộ thanh tra thuế, không nên quá thân thiết gần gũi, luôn ở mức độ tôn trọng.

2.2. Về chuyên môn và giấy tờ

Đầu tiên, doanh nghiệp hãy chuẩn bị đội ngũ nhân sự phù hợp, nắm rõ mọi vấn đề liên quan tới sổ sách để có thể giải trình bất cứ vấn đề gì khi được thanh tra yêu cầu. Một số công tác cần phải tiến hành chuẩn bị kỹ càng để thuận lợi cho quá trình thanh tra như sau:

2.2.1. Sắp xếp các chứng từ gốc

Kế toán cần tập hợp lại hết các chứng từ gốc để tiến hành sắp xếp theo tháng, sau đó sắp xếp các chứng từ này theo thứ tự trong danh sách bảng kê thuế đầu vào và đầu ra. Sau khi đã sắp xếp đâu vào đấy rồi thì kế toán cần phải làm báo cáo và gửi cho cơ quan thế.

Chứng từ gốc gồm hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra được sắp xếp và kẹp cùng với tờ khai của thuế giá trị gia tăng.

Trong các nhóm giấy tờ chứng từ cần chuẩn bị cần phải kèm theo các yếu tố sau:

+ Đối với hóa đơn xuất hàng thì cần kẹp cùng với tờ phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng thanh lý hàng hóa/sản phẩm (nếu có).

+ Đối với hóa đơn mua hàng thì cần phải kẹp cùng với phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, phiếu nhập kho, hợp đồng thanh lý sản phẩm/hàng hóa (nếu có).

+ Trường hợp mua/bán chịu thì kế toán cần phải kẹp các phiếu hạch toán, xuất/nhập kho, hợp đồng mua bán (nếu có).

Đối với các chứng từ thì cần phải phân riêng chứng từ của tháng nào ra tháng ấy, kẹp riêng và có bìa rõ ràng lịch sự. Tất cả những giấy tờ kế toán này đều cần phải có chữ ký của người có thẩm quyền (theo chức danh).

2.2.2. Sắp xếp báo cáo kế toán

Bộ phận kế toán cần phải lưu trữ lại tất cả các giấy tờ, báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế từ trước. Các báo cáo của từng năm sẽ được kẹp vào cùng với chứng từ của năm tương ứng với báo cáo kế toán đó đã được gửi lên cơ quan thuế.

2.2.3. Chuẩn bị Nhật ký chung

Bộ phận kế toán sẽ phải chuẩn bị các sổ sách dưới dạng Nhật ký chung, gồm những sổ sách: Sổ bán hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiền, sổ thu tiền, sổ công nợ. Cùng với các sổ sách này thì cần một số yếu tố khác nữa đó là: Biên bản xác nhận công nợ (mỗi cuối năm nếu có), sổ cái, sổ thống kê và quản lý các tài sản cố định, sổ khấu hao (tài sản cố định, công cụ, dụng cụ).

Ngoài ra, bộ phận kế toán cần phải chuẩn bị đầy đủ các hợp đồng kinh tế, các hồ sơ về mặt pháp lý và nhiều giấy tờ khác mà bộ phận kế toán quản lý.

Trên đây là những kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế được rút ra từ thực tiễn giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch để tiếp đón đoàn thanh tra khi họ tới kiểm tra tình hình nộp thuế của doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm việc làm kế toán thì hãy để timviec24h.vn đồng hành cùng với bạn trong suốt quá trình tìm việc.