1. Thủ tục kiểm soát là gì?
1.1. Khái niệm thủ tục kiểm soát
Để hiểu rõ được khái niệm thủ tục kiểm soát cũng như hiểu rõ thủ tục kiểm soát là gì chúng ta cần tách rõ ra làm 2 ý là thủ tục và kiểm soát. Từ đó có thể hiểu rằng tất cả những thủ tục, phục vụ cho mục đích kiểm soát, duy trì trật tự trong doanh nghiệp đều được coi là thủ tục kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát là tất cả những quy chế, quy định, nội quy do ban lãnh đạo của các doanh nghiệp đề ra và chỉ đạo thực hiện trực tiếp trong doanh nghiệp của mình để tất cả các bộ máy hoạt động có quy củ hơn. Việc đề ra các thủ tục kiểm soát là yếu tố phổ biến đối với các doanh nghiệp dù là ở mức hộ gia đình hay là những doanh nghiệp lâu năm. Vì đây sẽ là tiền đề quyết định đến mức độ hiệu quả và trơn tru của từng bộ phận trong công ty.
1.2. Có bao nhiêu loại thủ tục kiểm soát
Cho tới hiện nay có 2 loại thủ tục kiểm soát được các doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất là:
1.2.1. Thủ tục kiểm soát trực tiếp
Là các quy trình, thủ tục đáp ứng việc quản lý các thông tin ở mức độ chi tiết nhất, thủ tục kiểm soát trực tiếp thường được các ban lãnh đạo áp dụng rộng rãi và phổ biến nhằm mục tiêu:
- Kiểm soát bảo vệ
- kiểm soát quản lý
- kiểm soát xử lý
Mỗi một mục tiêu đều ứng với một đối tượng riêng biệt, với kiểm soát bảo vệ đối tượng được hướng tới là những thông tin quý giá, tài sản quan trọng. Với kiểm soát quản lý thì mục tiêu là nhân sự. Cuối cùng đối với kiểm soát xử lý chính là những sự việc xảy ra được lưu lại qua những phương tiện thông tin.
1.2.2. thủ tục kiểm soát gián tiếp
Thủ tục kiểm soát gián tiếp hay còn được gọi là thủ tục kiểm soát tổng quát, là quá trình tận dụng các phương tiện để kiểm soát nhiều hệ thống khác nhau.
1.3. Ưu điểm của thủ tục kiểm soát
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu thống kê kế toán cũng như báo cáo tài chính của công ty.
- Giảm thiểu nguy cơ gian lận gây rủi ro mất tài sản của công ty do nhân viên hoặc bên thứ 3 gây ra.
-Giảm thiểu những rủi ro mà nhân viên vô tình gây ra có thể ảnh hưởng tới công ty.
- Tăng tính chuyên nghiệp qua đánh giá của các đối tác.
2. Các nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp
2.1. Nguyên tắc ủy quyền , phê duyệt
Mỗi một cấp quản lý khác nhau sẽ có những quyền phê duyệt hạn mức tài chính, thông tin hoặc thậm chí là nhân sự của doanh nghiệp. Giả sử nếu xét theo hạn mức chi phí công ty chu cấp phục vụ vào mục đích công việc thì quản lý trung cấp sẽ có thẩm quyền với hạn mức nhỏ hơn hoặc bằng 5 triệu, quản lý cao cấp sẽ lớn hơn 5tr và nhỏ hơn hoặc bằng 10tr cứ vậy tăng tiến lên. Đồng thời khi xét duyệt đơn hoặc duyệt chi sẽ cần ít nhất 2 người xét duyệt trong đó 1 người chịu trách nhiệm theo dõi khoản chi hoặc biểu đơn đã được đề lên.
2.2. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Thủ tục kiểm soát nhằm kiểm tra mức độ tuân thủ của nhân viên đối với các quy trình. Chính vì vậy, quy trình càng cụ thể với sự phân công rạch ròi, chi tiết giữa các bộ phận và các nhân viên trong cùng một bộ phận sẽ là nền tảng chính để tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm soát. Điều này cũng tránh việc “cha chung không ai khóc” đổ trách nhiệm khi xử lý các nghiệp vụ công ty hoặc khi có sự cố xảy ra.
Đồng thời, việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với nhau sẽ dần dần thiết lập tiến trình kiểm soát tự động. Kết quả do một nhân viên tạo ra sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên khác qua đó hạn chế tối đa sự sai sót và rủi ro khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi cho bản thân.
2.3. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Kiêm nhiệm ở đây là chỉ sự phụ trách nhiều vấn đề quan trọng bởi cùng 1 cá nhân. Chính vì vậy việc bất kiêm nhiệm sẽ giảm thiểu được tối đa nguy cơ cá nhân đó tận dụng khả năng để trục lợi. Đồng thời việc quá nhiều công việc được giao phó cho 1 người sẽ gia tăng tỉ lệ bị gãy mắt xích, gián đoạn quá trình làm việc khi cá nhân đó xảy ra những vấn đề bất khả kháng và không thể đi làm trong một khoảng thời gian. Chính vì vậy khi công ty thực sự thiếu nhân lực và cần đến tình trạng kiêm nhiệm thì ban lãnh đạo nên cân nhắc thật kĩ, tránh xảy ra tình trạng ngoài ý muốn.
2.4. Nguyên tắc báo cáo bất thường
Đây là nguyên tắc mà phía doanh nghiệp đặt ra vừa để bảo vệ cho công ty nhưng cũng đồng thời giúp người lao động không bị thiệt thòi. Khi có chuyện bất thường xảy ra, các nhân viên phải ngay lập tức có báo cáo đối với cấp trên hoặc những người có đủ thẩm quyền để giải quyết. Tránh tình trạng sự việc đã xảy ra được một khoảng thời gian mới có thắc mắc. Lúc này phía bên lãnh đạo cũng không thể xác thực về tính đúng đắn của báo cáo cũng như giải quyết được cho phía nhân viên.
2.5. Nguyên tắc đối chiếu, kiểm tra và theo dõi
Mỗi một bộ máy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra cũng như theo dõi sát sao những sự kiện xảy ra, công việc được giao và công việc đã hoàn thành. Điều này cũng giúp làm giảm thiểu tối đa những thiệt hại mà phía người lao động vô tình gây ra.
Đồng thời việc có bộ phận đánh giá sẽ cho biết được mức độ hoạt động của từng bộ phận qua đó có những phương pháp khen thưởng hoặc nhắc nhở, xử lý.
3. Các yếu tố quan trọng để tiến hành thủ tục kiểm soát hiệu quả
- Môi trường văn minh, trung thực và có sự rõ ràng trong quá trình phân công công việc.
- Những quy trình hoạt động, quy trình kiểm soát nội bộ được thông báo qua 2 hình thức văn bản và truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên trong công ty có thể nắm rõ được và thực hiện.
- Tất cả những hoạt động liên quan tới tài chính phải được ủy quyền cho cá nhân thích hợp.
- Đảm bảo sự tuân thủ các quy trình kiểm soát của tất cả các thành viên trong công ty.
- Nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và đánh giá phải được tiến hành cẩn thận và thông báo kết quả kiểm tra một cách công khai.
- Tất cả mọi giao dịch dù là nội bộ hay với đối tác đều phải được lưu trữ lại tránh việc có thắc mắc sau này.
- Liên tục tiến hành các cuộc kiểm định năng lực định kỳ để kiểm tra, rà soát năng lực của nhân viên.
Với việc các doanh nghiệp không ngừng phát triển và mở rộng thì quả thực thủ tục kiểm soát là không thể thiếu được. timviec24h.vn mong rằng qua bài viết này các bạn đã có thể hiểu được thủ tục kiểm soát là gì? Vai trò của thủ tục kiểm soát cũng như làm thế nào để ứng dụng thủ tục kiểm soát hiệu quả trong một doanh nghiệp.
