Tìm hiểu quy trình lập báo cáo kế toán quản trị cơ bản

Mục lục

Nếu như bạn muốn tạo được một hình ảnh tốt đẹp trong mắt của sếp thì nhất định không thể không biết cách làm báo cáo kế toán quản trị. Trong trường hợp chưa thực sự tự tin với khả năng đó của mình thì đừng ngại học hỏi những người giàu kinh nghiệm đi trước nhé. Đọc bài viết dưới đây sẽ là một cách giúp bạn mở rộng, củng cố kiến thức một cách hiệu quả nhất.

Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị chính là một chuỗi quá trình tiến hành các hoạt động bao gồm: thu thập, phân tích và tổng hợp các  nguồn dữ liệu (tài chính, phi tài chính) để tạo ra các báo cáo kế toán quản trị. Những bản báo cáo này sẽ được cung cấp đến cho nhà quản lý doanh nghiệp. Quy trình này cụ thể sẽ được tiến hành qua những bước dưới đây. Hãy theo dõi để nắm rõ nội dung từng bước thực hiện bạn nhé.

1. Bước 1 – Tìm hiểu nhu cầu về thông tin kế toán quản trị

1.1. Bản chất

Đây là giai đoạn đầu tiên mà các kế toán viên sẽ thực hiện để bắt đầu nghiệp vụ lập báo cáo kế toán quản trị. Họ sẽ tiếp nhận những nhu cầu của các nhà quản lý về việc sử dụng thông tin, qua đó có thể xác định rõ ràng mục đích của báo cáo sẽ được lập.

Ở bước đầu tiên, người kế toán cần phải xác định được một số nội dung sau:

- Đối tượng cần sử dụng thông tin, họ là ai?

- Thông tin là gì?

- Yêu cầu với thông tin: chi phí, thời hạn.

Bước mở đầu này mới chỉ xây dựng nội dung báo cáo dựa vào những nhu cầu  thông tin của nhà quản trị. Người kế toán sẽ phải xác định được đâu là nội dung thông tin quan trọng và phân loại nó thuộc dạng thông tin nào: định tính hay định lượng? Chọn lọc những thông tin cần trình bày.

1.2. Cơ sở lý thuyết của quy trình

Mỗi một nhà quản lý khi khai thác thông tin dữ liệu chủ yếu vẫn là phục vụ cho mục đích quản lý điều hành toàn doanh nghiệp.Đó là lý do đại đa số các báo cáo kế toán quản trị đều thiên về nội dung báo cáo tình hình thực hiện của hoạt động kế toán và dự toán. Nhiều cuộc khảo sát được thực hiện ở các doanh nghiệp đều cho kết quả mang nét tương đồng với nhau như sau:

Các đơn vị đều cung cấp những báo cáo về lợi nhuận, chi phí, thu chi, dự toán. Kế toán viên sẽ lập theo định kỳ, có thể là định kỳ tháng hay định kỳ quý, hoặc cũng có khi lập theo yêu cầu phát sinh từ ban giám đốc.

2. Bước 2 – Thu thập dữ liệu để làm báo cáo kế toán quản trị

2.1. Bản chất của giai đoạn

Ở bước này, người nhân viên kế toán sẽ tập hợp các dữ liệu thu thập được để lấy đó làm căn cứ cho việc lập, trình bày báo cáo. Những luồng thông tin thu thập sẽ toàn diện gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Trong đó, đối với dữ liệu bên trong, bạn cần xác định các yếu tố cần lấy từ hai nguồn, đó là hệ thống kế toán tài chính và hệ thống khác có sự gắn kết với hoạt động kế toán. Còn khi bạn thu thập dữ liệu từ bên ngoài, hãy quan tâm chủ yếu tới những chiến lược hơn là những quyết định về việc điều hành.   

2.2. Thực trạng thu thập dữ liệu

Thu thập chủ yếu là thông tin liên quan về tài chính, chúng được thiết lập dựa trên cơ sở từ nguồn tin cung cấp bởi bộ phận kế toán; với những yếu tố phi tài chính thì sẽ được nhận từ những bộ phận khác và từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp.

Thông tin thu thập gồm có: năng suất lao động, tiền lương, năng lực,… Các yếu tố này được lấy từ bộ phận nhân sự hay từ trực tiếp người phụ trách, quản lý phòng ban. Những thông tin liên quan đến vật lực thì sẽ thu thập từ các đơn vị quản lý tài sản doanh nghiệp và bộ phận Kỹ thuật,… Nhìn chung, tùy từng cơ cấu phòng ban được tổ chức ở doanh nghiệp cụ thể như thế nào thì sẽ là cơ sở cho bộ phận kế toán thu thập dữ liệu. Ngoài ra, kế toán có thể thu thập thông tin bên ngoài doanh nghiệp thông qua ý kiến đánh giá của khách hàng.

Sau quá trình thu thập dữ liệu, đa số kế toán viên của các doanh nghiệp đều nói rằng, đa phần các nhà quản trị tận dụng dữ liệu được thu thập từ nguồn nội bộ, cụ thể là thông qua bộ phận tài chính – kế toán doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các dữ liệu được lấy từ các phòng ban như nhân sự, hành chính,… cũng có thể phục vụ đắc lực cho việc lập báo cáo

2.3. Phương pháp thu thập dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu được tiến hành qua các phương pháp: thu thập thủ công, thu thập qua những phần mềm hỗ trợ. Người kế toán sẽ thu thập vào cuối ngày vì trong một ngày dài làm việc có nhiều sự kiện sẽ diễn ra, cuối ngày là thời gian thích hợp để thu thập đầy đủ, hiệu quả những nguồn dữ liệu đó. Ngoài những phương pháp phổ biến trên, người kế toán viên cũng có thể thu thập qua việc tiến hành các cuộc điều tra, khảo sát, tài nguyên dữ liệu lấy từ nguồn internet hay báo đài, qua nguồn tin được công bố chính thức từ chính phủ có liên quan đến lĩnh vực đang cần thu thập thông tin.

3. Bước 3 - Xử lý phân tích dữ liệu

3.1. Bản chất của việc phân tích dữ liệu

Sau hai bước trên, kế toán viên đã có được những thông tin cần thiết, có giá trị mà nhà quản trị cần. Nhiệm vụ tiếp theo của bạn sẽ là phân tích và xử lý nguồn dữ liệu đó. Để việc làm này diễn ra nhanh chóng thì sẽ thực hiện các công cụ và kỹ thuật thuộc chuyên ngành kế toán.

3.2. Cơ sở xác định phân tích dữ liệu

Vì nguồn dữ liệu được lấy từ hệ thống kế toán cho nên việc phân tích, xử lý chúng cũng sẽ thông qua hệ thống này. Những kỹ thuật, công cụ phân tích dữ liệu được sử dụng đều đơn giản và ít dùng. Điều đó làm giảm đi khả năng thích hợp của thông tin, không phụ vụ triệu để trong việc giúp các nhà quản trị đưa ra được các quyết định điều hành.

Những nguồn dữ liệu phân tích được để phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị ở dạng thô cho nên kế toán sẽ phải lọc bỏ toàn bộ những thông tin không cần thiết và thông tin thừa, trùng lặp, hoặc bóc tách những thuộc tính như thời gian, địa điểm, tên bộ phận, phòng ban,…

Kế toán viên cần phân nhóm cho các dữ liệu, những loại có cùng thuộc tính sẽ xếp vào cùng một nhóm với nhau và được sắp xếp vào cùng danh mục để đáp ứng nhu cầu thông tin của quản lý. Để sắp xếp chuẩn xác thì các dữ liệu cần phải được thu thập, đánh giá dựa trên sự liên kết giữa các yếu tố gồm có phương pháp phân tích, tiền tệ. Sau đó đưa ra nhận định, khuyến nghị.

4. Bước 4 - Lập – trình bày báo cáo kế toán quản trị

4.1. Bản chất

Giai đoạn này mang bản chất là truyền đạt lại các thông tin thông qua văn bản nhằm hỗ trợ người quản lý lập kế hoạch, đưa ra quyết định chính xác cuối cùng. Bước thứ tư này sẽ mang tính chất linh hoạt hơn, kế toán viên sẽ chủ động lập, trình bày báo cáo dựa trên các nguồn dữ liệu đã thu thập, phân tích được thay vì áp đặt theo một khuôn mẫu chung cố định nào đó. Theo đó, người kế toán viên có thể dùng nhiều phương pháp để lập báo cáo kế toán quản trị đảm bảo được sự ngắn gọn, dễ hiểu và súc tích.

4.2. Phương thức lập – trình bày báo cáo

Việc lập báo cáo kế toán quản trị được lập bằng những phương pháp khá đơn giản, có thể bằng lời nói hay lập ở dạng thông tin ngắn gửi qua email hay thậm chí có khi gửi qua tin nhắn sms cũng được. Dù bằng cách nào thì bản báo cáo vẫn cần đảm bảo có đầy đủ hai yếu tố là tiêu đề, nội dung. Nội dung được thể hiện bằng bảng số liệu kèm theo giải thích, chú thích hay kiến nghị, có thể được trình bày ở các dạng như đồ thị, biểu đồ sẽ mang đến lợi ích so sánh cao.

Một trong những yêu cầu quan trọng khi lập báo cáo kế toán quản trị đó chính là đảm bảo được sự kết nối giữa yếu tố tài chính với yếu tố phi tài chính. Bởi vì độ đáng tin cậy của yếu tố ngoài tài chính còn phụ thuộc nhiều vào khả năng của người kế toán trong việc thu thập, lập báo cáo  cho nên bạn sẽ phải trích dẫn nguồn rõ ràng khi trình bày để nói rõ thông tin dữ liệu bạn thu thập được từ đâu, phương pháp nào.

Đồng thời đừng quên nắm rõ cấu trúc của một bản báo cáo bao gồm:

- Tiêu đề: tiêu đề cần phải ngắn gọn, thể hiện  thật rõ ràng nội dung báo cáo. Kèm theo là các thông tin: Người lập, Người dùng báo cáo, Thời gian lập.

- Nội dung báo cáo: Trường hợp bản báo cáo có nhiều nội dung thì kế toán lập cần đặt mục lục để giúp bản báo cáo rõ ràng, cho các nhà quản lý dễ theo dõi hơn. Mỗi một phần trong đó phải đặt đề mục với bước đánh số rõ ràng, trình bày một nội dung cụ thể.

- Các điều khoản tham chiếu: Nêu rõ ràng mục đích báo cáo, các điểm còn hạn chế và phạm vi thể hiện của báo cáo.

- Nguồn thông tin: Nên trình bày một cách rõ ràng, có giải thích chi tiết với từng nội dung nếu như báo cáo về kết quả nghiên cứu nào đó.

- Phụ lục: giải thích cụ thể, sơ đồ, bảng biểu được đặt ở phần này.

- Tóm tắt khuyến nghị: Báo cáo kế toán quản trị thường sẽ gồm cả những kiến nghị/ kết luận và chúng được đưa ra bởi kế toán lập báo cáo. Chúng có thể được đưa vào đầu báo cáo, ngay khi điều khoản báo cáo được giới thiệu, tuyên bố; tiếp theo sẽ được trình bày ở nội dung chính nhưng vị trí ở cuối báo cáo.

- Nếu bật vấn đề quan trọng.

5. Bước 5 - Công bố báo cáo

5.1. Đặc điểm

- Đối tượng: báo cáo kế toán quản trị vốn không được công bố rộng rãi ở phạm vi bên ngoài doanh nghiệp, chúng chỉ được gửi tới nhiều nhà quản lý ở các cấp bậc khác nhau gồm: quản lý cơ sở, quản lý cấp trung, quản lý cấp cao.

- Kỳ báo cáo: tần suất của việc báo cáo sẽ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu thông tin từ người quản lý. Kỳ báo cáo này có thể diễn ra theo định kỳ được quy định sẵn hoặc thậm chí diễn ra bất kể thời điểm nào chỉ cần nhà quản lý đưa ra yêu cầu.

- Hình thức tiến hành công bố: Người ta có thể công bố báo cáo bằng nhiều hình thức, có thể công bố bằng lời nói, bằng văn bản hay như đã nhắc tới ở trên đó là công bố qua bảng điều khiển trong máy tính. Nhiều doanh nghiệp dùng chính phần mềm quản trị doanh nghiệp để đảm bảo tiện lợi trong giải quyết công việc.

- Lưu trữ báo cáo: Lưu trữ báo cáo hiệu quả là việc đảm bảo mức độ bảo mật của thông tin.  Báo cáo này chỉ lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp và được cung cấp cho những người có thẩm quyền thuộc cấp quản lý.

5.2. Thực tế của việc công bố báo cáo tại doanh nghiệp

Ở trên chúng ta mới nhắc tới việc công bố báo cáo cho nhà quản lý thuộc các cấp quản trị khác nhau, như vậy sẽ có nhiều kế toán tỏ rõ sự mơ hồ ở những ngày đầu nhận việc. Họ sẽ không biết phải trình báo cáo kế toán quản trị đến ai, Vậy thì theo dõi tiếp thông tin bên dưới đây để làm sáng tỏ điều còn trăn trở nhé.

Nhiều doanh nghiệp, việc trình bày báo cáo kế toán quản trị vẫn còn được thực hiện khá sơ sài. Các kế toán viên tại đó chia sẻ rằng, trong báo cáo họ làm chỉ có bảng số liệu và trình bày dưới dạng liệt kê mà không kèm theo đồ thị, biểu đồ, không có cả những nguồn trích dẫn thông tin tham chiếu, điều khoản tham chiếu, bản tóm tắt nội dung của những khuyến nghị.

Như vậy, đây chính là quy trình lập báo cáo kế toán quản trị. Quy trình này không khó để thực hiện thế nhưng nếu bạn không nắm rõ kiến thức chuyên ngành kế toán thì rất khó để lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh. Hãy kết hợp đọc tài liệu trên cùng với việc bồi dưỡng kiến thức chuyên môn thật cẩn thận để đảm bảo làm đúng quy trình báo cáo kế toán quản trị nhé.  

Đăng ngày 20/11/2020, 116 lượt xem