[TIẾT LỘ] bản mô tả công việc lễ tân đầy đủ nhất cho bạn!

Mục lục

1. Mô tả công việc lễ tân cụ thể nhất

Hình ảnh những cô lễ tân xinh đẹp đưa tay chào khách ở tiền sảnh trong những khách sạn, doanh nghiệp, nhà hàng không còn xa lạ với hầu hết tất cả chúng ta. Là “cơ quan, đầu não”cho mọi dịch vụ tư vấn làm hài lòng khách hàng, đồng thời đảm nhiệm chức năng nhân sự tổng hợp, chịu trách nhiệm về hồ sơ, giấy tờ và xử lý những thắc mắc, phản hồi..một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tất cả những mô tả công việc sau đây:

1.1. Chào hỏi đón tiếp khách hàng

 Chào hỏi đón tiếp là công việc ai cũng có thể làm, nhưng làm như thế nào cho tốt và được lòng khách làm một chuyện khác. Bởi lễ, mỗi khách hàng mang một tính cách khác nhau và không phải ai cũng yêu thích phong cách đón tiếp qua hồ hởi niềm nở. Đối với một số khách hàng, đối tác quen thuộc của công ty, lễ tân có thể ra phía trước tiền sảnh bắt tay, lấy thông tin và liên hệ cụ thể với phòng ban cần gặp khách hàng. Đối với khách hàng đến khách sạn, nhà hàng lần đầu tiên, cũng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng đến phòng chính xác

Lễ tân sẽ chào hỏi khách hàng lịch sự, giới thiệu sơ qua các dịch vụ, giới thiệu qua cá dịch vụ của công ty, doanh nghiệp cho khách hàng lựa chọn. Trong suốt cả quá trình tiếp cận khách hàng, lễ tân phải luôn thể hiện thái độ hòa nhãn, thân thiện, đặc biệt là nụ cười lịch sự...để mang lại cảm giác hài lòng với khách hàng. 

1.2. Trực điện thoại, tiếp nhận các cuộc gọi từ đối tác, khách hàng và đảm bảo các cuộc gọi này kết nối đến đúng địa chỉ

Là bộ phận được tách ra hệ thống phòng nhân sự, một lễ tân chuyên nghiệp ngoài vị trí bộ mặt thương hiệu còn phải đảm đương nhiều việc văn phòng bao gồm khâu trực điện thoại và tiếp nhận các cuộc gọi. Đó có thể là cuộc gọi từ xa của khách hàng hỏi về những dịch vụ của doanh nghiệp.

Đó cũng có thể đến từ đối tác liên hệ để sắp xếp lịch đến và gặp gỡ các chức danh chủ chốt bên công ty, khách sạn của bạn. Lễ tân sẽ tiếp nhận toàn bộ công việc này và có trách nhiệm giải đáp,đầy đủ các dịch vụ  cũng như hỗ trợ đối tác các hồ sơ, giấy tờ yêu cầu của khách hàng và liên hệ trực tiếp với phòng bạn cần gặp và sắp xếp lịch rồi liên hệ lại cho đối tác. Ở một số ngành đặc thù như khách sạn hay nhà hàng, những cuộc gọi của khách hàng có thể xuất phát từ việc phàn nàn về dịch vụ của cơ sở lưu trú có vấn đề. Ngoài việc xin lỗi khách hàng, hỏi kỹ nguyên nhân, họ còn là người trực tiếp đề xuất dịch vụ sửa chữa và liên hệ với bộ phận xử lý để đảm bảo khách hàng cảm thấy hài lòng nhất. 

Ngoài ra, lễ tân cũng liên hệ đến khách hàng, đối tác theo yêu cầu của cấp trên. Vẫn quan điểm cũ, lịch sự, nhẹ nhàng, khéo léo vẫn là kim chỉ nam cho kim chỉ nam trong mọi tình huống. 

1.3. Lưu giữ thông tin hồ sơ, cá nhân của khách hàng

Một nhiệm vụ khác quan trong trong bản mô tả công việc của lễ tân ngoài chào hỏi và đón tiếp khách hàng là hoàn thiện thủ tục check -in. Cụ thể hơn, nhân viên lễ tân sau khi chào hỏi sẽ lấy những thông tin quan trọng của khách hàng theo quy định của công ty, doanh nghiệp thường thấy như tại các khách sạn bao gồm: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, danh thiếp ...để hoàn thiện hồ sơ, thủ tục nhận phòng, bàn hay sắp xếp người gặp gỡ phù hợp trước khi hướng dẫn khách đến phòng chờ hay bàn giao chìa khóa. 

Trong suốt khách hàng, đối tác lưu trú tại công ty, lễ tân có trách nhiệm giữ gìn cẩn thận những giấy tờ khách hàng vừa gửi và trao trả lại đúng người khi thời hạn lưu trú hay những cuộc gặp gỡ kết thúc. Tuy nhiên, với những khách hàng, đối tác có lịch hẹn trước quá trình trả lại hồ sơ gần như ngay sau khi check - in đầy đủ những thông tin hợp lệ.

1.4. “Giúp việc” văn phòng

Mọi người có thể nhìn vào những cô lễ tân văn phòng, khách sạn trong những bộ cánh trang phục lịch sự, xinh đẹp với nhiệm vụ đón khách mà không nghĩ rằng, là cũng là một trong những lực lượng đa di năng nhất trong khối doanh nghiệp. Đặc biệt là khối lễ tân văn phòng, ngoài việc đảm nhiệm, công việc của một thư ký như thông báo, sắp xếp lên lịch, liên hệ với các thành viên trong công ty cho các cuộc họp đột xuất của ban lãnh đạo, họ cũng đảm bảo việc kiểm tra trang thiết bị, văn phòng phẩm trong văn phòng phục vụ  công việc có đầy đủ không và bố trí mua sắm bổ sung. An ninh công ty cũng được quản lý bởi lễ tân thông qua việc check camera, quản lý lực lượng khách hàng ra vào doanh nghiệp và phát thẻ cho khách hàng. 

1.5. Kết hợp với khách hàng để xử lý những vấn đề phát sinh

Vì đối tượng làm việc trực tiếp của lễ tân là con người, làm việc trong khu vực luôn xảy ra nhiều vấn đề, không chỉ đảm nhiệm công việc chuyên môn, lễ tân còn kết hợp với khách hàng để giải quyết  các công việc phát sinh để tránh ảnh hưởng thấp nhất đến uy tín doanh nghiệp. Đó thể là liên hệ, phối hợp với các nhân viên khác tìm chìa khóa hay đồ bị rơi của khách hàng trong khu vực doanh nghiệp, hỗ trợ giải quyết tìm người thân đang lưu trú trong khách sạn nếu chứng minh được giấy tờ rõ ràng và cả những trường hợp khiếu kiện từ phía khách hàng. 

1.6. Sắp xếp trang trí, dọn dẹp sạch sẽ khu vực lễ tân

Quầy lễ tân chính là bộ mặt của cả doanh nghiệp, ngoài nhiệm vụ chuyên môn, lễ tân sẽ phải đảm bảo khu vực của mình sạch sẽ, gọn gàng để tạo thiện cảm với khách hàng trong lần đến doanh nghiệp đầu tiên. Ngoại nhiệm vụ dọn dẹp, làm sạch hằng ngày như lau chùi bàn ghế, mặt sàn, cắm hoa...Lễ tân, sẽ đồng thời là người lên ý tưởng cho những màn trang trí vào những dịp lễ đặc biệt như : sinh nhật công ty, giáng sinh…

Trên đây chính là mô tả công việc của một chuyên viên lễ tân chuyên nghiệp đầy đủ nhất. Chắc chắn rằng, nếu có ý định theo đuổi vị trí  này thì đọc đến đây chắc chắn đã bạn đã nằm lòng cho mình những vị trí công việc cụ thể của một nhân viên lễ tân rồi đúng không. Tuy vậy, đó chỉ là một phần quan trọng trong một bản mô tả công việc lễ tân đầy đủ. Để nắm rõ về những yêu cầu và quyền lợi của cụ thể của vị trí này, mời bạn cùng theo dõi ngay nội dung tiếp sau đây nhé.

2. Lễ tân và những yêu cầu ứng tuyển bạn không thể bỏ qua

Để bước vào cảnh giới của vị trí lễ tân chuyên nghiệp, hành trang bạn cần chuẩn bị gồm những gì? Đó là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ ai có mong muốn sở hữu ngay vị trí vị trí này trên con đường sự nghiệp của mình. Đối với vị trí lễ tân văn phòng, khách sạn hay nhà hàng lớn...khoảng 90% các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nữ với ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt, có khả năng thể hiện năng lực tiếp cận với khách hàng và xử lý các tình huống linh hoạt. Công việc của lễ tân thiên về dịch vụ và tư vấn, do vậy, so với nhiều vị trí đặc thù như công nghệ, biên tập viên...dù là công việc văn phòng song không yêu cầu quá cao về trình độ học vấn đúng chuyên ngành. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn ưu tiên những nhân viên lễ có vốn hiểu biết nhất định về lĩnh vực của công ty và là những ứng viên sớm bộc lộ khả năng, niềm yêu thích với vị trí tiếp xúc khách hàng ngay trên giảng đường đại học hay cao đẳng như các ngành :quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, du lịch, quản trị khách sạn, nhân sự, marketing. Đặc biệt thế mạnh về mặt ngoài hình. Phần lớn các ứng viên nữ đều có tiêu chí cao trên 160cm, ưa nhìn, khéo léo và thể hiện đầy đủ những kỹ năng mềm sau đây để đảm bảo hoàn thành công việc tốt nhất.

2.1. Kỹ năng cười

Tất cả chúng ta đều biết cười đúng không? Nhưng không phải công việc nào, nụ cười trở thành tiêu chuẩn để đánh giá độ chuyên nghiệp của nhân viên như vị trí lễ tân. Đây chính là điểm đáng lưu ý. Góp phần làm nên ngoại hình doanh nghiệp, ngoài kỹ năng ứng xử khôn khéo, gương mặt sáng, lễ tân không được “đánh rơi” nụ cười trước mặt khách. Dĩ nhiên, đối tác nào, khách hàng nào cũng chỉ có thiện cảm ngay từ lần đầu tiên với những ai lịch sự, thân thiện, nhẹ nhàng. Hãy cười đúng lúc và tạo ấn tượng thật tốt nhé. Nó sẽ là vũ khí quan để bạn chinh phục tốt khách hàng và kiến tạo nên dịch vụ doanh nghiệp hoàn hảo đó. 

2.2. Kỹ năng lắng nghe và ghi nhận

Nụ cười và giao tiếp thường xuyên với rất quan trọng song tất cả chúng sẽ trở nên vô duyên nếu lễ tân sử dụng chúng không đúng lúc. Nên nhớ rằng, lễ tân không những làm chủ các cuộc nói chuyện mà còn phải lắng nghe, ghi nhận và tìm ra được giải pháp để giải quyết các vấn đề. Họ đồng thời là những nhà tư vấn về dịch vụ của khách hàng, người đưa ra lời khuyên cho khách hàng, vừa là người tiếp xúc trực tiếp với những phàn nàn về dịch vụ của khách hàng. Để có thể giải quyết triệt để vấn đề và củng cố niềm tin của khách hàng vào uy tín của tổ chức, bạn phải lắng nghe, ghi nhận có vấn đề xảy ra. Việc phản ứng gay gắt với khách hàng ngay thời điểm họ phàn nàn dịch vụ, dù bên họ sai là điểm tối kỵ của lễ tân. Thái độ lúc đó, phải bình tĩnh, lắng nghe và xử lý vấn đề theo hướng hài lòng khách hàng nhất. 

2.3. Độ chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp của lê tân thể hiện khoảng 80% thông qua những cư xử, thái độ, trang phục bên ngoài. Chưa kể đến việc gắn bó lâu dài vị trí này, ngay trong buổi phỏng vấn gặp mặt nhà tuyển dụng, bạn cần thể hiện trước sự chuyên nghiệp của mình thông qua việc setup ngoại hình một cách chỉn chu như đầu tóc gọn gàng, trang phục lịch sử, thái độ hòa nhã, dễ gần. Những điều này sẽ theo chân bạn từ ngay đầu đến trong suốt quá trình làm việc.

 

2.4. Xử lý tình huống linh hoạt

Khả năng phản ứng với các tình huống của bạn như thế nào? Linh hoạt nay lóng ngóng, bình tĩnh xử trí hay dễ nổi nóng? Đó là một trong những kỹ năng quan trọng nhất quyết định xem là bạn có thực sự phù hợp với vị trí này hay không. Các khách hàng không giống nhau, quan trọng nhất là cách ứng xử linh hoạt của bạn trong mọi tình huống để đảm bảo rằng, khách hàng, đối tác của doanh nghiệp, khách sạn cảm nhận được sự khéo léo của bạn trong từng cử chỉ, nói năng. 

Bên cạnh những kỹ năng chuyên biệt này, với vị trí lễ tân, đặc biệt là lễ tân văn phòng, thành thạo về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản như Word, excel, khả năng lập báo cáo…là yêu cầu bắt buộc. Lễ tân cũng là người “quan hệ rộng” với không chỉ khách hàng, đối tác mà còn các thành viên trong công ty, khách sạn nên thiết lập mối quan hệ ngay từ thời gian đầu là tất yếu. 

3. Quyền lợi của vị trí lễ tân gồm những gì?

Với yêu cầu và mô tả công việc như vậy, thì quyền lợi của nhân viên lễ tân gồm những gì? Bạn có đang tò mò về câu hỏi này? Với đặc thù là công việc văn phòng, lễ tân là vị trí phản ánh rõ nét nhất công việc của một dân văn phòng chính hiệu. Điều đầu tiên trong danh mục quyền lợi của lễ tân so với nhiều vị trí khác là môi trường làm việc chuyên nghiệp, không qua vất vả, không yêu cầu quá cao về bằng cấp đầu vào và làm việc trong giờ hành chính. Bên cạnh mức đãi ngộ về những chính sách bảo hiểm theo quy định của pháp luật như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội...mức lương cho vị trí lễ tân được hầu hết các doanh nghiệp đang tuyển dụng dao động từ 6 - 8 triệu đồng. Bạn đã sẵn sàng để  ứng tuyển vị trí lễ tân chưa nào? 

Mong rằng, những thông tin trên đây của timviec24h.vn về mô tả công việc lễ tân đầy đủ nhất sẽ thật sự hữu ích cho bạn trong quá trình săn tìm cho mình vị trí công việc lễ tân ứng ý nhất nhé. Đừng quên truy cập ngay timviec24h.vn để cập nhật công việc hot nhất. 

Đăng ngày 20/11/2020, 85 lượt xem