Thẻ kho là gì? Tổng hợp thông tin chi tiết nhất về thẻ kho

Mục lục

1. Thẻ kho là gì?

Thẻ kho hay còn gọi là phiếu kho do kế toán lập ra và được thực hiện bởi nhân viên quản lý kho với các nội dung liên quan đến số lượng hàng hóa được nhập vào và  số lượng hàng hóa còn tồn lại trong kho. Ngoài hàng hóa ra thì thẻ kho cũng là nơi để tổng  hợp lại tất cả các thông tin về nguyên vật liệu bao gồm công cụ và dụng cụ, và sản phẩm có cùng nguồn gốc và được chứa trong một kho bãi. 

Mỗi thẻ kho lại chứa các thông tin về từng loại hàng hóa, sản phẩm, dụng cụ, công cụ khác mà thủ kho - người quản lý kho chịu trách nhiệm trong việc ghi lại toàn bộ thông tin vào cuối ngày. Bằng việc theo dõi các số liệu trong phiếu nhập và xuất kho về số lượng nhập, xuất kho hằng ngày mà thủ kho sẽ lập thẻ kho cho từng loại sản phẩm, hàng hóa, công cụ, dụng cụ đó, rồi tổng hợp lại thành một quyển sổ kho và nộp lại cho kế toán. 

Thẻ kho là nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện của nhân viên thủ kho, thông tin trong thẻ kho sẽ là nguồn dữ liệu quan trọng trong công đoạn làm việc của kế toán, đồng thời kết quả của quá trình tổng hợp cũng sẽ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh, điều hành và quản lý kho của giám đốc phụ trách kho bãi. 

Vậy thẻ kho được lập ra với mục đích gì? Thẻ kho dùng để làm gì? Chúng ta cùng tập phân tích vấn đề này trong phần nội dung tiếp theo trong bài dưới đây. 

2. Thẻ kho dùng để làm gì? Mục đích và vai trò của thẻ kho

Như các bạn đã biết vai trò quan trọng của kế toán không chỉ thống kê tính toán các con số về doanh thu, doanh số mà còn tài sản cũng như nguồn vốn của công ty. Các số liệu thống kê sẽ cho thấy được tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, nguồn vốn, tài sản,...của công ty mà kế toán còn chịu trách nhiệm tổng hợp các thông tin và thực hiện theo nghĩa vụ trước pháp luật, cụ thể là các vấn đề có liên quan đến thuế và báo cáo tài chính. 

Điều này có nghĩa thông tin về toàn bộ số lượng hàng nhập và xuất được trình bày trong thẻ kho sẽ là nguồn thông tin căn cứ để kế toán tiếp tục thực hiện công việc so sánh, đối chiếu giữa nguồn hàng hóa được nhập và tồn trên giấy tờ và thực tế trong kho có khớp nhau hay không?

Thẻ kho cũng chính là một dạng tài liệu để kế toán dùng làm căn cứ để tổng hợp và thống kê cho các loại tài liệu khác. Đó chính là toàn bộ công dụng và mục đích của thẻ kho - công việc có sự ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và kết quả lao động của kế toán. 

Toàn bộ số liệu thống kê được ghi trong thẻ sẽ được xác thực khi kế toán trực tiếp đi kiểm tra và nhận thẻ kho từ nhân viên thủ kho. Số lượng thẻ kho được thực hiện báo cáo hằng ngày sẽ làm căn cứ cho số liệu thống kế cuối kỳ của kế toán. 

3. Ai là người lập thẻ kho? Và người ghi các thông tin trên ai?

Theo quy định người lập ra thẻ kho đó chính là kế toán với các thông tin về các đề mục và chỉ tiêu cụ thể rồi chuyển lại thẻ kho đó cho thủ kho. Thủ kho chính là người thực hiện công đoạn tiếp theo đó là ghi chép lại toàn bộ thông tin về sản phẩm, công cụ, dụng cụ, hàng hóa có trong kho.

Trong một số trường hợp thì thủ kho cũng có thể vừa là người lập ra thẻ kho vừa là người thực hiện trình bày thẻ kho. Tuy nhiên theo nguyên tắc thông thường thì việc lập ra thẻ kho vẫn là kế toán. 

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập thẻ kho cả về hình thức lẫn nội dung

Sau khi đã biết thông tin thẻ kho là gì? Thẻ kho do ai lập ra và thực hiện, vậy nội dung của thẻ kho bao gồm những thông tin gì? Về nội dung chính thì thẻ kho bao gồm các nội dung chính như sau:

Phần tên thẻ kho bao gồm các thông tin như sau: 

- Ghi rõ thông tin số kho, người lập thẻ kho và số tờ ghi thẻ kho

- Tên hàng hóa, nhãn hiệu và thông tin về yêu cầu chất lượng và chỉ tiêu của sản phẩm

- Mã số thẻ kho

Phần bảng thống kê số liệu được phân chia ra thành các cột, mỗi cột sẽ chứa các phần thông tin cụ thể như sau:

- Cột A điền thông tin về số thứ tự hàng hóa

- Cột B ghi thời gian ngày, tháng, năm dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho. 

- Cột C và D lần lượt là các số hiệu của phiếu nhập và xuất kho dựa trên số hiệu chứng từ nhập và xuất kho.

- Cột E: Diễn giải sẽ ghi thêm phần thông tin các sự kiện kinh tế có phát sinh trong quá trình nhập thông tin(Trong trường hợp có bất kỳ thông tin phát sinh nào về số lượng hàng xuất, nhập, tồn kho thì có thể ghi vào cột này. 

- Cột F là thông tin ghi thời gian ngày nhập, xuất kho

Tiếp theo là cột với số thứ tự lần lượt là 1, 2 ,3 lần lượt là các thông tin về số lượng hàng nhập, xuất, tồn trong kho. Trong đó cột 3 - số lượng hàng tồn kho được hiểu là số lượng hàng tồn sau mỗi lần nhập kho, xuất kho hay là số lượng hàng tồn say mỗi ngày. 

Cuối cùng là cột G là cột về chữ ký xác nhận của kế toán sau khi đã kiểm tra xong các thông tin. Ở cuối bảng từ cột E đến cột G là thông tin về số liệu thống kê tổng cuối kỳ. 

- Sau phần thông tin về bảng đó thì phần nội dung tiếp đến là phần thông tin về số trang nội dung trong sổ kho.

- Phần thông tin xác nhận: Chữ ký của người lập bảng - nhân viên thủ kho, chữ ký của kế toán kho và giám đốc bộ phận ký và ghi rõ họ tên đầy đủ. 

Về hình thức thực hiện: Thẻ kho được là một loại thẻ được thực hiện theo dạng tách rời và được đóng lại thành một quyển số và nộp lại cho kế toán để có thể tiếp tục tổng hợp, so sánh và đối chiếu với số chi tiết nguyên vật liệu. 

Đó là toàn bộ nội dung và hình thức trình bày thẻ kho mà bạn nên lưu ý để có cách trình bày chính xác nhất về thẻ kho. Trình bày thông tin đảm bảo tính chính xác nhất và thống nhất trong việc kiểm kê các số liệu để có những điều chỉnh hợp lý sau đó. 

Trong quá trình bạn trình bày để không mắc phải những sai sót thì một số lưu ý về thẻ kho mà bạn cần chú ý sẽ được trình bày trong phần nội dung tiếp theo ngay sau đây. 

5. Một số lưu ý trong quá trình làm việc với thẻ kho đối với kế toán kho

Sau khi kế toán lập ra thẻ kho và truyền lại cho thủ kho - quản lý kho và họ sẽ ghi lại tất cả các thông tin cần thiết vào trong thẻ kho này, cho đến cuối ngày thì kế toán chịu trách nhiệm phải đi kiểm tra và xác nhận lại các thông tin trong thẻ kho đó, và điều chỉnh lại các thông tin sao cho hợp lý. 

Các số liệu được trình bày trong thẻ kho mà nhân viên thủ kho ghi lại phải được thực hiện hằng ngày và đảm bảo các thông tin với độ chính xác cao, khớp với nhau. 

6. So sánh sự khác nhau giữa thẻ kho và sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu NVL

Trong quá trình làm việc đặc biệt là những người mới bắt đầu công việc rất có thể bạn sẽ hiểu lầm và nhầm giữa hai khái niệm đó là thẻ kho và sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu. Chính vì vậy mà ở phần nội dung này chúng ta cùng đi phân biệt sự khác nhau giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu qua những ý sau đây. 

Thẻ kho sẽ được tổng hợp lại để làm thành sổ kho, sổ kho sẽ là nguồn tài liệu để kế toán dựa vào đó và tổng hợp lại thành sổ kế toán chi tiết vật liệu. Trong đó nội dung chính trong thẻ kho và sổ kho lại chỉ tổng hợp lại số lượng hàng hóa xuất, nhập và tồn hằng ngày. 

Trong khi đó sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lại là nơi cđể tổng hợp toàn bộ các thông tin về hàng hóa về cả số lượng, chất lượng và giá trị của chúng. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu chính là nơi để tổng hợp các nội dung chi tiết nhất về tình hình xuất, nhập nguyên vật liệu trong kho. 

Thêm vào đó, dựa vào thông tin thẻ kho mà kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu với các thông tin ghi lại trong số kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 

Có duy nhất một điểm chung ở đây đó chính là cả thẻ kho/sổ kho và sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu đều được ghi lại và kiểm tra hằng ngày. 

Trong thực tế, cả hai loại sổ này chính là quy trình làm việc của kế toán kho vật liệu. Trong đó thẻ kho/ sổ kho là thông tin để đối chiếu, so sánh cho sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, mà sau đó sổ này sẽ là thông tin chính để tổng hợp lại thành một bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu vào cuối tháng.

Thẻ kho là gì? Sau khi đọc xong bài viết bạn đã trả lời được cho câu hỏi này rồi chứ? Thẻ kho chính là một trong những phương tiện có chứa các thông tin quan trọng mà công việc liên quan trực tiếp đến kế toán, dựa vào đó mà kế toán có thể điều chỉnh các số liệu một cách phù hợp nhất, hạn chế được các sai số và sự chênh lệch giữa những thống kê và số lượng thực tế. 

Thông qua bài viết thẻ kho là gì? Hy vọng rằng các bạn có thể hiểu được chính xác về công việc này, quy trình làm việc, các đối tượng có liên quan, các lưu ý trong quá trình thực hiện và phân biệt đặc điểm, tính chất của thẻ kho/sổ kho và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Đăng ngày 20/11/2020, 77 lượt xem