Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất dành cho doanh nghiệp

Mục lục

Quy trình quản lý kho sẽ bao gồm nhiều bước khác nhau, trong đó mỗi bước sẽ có nhiệm vụ nhất định góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. Với quản lý kho, người ta thường phân chia thành 3 hình thức để dễ dàng thực hiện công tác quản lý, tuỳ vào từng cách thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ lựa chọn việc quản lý theo hình thức nào. Hãy cùng tôi tìm hiểu kỹ hơn về từng hình thức ấy nhé!

1. Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý kho ISO là cách mà các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hiện nay, trong đó quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp sẽ đạt được những sản phẩm có chất lượng tốt hơn và cũng kiến khách hàng yên tâm hơn về những sản phẩm của doanh nghiệp.

Giống như mỗi chúng ta đều có một cái tên ngay từ khi sinh ra thì ở đây hàng hoá cũng như vậy. Việc đặt tên hay mã sản phẩm cho chúng sẽ giúp con người có thể dễ dàng quản lý và phân biệt chúng với những sản phẩm khác. 

Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhà kho rộng, trong đó chứa rất nhiều mã sản phẩm khác nhau thì việc quản lý kho theo mã hàng là điều hoàn toàn hợp lý. Hãy xem phương thức quản lý sẽ bao gồm những bước nào:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin thay đổi

Đối với mỗi sản phẩm, chúng có thể được đặt tên ngay từ khi hình thành tuy nhiên mã hàng gắn theo chúng có thể sẽ không tồn tại mãi mãi. Trong thời gian luân chuyển hoặc tùy theo sự thay đổi của thị trường hay khách hàng, chúng có thể được thay đổi.

Bộ phận kế hoạch hoặc những người trực tiếp quản lý có nhu cầu thêm mới, sửa chữa hoặc hủy bỏ mã hàng đó thì họ sẽ gửi yêu cầu đó đến người quản lý kho.

Việc gửi yêu cầu này có thể thông qua hệ thống máy tính cũng có thể được thông qua văn bản trực tiếp, vì vậy dù là hình thức nào nếu yêu cầu là hợp lệ thì nhân viên quản lý kho sẽ đều phải tiếp nhận và tiến hành xử lý.

Bước 2: Đối chiếu mã hàng thực tế trong kho

Bước tiếp theo trong quy trình này đó là đối chiếu với thực tế. Rất nhiều nhân viên quản lý kho thiếu trách nhiệm họ đều bỏ qua quá trình đối chiếu này, như vậy có thể dẫn đến thông tin bị sai lệch không kiểm soát chính xác số lượng hàng cần thay đổi.

Khi nhận được mã hàng cần thay đổi có thể là yêu cầu chỉnh sửa lại mã, hoặc cũng có thể thay mới hay là huỷ bỏ. Tuỳ vào từng yêu cầu cụ thể mà nhân viên quản lý kho sẽ có các xử lý khác nhau. Tuy nhiên hãy đảm bảo rằng mình đã đối chiếu chúng một cách chính xác, soát xem hiện tại trong kho đang có số lượng bao nhiêu mã hàng đó, chất lượng của chúng như thế nào?...

Bước 3: Cập nhật thông tin mới

Sau khi bạn đã tiến hành kiểm tra và rà soát kỹ để đưa ra một con số chính xác thì bước tiếp theo mà bạn cần thực hiện đó là cập nhật thông tin thay đổi vào hệ thống máy tính.

Cần phải ghi rõ tên điều chỉnh cùng với ngày tháng năm thực hiện sự thay đổi này, trong đó không thể thiếu tên của người gửi yêu cầu và chữ ký của những người liên quan.

Tất cả hoạt động trong doanh nghiệp đều cần phải có văn bản, giấy tờ đảm bảo tính hợp lệ và chúng cần sự rõ ràng để làm bằng chứng khi sau này phát sinh sự cố không hay.

Sau khi cập nhật thông tin vào hệ thống, nhân viên quản lý kho sẽ có trách nhiệm thông báo đến những bộ phận liên quan đến việc quản lý hay theo dõi hàng hoá để họ nắm được sự thay đổi thành công này.

2. Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Một trong những hoạt động chính được diễn ra tại kho hàng doanh nghiệp đó là nhập kho. Đối với hoạt động này, thường thì sẽ có hai dạng nhập kho đó là nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về từng loại nhập kho này để xem chúng được diễn ra theo quy trình nào bạn nhé!

2.1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu cần thiết

Thông thường hoạt động nhập kho nguyên liệu sẽ xảy ra khi bộ phận sản xuất thiếu hoặc hết nguyên liệu để tiếp tục hoạt động sản xuất. Khi ấy kế toán hoặc phòng kế hoạch sản xuất sẽ làm lệnh yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu đó. Yêu cầu mua hàng này sẽ được thông qua ban lãnh đạo ký duyệt rồi sẽ được thông báo tới những bộ phận liên quan như là nhà kho, bảo vệ,...

Biết kế hoạch nhập hàng đã được thực hiện, các bộ phận liên quan sẽ có trách nhiệm theo dõi tiến trình di chuyển của hàng hoá đó, cần thiết thì sẽ thúc giục họ giao hàng nhanh hơn để kịp thời phục vụ sản xuất. 

Bước 2: Kiểm tra hàng hoá và đối chiếu thực tế

Sau khi quản lý kho nhận được yêu cầu hợp lệ từ bộ phận liên quan, lúc này sẽ tiến hành công tác đối chiếu hàng trong kho. Trước khi thực hiện nhập hàng, nhà kho sẽ phải kiểm tra thật kỹ xem trong kho đã thực sự hết mã hàng đó hay chưa, nếu chưa thì sẽ xuất hết cho sản xuất dùng trước và để hạn chế những lãng phí xảy ra trong doanh nghiệp.

Khi hàng về kho, bộ phận kho sẽ phải kiểm tra đầy đủ về số lượng lẫn chất lượng số hàng hóa mới đó, đảm bảo hàng theo đúng tiêu chuẩn được quy trình từ trước. Một số doanh nghiệp còn chuẩn bị thêm đội kiểm tra chất lượng làm việc tại kho để khi hàng nhập về họ sẽ kiểm tra để đảm bảo không nhập phải hàng lỗi từ nhà cung cấp.

Nhập đủ số lượng hàng quản lý kho sẽ thực hiện đóng dấu và ghi nhận lô hàng này đã nhập kho sau đó nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống để tiến hành theo dõi.

Trong trường hợp, hàng hoá nhập về có bất kỳ sự phát sinh nào xảy ra thì nhân viên quản lý kho sẽ lập tức lập biên bản và có sự xác nhận của người phát hiện trình lên cấp trên và giải quyết theo từng trường hợp cụ thể.

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho và hoàn tất thủ tục

Khi nhân viên quản lý kho đã xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu và có đầy đủ các loại giấy tờ hợp lệ rồi thì họ sẽ tiến hành lập chứng từ nhập kho, chính thức quản lý hàng hoá này tại kho của doanh nghiệp.

Tiếp theo sẽ gửi chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để họ kiểm tra lại và hạch toán để theo dõi.

 

2.2. Quy trình nhập kho thành phẩm theo tiêu chuẩn ISO

Về cơ bản thì quy trình nhập kho thành phẩm sẽ giống với nhập kho nguyên vật liệu. bản chất của chúng đều là hàng hoá và cúng sử dụng chung một mục đích đó là hàng hoá dùng cho sản xuất. Cách thực hiện quy trình này sẽ tương tự với bước ở trên, vậy nên bạn có thể dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ nhập kho của mình cho tốt nhé.

3. Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Chúng ta vừa tìm hiểu về quy trình quản lý kho với hoạt động nhập kho, vậy thì không biết xuất kho có giống với cách quản lý nhập kho hay không? Để làm rõ vấn đề này, sau đây mời bạn hãy tìm hiểu thật kỹ nội dung bên dưới để có thêm những kiến thức bổ ích áp dụng vào công việc của mình.

Đối với công tác quản lý kho về công tác xuất kho, người ta sẽ chia thành 4 nhóm như sau: Xuất kho để bán, xuất kho để sản xuất, xuất kho để lắp ráp và xuất kho để chuyển đi nơi khác. Tuy có ự khác nhau về mục đích xuất kho tuy nhiên quy trình xuất kho của chúng lại có phần tương tự nhau. Vậy nên chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem những bước mà bạn cần thực hiện trong quy trình Quản lý xuất kho là gì?

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Yêu cầu xuất kho thường sẽ do bên khách hàng đưa ra hoặc bộ phận kế hoạch và bộ phận bán hàng thực hiện. Dựa vào những yêu cầu thực tế này, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của yêu cầu đó rồi mới tiếp tục xử lý yêu cầu.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho sẽ phải kiểm tra và rà soát lại số liệu của mã hàng đó tại kho để xác minh tình trạng hàng thực tế xem có đủ hàng cần xuất hay không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng đầy đủ

Sau khi đã kiểm chứng đầy đủ, nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho kèm theo cả hoá đơn bán hàng. Tuỳ vào từng tính chất cũng như quy mô của doanh nghiệp mà những chứng từ này được in thành nhiều liên hay không. Những doanh nghiệp có bộ máy tổ chức đầy đủ chắc chắn sẽ có nhiều bộ phận liên quan hơn là những doanh nghiệp có tổ chức nhỏ.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin mới

Các giấy tờ liên quan đã được chuẩn bị và đầy đủ, giờ thì đến lúc phải xuất hàng hoá ra khỏi kho thôi. Nhân viên quản lý kho sẽ phải cập nhật nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đối với mã hàng đó và ghi giảm số lượng vào hệ thống đồng thời thông báo sự thay đổi này đến các bộ phận có liên quan.

Đó là tất cả những quy trình giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện và áp dụng theo những quy trình chuẩn xác này không hề đơn giản đòi hỏi mỗi doanh nghiệp sẽ phải có sự đầu tư và có hệ thống quản lý chặt chẽ. Một doanh nghiệp biết cách quản lý kho hiệu quả đương nhiên sẽ giảm được những thất thoát, lãng phí không cần thiết và làm tăng doanh thu, lợi nhuận của mình lên cao hơn.

Những quy trình quản lý kho xin phép được kết thúc tại đây, hy vọng rằng với những thông tin hữu ích này các bạn sẽ biết cách thiết lập cho doanh nghiệp mình một quy trình quản lý kho đạt yêu cầu. Để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho công việc bạn có thể truy cập thường xuyên vào website timviec24h.vn. Chúc các bạn luôn đạt năng suất với những bí quyết mà tôi chia sẻ trên đây. 

Đăng ngày 20/11/2020, 16 lượt xem