Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chi tiết về các bước

Mục lục

1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho đường biển

1.1. Bước 1: Booking tàu

Đơn giản hơn về booking tàu đó là việc thuê tàu, tham gia đặt chỗ cho hàng hóa. Việc thuê tàu này sẽ thường do các bên bán liên hệ với công ty chuyên về dịch vụ cung ứng logistic để thuê và có mức giá cạnh tranh lựa chọn. 

Sau khi nhận được việc booking hoàn tất thì người bán (người xuất khẩu) sẽ cần tiến hành việc kiểm tra kỹ càng về các thông tin về bookin từ cảng đi ở đâu, cảng đến, ngày bắt đầu khởi hành, ngày cắt máng, số lượng và loại container sử dụng,...Chuẩn bị và hoàn thiện tất cả để cho thể giao hàng cho bên công ty xuất nhập kịp thời gian nhất. 

1.2. Bước 2: Thao tác đóng hàng

Đóng hàng sẽ được phân loại theo các loại hàng cụ thể. Như việc hàng lẻ sẽ LCL sẽ cần đóng gói tại khi cùng việc ghi các ký hiệu cho kiện hàng theo yêu cầu của người muốn nhập khẩu. Thông qua các công ty dịch vụ sau đó di chuyển tới các kho hàng lẻ CFS tại cảng và tiến hành công đoạn đóng hàng vào container về việc ghép chung cùng các lô hàng lẻ khác. 

Về hàng nguyên FCL sẽ được tham gia đóng trực tiếp tại các container và việc kẹp chì ngay tại kho của người xuất khẩu hàng sau đó bàn giao lại cho công ty dịch vụ để tiến hành đưa hàng ra bãi container CY tại cảng biển di chuyển. 

1.3. Bước 3: Tiến hành thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa

Ngay sau khi hàng hóa được di chuyển ra cảng thì người xuất khẩu sẽ cần thực hiện các thủ tục hải quan trực tiếp hoặc trước đó làm việc với công ty dịch vụ trước thời điểm tàu khởi hành để chuẩn bị đầy đủ. Tất nhiên thông qua công ty dịch vụ bạn sẽ chỉ cần mất phì và mọi giấy tờ sẽ được chuẩn bị chu đáo. Còn nếu bạn thực hiện về các nghiệp vụ chuyên ngành thì cần xin phép giấy xuất nhập khẩu, tiến hành hun trùng và kiểm dịch cho các lô dịch nếu đó là cần thiết. 

1.4. Bước 4: Việc phát hành B/L

Đây là bước tiếp theo sau khi bạn hoàn thành các thủ tục đối với hải quan xuất khẩu và lô hàng đủ tiêu chuẩn để người vận tải đưa lên tàu và bắt đầu cho việc rời cảng tới đích. Để rời cảng người xuất khẩu sẽ cần cung cấp các thông tin về làm vận đơn SI cho công ty giao nhận trước khi đóng hàng và các thông tin này sẽ được gửi tới hãng tàu. Hàng tàu sẽ nắm được về hàng hóa và bắt đầu phát B/L cho người xuất khẩu sau khi tàu chạy. 

1.5. Bước 5: Gửi lại chứng từ

Tiếp đó người xuất khẩu hàng hóa sẽ cần thu thập đủ về chứng từ theo yêu cầu của nguwoif nhập khẩu hàng hóa. Thông thường chứng từ này sẽ bao gồm về: Invoice, B/L, Packing list hay ℅,...tổng hợp đầy đủ nhất để gửi bộ chứng từ cho người nhập khẩu trực tiếp khi thanh toán bằng T/T. Còn về thành toàn bằng L/C thì sẽ tiến hành gửi chứng từ qua phía ngân hàng. 

1.6. Bước 6: Tiếp nhận chứng từ

Đây là nhiệm vụ đối với người nhập khẩu, sau khi tiếp nhận bộ chứng từ sẽ cần kiểm tra kỹ càng lại một lần nữa về sự chính xác và chân thực của bộ chứng từ đó. Vì việc kiểm tra này sẽ giúp hàng hóa nhập khẩu không có sự rắc rối nào trong việc thông quan tới nơi cần nhận.

1.7. Bước 7: Thông báo khi hàng đến nơi

Chính đại lý của hãng vận tải cảng đến sẽ cần gửi Notice of arrival (thông báo về hàng đến) cho người nhập khẩu để nắm bắt được trước khi ngày tàu cập bến tại cảng. Từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn cho việc tiếp nhận và các thủ tục đi kèm để di chuyển hàng hóa cần thiết. 

Người nhập khẩu khi tiếp nhận chứng từ cũng sẽ cần kiểm tra về ngày tàu cảng cảng là bao nhiêu, kho hàng hay như địa điểm lưu giữ hàng hóa để chờ thông quan, xem xét về các chi phí cần nộp,..chủ động nhất cho việc hoàn tất thủ tục hải quan về lô hàng. 

1.8. Bước 8: Tiếp nhận lệnh giao hàng

Để cho được lệnh giao hàng thì người nhập khẩu cần cung cấp đầy đủ về bộ chứng từ đã được tiếp nhận trước đó bởi người xuất khẩu trực tiếp đưa hãng tàu. Hoặc là việc bạn làm việc với công ty dịch vụ để xuất trình về B/L gốc cùng việc nộp các loại chi phí với hàng tàu. Sau khi hoàn tất chi phí bạn mới tiếp nhận về lệnh giao hàng, tìm kiếm vị trí của hãng cũng như làm phiếu cho việc xuất kho tại cảng biển. 

1.9. Bước 9: Hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu

Về thủ tục hải quan này thì người nhập khẩu có thể xem xét và mở để nắm bắt tờ khai hải quan trên phần mềm điện tử trong khi chờ hàng tới. Dù là hàng hóa chưa cập bến cảng nhưng bạn đã có thể xem thực hiện thông quan. 

Việc hoàn tất này người nhập khẩu có thể tự hoàn thiện hoặc lựa chọn nhờ tới công ty dịch vụ để cung cấp. Hay đơn giản là xem xét về nghiệp vụ chuyên ngành xin giấy phép cho việc nhập khẩu, kiểm tra chất lượng hay kiểm dịch. 

1.10. Bước 10: Dỡ hàng hóa về kho

Bước cuối cùng được hoàn tất là khi thủ tục hải quan của lô hàng đã hoàn thiện do bạn hoặc công ty dịch vụ làm việc. Ngay sau đó bạn sẽ cần điều chuyển xe phù hợp để đưa hàng hóa về kho cho người nhập khẩu nếu là công ty hoặc người nhập khẩu từ thuê làm việc. Riêng đối với hàng hóa là nguyên FLC sẽ cần tiến tới dỡ hàng khỏi container và thực hiện trả container rỗng đảm bảo cho hãng tàu về cảng đã di chuyển.

2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Cạnh việc giao nhận đường biển thì quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập còn có thể thông qua đường hàng không với quy chuẩn DDU. Quy trình xuất nhập hàng hóa theo đường hàng không sẽ có các bước cụ thể tính tới tận khâu giao hàng như sau hoặc các bước có thể thay đổi tương ứng theo thực tế về bớt hoặc thêm. 

2.1. Bước 1: Ký hợp đồng về ngoại thương

Tất nhiên để bắt đầu cho một quá trình trao đổi hàng hóa hay ngoại thương sản phẩm xuất nhập khẩu thì sẽ cần tới một bản hợp đồng đàm phán mua bán cho đối tác. Vì đó là một thỏa thuận giữa hai bên cho việc mua bán cung ứng lô hàng. Cụ thể hơn về hợp đồng sẽ bao gồm về các thông tin như sau: Thông tin của hàng hóa, giá cả cụ thể, thanh toán hàng, việc giao hàng, đảm bảo đóng gói, thủ tục vấn đề bảo hàng, sự khiếu nại,...Tất cả sẽ được hai bên đàm phán qua lại với sự thống nhất theo nhu cầu thực tế và lợi ích đôi bên. 

2.2. Bước 2: Thực hiện kỹ hợp đồng cùng người chuyên chở

Nếu bạn lựa chọn về việc xuất nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện DDU thì bạn sẽ cần chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Tức là bạn sẽ cần thuê cho mình một công ty dịch vụ chuyên về vận chuyển để học hoàn tất các bước cần thiết cho quá trình chuyển hàng hóa từ cửa này đến cửa khác. 

Thông thường bạn cùng cần nắm bắt rằng công ty vận chuyển sẽ thường công ty giao nhận hay như đại lý mà hàng không chỉ định. Cũng như các công ty giao nhận đó có sự cho phép về việc khai thác vận chuyển hàng hóa cho hàng chức không thể là các công ty không hợp tác. Tại Việt Nam hiện tại cũng có rất nhiều đại lý nước ngoài thực hiện về thủ tục cần cho các nước nhập khẩu thông thường giống như đường biển. 

Đối với việc ký thỏa thuận với người vận chuyển thì bạn sẽ cần đưa ra các yêu cầu cụ thể cùng thỏa thuận về lưu cước với thông tin chính như sau: Tên người thực hiện gửi hàng, tên người nhận hàng, bên thông báo, mô tả sơ qua về hàng hóa về loại hàng cùng trọng lượng số lượng hay thể tích, đưa ra tên sân bay đi và tên của sân bay đến, cùng cước phí và việc thanh toán hàng hóa,...

2.3. Bước 3: Chuyển giao hàng hóa cho người chuyên chở

Thông qua lịch trình đã thỏa thuận trước đó bạn sẽ cần tiến hàng giao hàng cho người chuyên chở cùng việc đính kèm các chỉ dẫn để họ co thể giao hàng cho hãng hàng không mà bạn làm việc. Cùng đó là công ty giao nhận sẽ cấp cho bạn về giấy chứng nhận đã nhận hàng cũng như việc xác thực về việc họ đã nhận được lô hàng để vận chuyển đi. 

Riêng với trường hợp hàng hóa được lưu kho của người người giao nhận trước khi tiến tới giao cho hãng hàng không thì sẽ cần cấp thêm về biên lai kho hàng. Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến kho của người nhập khẩu hàng hóa tại cảng đích đến sẽ cần thêm về giấy chứng nhận vận chuyển từ người giao nhận. Vậy nên, bạn sẽ cần thật sự chú ý để đảm bảo cho sự đầy đủ về giấy tờ. 

2.4. Bước 4: Công ty giao nhận chuyển hàng tới sân bay tiến hành thủ tục hải quan xuất khẩu

Làm việc theo đúng với hợp đồng thì chủ hàng hóa cùng người giao nhận cần chuẩn bị đầy đủ về bộ chứng từ để bàn giao cho hãng hàng không tiến tới làm thủ tục xuất nhập khẩu nhanh hơn. Bộ chứng từ này sẽ bao gồm cụ thể: Giấy phép xuất nhập khẩu khi thuộc diện xin phép, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hay thay thế bởi phiếu đóng gói, một bản lược về hàng hóa sẽ do người giao nhận lập khi gom hàng cho nhiều lô lẻ với một vận đơn chủ cùng với giấy chứng nhận cho xuất xứ. 

Cạnh đó người giao nhận cũng cần làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu và hoàn tất sẽ phát hành vận đơn hàng không cũng việc gửi kèm về chứng từ theo yêu cầu người mua với sự thỏa thuận trước đó tại hợp đồng mua bán. Riêng với bản gốc AWB số 3 sẽ cần giao lại cho người gửi hàng để thông báo về cước phí cũng như để gửi hàng thành toán đi. Tiếp đó người gửi hàng sẽ nhận về AWB và thông báo cho người mua về việc đã chuyển hàng hóa để họ có thể chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu. 

2.5. Bước 5: Hãng hàng không tiếp nhận chuyển hàng

Một khâu dịch vụ để khai thác tối đa hiệu quả của hàng hàng không trong việc sử dụng máy bay để chuyên chở hàng hóa từ sân bay gửi tới sân bay dích. Hoặc đôi khi là thông qua chuyển tải tại sân bay trung chuyển nào đó. 

Hàng hóa được gửi đi có thể là vận chuyển bởi máy bay chuyên chở hàng hóa hoặc là tại khoang hàng của máy bay chở khách tùy theo số lượng. Ngay sau khi tiếp nhận hàng hóa thì hãng hàng không cũng sẽ cần thông báo về mức dự kiến thời gian di chuyển tới để giúp người giao nhận có thể biết và thông báo tới bên nhận hàng với các thủ tục tiếp nhận chuẩn bị cần thiết. 

2.6. Bước 6: Hoàn tất thủ tục hải quan và giao hàng hóa

Bước cuối cùng cho việc giao nhận hàng hóa tại cảng hàng không của bên nhập khẩu hay như đại lý của người chuyên chở hàng hóa sẽ cần liên hệ để phối hợp với người nhập khẩu hàng hóa hoàn tất các thủ tục cần thiết. Từ thủ tục của hàng hàng không, thủ tục sân bay, hải quan hay các thủ tục về thuế liên quan khác cho lô hàng. 

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục thì bên công ty giao nhận sẽ cần bố trí về phương tiện để có thể chuyển giao hàng hóa cho người nhập khẩu tại kho để kết thúc. Như vậy có thể thấy việc quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng hàng không cũng khá nhanh đúng không nào.

Hy vọng bài viết đã tóm tắt sơ lược nhất về các bước cho quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu bạn cảm thấy thông tin hữu ích hãy cùng chia sẻ cùng timviec24h.vn tới bạn bè nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 117 lượt xem