Quy trình đánh giá nhà cung cấp - trọn bộ thông tin chi tiết

Mục lục

1. Mục đích của quy trình đánh giá nhà cung cấp mới là gì?

Nhà cung cấp chính là nơi cung cấp các nguyên, vật liệu thành phẩm hoặc bán thành phẩm cho các công ty để thực hiện tiếp các quy trình sản xuất dựa trên các nguyên nhiên vật liệu được nhập vào đó. 

Chính vì vậy mục đích chính của quy trình đánh giá nhà cung cấp này đó chính là việc đi tìm ra nguồn cung cấp nguyên, nhiên vật liệu cùng các thiết bị và sản phẩm phải đảm bảo chất lượng theo đúng chuẩn yêu cầu trước tiên là nhu cầu mua hàng của công ty và sau cùng là còn phải đáp ứng được chất lượng và tiêu chuẩn hóa quốc tế. 

Mục đích chính của quy trình đánh giá nhà cung cấp đó chính là để sàng lọc ra được các nhà cung cấp uy tín và tạo dựng mối quan hệ lâu dài thông qua quá trình đánh giá chất lượng, kỹ thuật nguyên vật liệu, hàng hóa sản phẩm của chính nhà cung cấp đó.

Việc thực hiện theo các quy trình đánh giá nhà cung cấp mới sẽ giúp cho công ty có thể dễ dàng dần sàng lọc ra được các nhà cung ứng chất lượng trước khi đi đến một quyết định quan trọng đó là ký kết  hợp đồng mua bán. 

2. Phạm vi hoạt động của các bộ phận trong quy trình đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá nhà cung cấp - bản chất của việc làm này đó chính là tìm và đánh giá được nguồn hàng chất lượng cho công ty ngay từ khâu đầu tiên là nhập hàng. Chính vì vậy mà công việc này có sự liên quan và tầm ảnh hưởng đến rất nhiều bộ phận khác nhau trong một công ty sản xuất. Cụ thể, các bộ phận có liên quan trực tiếp đến quy trình đánh giá nhà cung cấp đó là: 

- Giám đốc - người chịu trách nhiệm cho việc điều hành, quản lý và vận hành và triển khai các công việc đến với từng bộ phận. 

- Bộ phận tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm trực tiếp về chi phí và theo dõi, thống kê, kiểm soát về quá trình thu mua hàng hóa từ các nhà cung cấp. 

- Bộ phận kế hoạch - kỹ thuật: Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra về mặt kỹ  thuật của nguyên vật liệu, thiết bị có đáp ứng được các tiêu chuẩn mà công ty đặt ra trước đó hay không? 

- Bộ phận tổ chức - hành chính: Chịu trách nhiệm trong việc điều hành công việc đi theo một trật tự hoạt động và điều động nguồn nhân lực cho các bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó đây cũng chính là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết có liên quan về mặt pháp lý để có thể phục vụ cho công việc. 

Các thông tin được thực hiện và thống kế lại bởi bộ phận mua hàng và phải được gửi đến các bộ phận có liên quan để mỗi bộ phận có thể nắm bắt được quy trình và tình hình tìm kiếm nhà cung cấp một cách chi tiết và rõ ràng nhất. 

3. Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO bao gồm các bước làm nào?

Để có được một đánh giá chính xác nhất về nhà cung ứng đó là sự làm việc kết hợp của các phòng/ ban và các đơn vị có liên quan trực tiếp trong việc thực hiện quy trình đánh giá này đó là: Ban giám đốc( triển khai và phân công công việc), phòng vật tư(chịu trách nhiệm trong việc xây dựng các tiêu chí đánh giá các nhà cung ứng đồng thời cũng là đơn vị thực hiện chính), phòng kỹ thuật, tổ đánh giá( chịu trách nhiệm trong việc theo dõi, kiểm tra và lập các báo cáo để đánh giá).

Và sau đây sẽ là mẫu quy trình đánh giá nhà cung cấp bao gồm các bước chính có thể được thực hiện như sau: 

- Ban giám đốc công ty triển khai kế hoạch thực hiện công việc quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp đến bộ phận kỹ thuật và vật tư để bộ phận này thực hiện các công đoạn lập danh sách các nhà cung cấp mới.

- Bộ phận vật tư chịu trách nhiệm trong việc lập danh sách các nhà cung cấp cần thực hiện quy trình đánh giá.

- Bộ vật tư và kỹ thuật chịu trách nhiệm trong việc lập ra các tiêu chí đánh giá đối với nhà cung cấp và thực hiện công việc đánh giá đúng theo tiêu chí đã đề ra. 

- Tổ đánh giá sẽ thực hiện việc lập báo cáo đánh giá và nộp lại ban giám đốc để họ đưa ra quyết định và lựa chọn. 

- Bộ phận vật tư và kỹ thuật chịu trách nhiệm trong việc lưu lại hồ sơ/tài liệu có liên quan để có thể làm bằng chứng cho các lần đánh giá tiếp theo( nếu có)

Đó chính là những thông tin khái quát nhất về quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp. Vậy để các bạn có thể hiểu chi tiết hơn về quy trình đánh giá nhà cung ứng này chúng ta hãy cùng đi vào nội dung chi tiết ngay sau đây. 

3.1. Yêu cầu thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp từ ban giám đốc

Đây là bước thực làm đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp. Đơn vị chịu trách nhiệm chính trong bước này đó chính là ban giám đốc bộ phận công ty.

Mọi kế hoạch và chiến lược của công ty sẽ được chỉ thị từ bộ phận cao nhất là giám đốc phụ trách. Ban giám đốc chính là người thực hiện công việc triển khai kế hoạch công việc này đến bộ phận vật tư - bộ phận chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát số lượng và chất lượng và đồng thời là bộ phận mua hàng cho công ty. 

3.2. Tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp và lập danh sách chi tiết

Việc tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp cần có sự phối kết hợp làm việc giữa các bộ phận với nhau như bộ phận kế toán - tài chính để có thể tìm hiểu thông tin về giá cả hợp lý trong việc thu mua các nguyên vật liệu, thiết bị, vật tư cho công ty. 

Bộ phận vật tư chính là đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đi thu thập tất cả các thông tin có liên quan đến nhà cung cấp bằng tìm kiếm thông qua các phương tiện và phương thức khác nhau như: 

- Tìm kiếm trực tuyến trên các trang mạng trực tuyến hoặc trong các website chính thức của công ty đó

- Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín và chất lượng thông qua các tờ báo uy tín, truyền hình, và các phương tiện truyền thông đại chúng.

- Tiếp thị, chào hàng bằng các sản phẩm thiết kế của công ty thông quá các tư liệu quảng cáo được đóng thành sổ thiết kế.

- Giữ liên lạc với các đơn vị nhà cung cấp cũ và tận dụng mối quan hệ để có thể xây dựng mối liên với các công ty cùng lĩnh vực khác. 

3.3. Lập ra các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dựa trên thang điểm nhất định

Việc lập ra các tiêu chí đánh giá này lại thuộc về trách nhiệm chính của phòng vật tư và tài chính kế toán, các tiêu chí đnahs giá được xây dựng dựa trên các yếu tố về chất lượng sản phẩm, giá cả kéo theo đó được quy ra thành điểm số như sau: 

Điểm trung bình và điểm chất lượng của nhà cung ứng phải lớn hơn 1,5 điểm. Trong đó, điểm trung bình được tính theo công thức như sau (tổng điểm x hệ số)/ tổng hệ số. 

3.4. Tiến hành thực hiện công việc đánh giá nhà cung ứng theo đúng tiêu chí đề ra

 Ở bước thực hiện này các bộ phận vật tư - kỹ thuật và bộ phận phòng tài chính - kế toán sẽ cùng phối hợp để đưa ra lựa chọn và đi đến thống nhất về danh sách các nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí mà các bộ phận đã đề ra trước đó, danh sách được lập ra dưới dạng liệt kê các nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí từ cao đến thấp. 

Việc đánh giá có thể bao gồm các nội dung như sau: 

- Khả năng đáp ứng được yêu cầu về mặt pháp lý của các nhà cung cấp

- Khả năng cung cấp về cả số lượng và chất lượng vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị sản phẩm của nhà cung ứng có đáp ứng đúng và đủ so với yêu cầu công ty được hay không.

- Môi trường làm việc thực tế trong các xưởng sản xuất kho, kho chứa, bãi chứa các nguyên vật liệu và chất lượng các phương tiện vận chuyển đó có đáp ứng được đầy đủ tiêu chí trên hay không?

Dựa vào các nội dung trên mà họ có thể đánh giá và chọn lọc ra được các nhà cung ứng phù hợp nhất cho việc thu mua sản phẩm - chất lượng đầu vào của công ty. 

3.5. Lập báo cáo - trách nhiệm của tổ đánh giá

Sau khi đã có được đầy đủ các ý kiến góp ý và đánh giá chọn lọc dựa trên sự khách quan và minh bạch giữa các phòng ban, tổ đánh giá sẽ lập ra báo cáo chi tiết để gửi lên cấp trên cho việc quyết định và lựa chọn cuối cùng. 

3.6. Quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Quyết định cuối cùng thuộc về ban giám đốc - người triển khai công việc đồng thời cũng là người đưa ra quyết định cuối cùng để tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất. Ban giám đốc dựa vào báo cáo và danh sách được gửi lên từ tổ đánh giá và chọn ra các nhà cung cấp đáp đủ khả năng, năng lực để đáp ứng được các tiêu chí đặt ra trước đó. 

3.7. Lưu lại hồ sơ và tất cả các thông tin có liên quan về đánh giá nhà cung ứng

Toàn bộ các thông tin về đánh giá các nhà cung cấp sẽ được lưu lại tại bộ phận tài chính - kế toán để phục vụ cho quá trình đánh giá trong những lần đánh tiếp theo, hoặc dựa theo các tiêu chí mới mà công ty có thể xem xét và đánh giá lại các quy trình đánh giá nhà cung cấp trước đó. 

Thông qua 7 bước chính hướng dẫn đánh giá nhà cung cấp như trên các bạn đã hiểu được quy trình đánh giá nhà cung cấp là làm những công việc gì? Nhiệm vụ và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện quy trình này gồm những đơn vị nào? Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể đọc kỹ lại bài viết để tìm kiếm các thông tin cần tiết trong đó các bạn nhé. 

Để bước đầu có được một sản phẩm chất lượng, công ty phải thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau và đặc biệt là việc làm sao để có thể lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng nhằm giảm thiểu các rủi ro và thiệt hại không đáng có cho quá trình sản xuất.

Thông qua bài viết quy trình đánh giá nhà cung cấp được trình bày trong bài viết cùng hướng dẫn đánh giá nhà cung cấp được trình bày chi tiết trong bài, hy vọng các bạn đã hiểu được các mục đích của việc thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp là gì? Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hiểu thêm được các bước trong quy trình đánh giá nhà cung cấp là làm những công việc như thế nào, từ đó bạn có thể tham khảo và áp dụng vào chính công việc của mình một cách nhanh gọn và trơn tru nhất có thể.

Đăng ngày 20/11/2020, 42 lượt xem