QMS là gì? Các hệ thống quản lý chất lượng bạn cần biết

Mục lục

1. Khái niệm QMS là gì

QMS là tư viết tắt của Quality Management System được dịch ra Tiếng Việt có nghĩa là Hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống này sẽ được xây dựng dựa trên một loạt những quy tắc nội bộ, những chính sách, quy trình, tài liệu, hồ sơ, thủ tục. 

Hệ thống quản lý chất lượng này đóng vai trò quan trọng và hữu ích, giúp cho một công ty, doanh nghiệp định hướng được phương thức hoạt động thông qua thao tác của hệ thống là tạo ra và cung cấp những sản phẩm, dịch vụ mà công ty đó gửi đến cho khách hàng. QMS chịu trách nhiệm điều hướng và phân phối một tổ chức hoạt động nhằm mục đích làm cho khách hàng hài lòng. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ quy định và nâng cấp những hiệu quả của nó một cách thường xuyên.

Trong số tất cả các tiêu chuẩn thì ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn tầm quốc tế quy định các yêu cầu, đòi hỏi đối với hệ thống quản lý chất lượng QMS, đây là con đường tiếp cận nổi bật nhất và nhanh nhất với hệ thống quản lý chất lượng. Hiện nay thì có nhiều người sẽ sử dụng thuật ngữ QMS để ám chỉ cách gọi khác của ISO 9001 hoặc các các nhóm mô tả chi tiết khác của QMS, nhưng thực chất thì QMS là từ để ám chỉ tới toàn bộ hệ thống chứ không riêng ISO 9001. Các tài liệu về QMS chỉ được dùng để mô tả một bộ phận thông tin. 

Sự tạo ra và ra đời của QMS hệ thống quản lý chất lượng nhằm các mục đích rất rõ ràng:

+ Cải tiến, nâng cấp quy trình quản lý hoạt động

+ Cắt giảm tối đa các loại chất thải

+ Giảm trừ chi phí hoạt động

+ Tăng thêm và tìm kiếm những cơ hội đào tạo

+ Chiêu mộ những nhân viên tương lai

+ Định hình xu hướng cho toàn bộ tổ chức, cơ quan

2. Quá trình tạo nên QMS

Có một thực tế nếu bạn chưa biết đó chính là từ giữa thế kỷ 20 (nhất là trong giai đoạn Thế chiến thứ 2) thì vấn đề chất lượng sản phẩm được tất cả các công ty doanh nghiệp chú trọng và người tiêu dùng cũng đề cao điều đó. Ví dụ như khi sản xuất một viên đạn tại một bang nhất định, thì bang ấy sẽ cần phải chịu trách nhiệm trao đổi làm việc với cơ sở sản xuất súng ở tại một bang khác. Lực lượng vũ trang sẽ được huy động để kiểm tra tất cả những đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Nhận thấy sự bất tiện tốn thời gian và sức người như vậy nên để lược bớt quá trình mà vẫn đảm bảo hiệu quả và năng suất tạo nên sản phẩm, duy trì sự an toàn, quân đội của nước Mỹ đã linh hoạt sử dụng những kỹ thuật lấy mẫu sản phẩm có chất lượng để tiến hành kiểm tra. Những cuộc thử nghiệm diễn ra để kiểm định chất lượng và được con người ghi chép lại quá trình diễn ra. Lâu dần những cuộc thử nghiệm này là thông lệ tiêu chuẩn cho các hệ thống quản lý chất lượng. 

Sau chiến tranh Thế chiến hai thì QMS vẫn luôn giữ vai trò quan trọng. Người Nhật Bản ngày nay cũng đã có một cuộc cách mạng về quản lý chất lượng, giúp cho những mặt hàng xuất khẩu từ Nhật Bản nâng cao danh tiếng, vị thế. 

Vào những năm 1970, nước Mỹ đã bị lép vế bởi sự cạnh tranh mạnh mẽ của Nhật Bản với ngành công nghệ điện tử như xe ô tô và điện tử. Vào cuối thế kỷ 20, QMS được ưa chuộng hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp có tầm nhìn, nhìn nhận ra vai trò của  hệ thống quản lý chất lượng nên đã sử dụng rất rộng rãi cho nội bộ. Đến đầu thế kỷ 21, QMS đã thống nhất, hợp nhất các ý tưởng về tính lâu dài, bền vững và rõ ràng, minh bạch. Hiện tại những chủ đề này ngày càng quan trọng hơn bởi nó quyết định được sự hài lòng của khách hàng. 

Vậy thì lợi ích cũng như vai trò của hệ thống quản lý chất lượng QMS thì sao? Mời bạn theo dõi tiếp ở mục tiếp theo nhé.

3. Vai trò và lợi ích cụ thể của QMS

Khi một doanh nghiệp bắt đầu đem một hệ thống quản lý chất lượng vào áp dụng thì nó sẽ khiến ảnh hưởng tới tất cả mọi mặt của  hiệu suất của tổ chức, cơ quan. Bên cạnh đó có rất nhiều những mặt lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng rất đáng ghi nhận đó chính là:

+ Làm cho khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm bởi đáp ứng đủ các nhu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng đề ra, tạo nên niềm tin và uy tín to lớn đối với khách hàng, từ đó dẫn tới kết quả đáng mong đợi là tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty, doanh nghiệp bởi vì số lượng khách hàng ngày càng tăng lên, bán đi được nhiều sản phẩm hơn và luôn luôn có thể  tái thiết lập hoạt động kinh doanh

+ Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của các tổ chức, đảm bảo tuân thủ đúng những quy định của tổ chức, tạo ra và phân phối đi các sản phẩm, dịch vụ theo cách tiết kiệm nhất, giảm trừ nhiều chi phí và huy động nguồn lực tối ưu nhất, mở đường cho tăng thu nhập, lợi nhuận và doanh thu đều đặn

Từ hai lợi ích to lớn và cụ thể ở trên lại có thể dẫn tới những lợi ích đi kèm khác như giúp cho công ty, doanh nghiệp truyền đạt một cách thống nhất để tạo nên một cái kết, kết quả nhất quán rõ ràng, ngăn chặn đi những trường hợp sai sót, lỗi lầm, giảm trừ tối đa chi phí, duy trì giữ vững được các quy trình đã được lên kế hoạch xác định, giám sát, kiểm soát đều đặn những dịch vụ được sản xuất từ tổ chức.

4. Những yếu tố và yêu cầu đối với QMS là gì

Vậy những yếu tố và yêu cầu cụ thể đối với hệ thống quản lý chất lượng là bao gồm những gì nhỉ? Mỗi một hệ thống QMS sẽ có một chức năng riêng đáp ứng cho nhu cầu của các công ty, doanh nghiệp riêng biệt. Tuy nhiên thì, những hệ thống đó đều có chung một đặc điểm yêu cầu như các tiêu chí sau đây:

+ Hội tụ đủ những chính sách về chất lượng và mục tiêu chất lượng của tổ chức

+ Đảm bảo có  sổ tay  về chất lượng

+ Quá trình về thủ tục, lưu giữ hồ sơ và tài liệu hướng dẫn

+ Quản trị thông tin, dữ liệu

+ Các quy trình thuộc phạm vi nội bộ

+ Tập trung vào chất lượng của sản phẩm và dịch vụ để hướng tới sự hài lòng thỏa mãn của khách hàng

+ Tìm kiếm, nâng cao những cơ hội mới

+ Nghiên cứu vấn đề tiêu chuẩn chất lượng

5. Các bước tiến hành thiết lập và triển khai một QMS

Trước khi bắt đầu triển khai QMS thì các doanh nghiệp cần xác định mục tiêu là đạt được sự hài lòng của khách hàng thông qua những hành động xác định và quản lý những chương trình nhiều chức năng đang được kết nối với nhau để có thể có một hệ thống quản lý chất lượng QMS thật tốt. Doanh nghiệp muốn có một QMS tốt thì cần phải có một QMS phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, định hướng mục tiêu cụ thể phù hợp với công ty, doanh nghiệp. Quá trình tạo nên một QMS tốt là một quá trình dựa trên chu trình có tên PDCA (Plan - Do - Check - Act) với sự đổi mới liên tục với chất lượng sản phẩm và dịch vụ, ngay cả chất lượng của hệ thống QMS cũng luôn luôn cần phải cải tiến, đổi mới về đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng doanh nghiệp. 

Đây là những bước cơ bản để triển khai thiết lập một QMS cho doanh nghiệp, tổ chức:

+ Thiết kế

+ Xây dựng 

+ Triển khai

+ Kiểm soát

+ Đo lường

+ Nghiệm thu

+ Cải tiến

Để tìm hiểu kỹ hơn chúng ta sẽ đi khám phá từng bước có đặc điểm gì.

5.1. Thiết kế và xây dựng

Trong khâu bước đầu này, doanh nghiệp và công ty sẽ cần phải tập trung tìm hiểu và tiếp cận nhu cầu của khách hàng, hướng đến sản phẩm tạo ra sẽ cần đạt được sự hài lòng của khách hàng. Bước thiết kế và xây dựng sẽ là khung cấu trúc để phát triển các kế hoạch thực thi và cần đặt nhiều thời gian công sức để giám sát phục vụ cho việc xây dựng nên một hệ thống hoàn chỉnh. 

5.2. Triển khai

Ở bước triển khai cho hệ thống QMS này thì yếu tố cần đạt được trong suốt giai đoạn là cần cụ thể hóa, chi tiết hóa, tỉ mỉ bằng cách sẽ chia nhỏ những quy trình ra và huấn luyện, đào tạo những nhân viên thêm kiến thức chuyên môn.

Ngày nay , các công ty đã kết nối mạng nội bộ công ty rộng rãi để có thể góp phần triển khai hệ thống quản lý chất lượng QMS được nhiều tiện ích và đem lại hiệu quả cao hơn.

5.3. Kiểm soát và đo lường

Nếu bạn chưa biết là thì kiểm soát và đo lường là hai phạm vi chính để thiết lập nên hệ thống quản lý chất lượng QMS, đa phần sẽ được triển khai dựa vào kiểm toán định kỳ gồm có hệ thống của QMS. Những chi tiết giữa các doanh nghiệp và công ty có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô lớn nhỏ hay tỷ lệ rủi ro cũng như tác động của môi trường khách quan bên ngoài của mỗi công ty. 

5.4. Nghiệm thu và cải tiến

Những bước cuối để tạo nên hệ thống quản lý chất lượng QMS có vai trò quan trọng được thực hiện nhằm xem xét, đánh giá các kết quả làm việc của cuộc kiểm toán trong nội bộ diễn ra như thế nào, đạt hiệu quả năng suất đến đâu. Mục đích của việc này là nhằm xác định được mức độ hiệu quả và năng suất làm việc của từng quá trình trong chuỗi các quá trình của quy trình và sau đó thông báo lại kết quả này cho nhân viên, cập nhật những xu hướng, phương pháp mới nhất, tốt nhất để dựa trên những thông tin đã nhận được ở trong quá trình kiểm toán nội bộ đã diễn ra.

Giờ đây bạn đã có cho mình những thông tin rất hữu ích về QMS là gì cũng như những kiến thức xung quanh về QMS rồi, bạn có thể tìm kiếm và truy cập timviec24h.vn để đọc thêm những thông tin ở bài viết khác về cẩm nang nghề nghiệp, những kiến thức liên quan đến việc làm hay môi trường việc làm nhé! 

Đăng ngày 20/11/2020, 14 lượt xem