Proposal là gì? Cách viết Proposal thuyết phục khách hàng hiệu quả

Mục lục

Trong bài viết này, bằng những kiến thức vừa đủ trong lĩnh vực marketing, Bích Phượng mạn phép gửi tới tất cả những ai đang có cùng một mối quan tâm như Phượng những thông tin quan trọng về thuật ngữ Proposal, qua đó sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng hiệu quả những bước đi trong nghiệp vụ của riêng mình trong lĩnh vực này.

1. Khái niệm Proposal là gì?

Có rất nhiều định nghĩa về Proposal nhưng để giúp bạn đọc dễ hiểu nhất, Phượng sẽ giải nghĩa thuật ngữ tiếng Anh này theo cách riêng của mình và cũng là những hàm ý có thể đồng điệu với cách tiếp nhận của đa số bạn đọc. Proposal trong từ điển tiếng Anh mang nghĩa là đề xuất. Khi đưa nó vào trở thành thuật ngữ chuyên ngành của Marketing thì Proposal đã được bao phủ bởi một nội dung khái niệm đầy đủ như sau:

Proposal là một đề xuất với nội dung trình bày về những ý tưởng mang tính sáng tạo cho một dự án nào đó thuộc về marketing, và s tưởng này sẽ được gửi đến cho khách hàng, đối tác với thái độ trang trọng nhất. Việc cung cấp Proposal cho khách hàng để nhằm mục đích có thể thuyết phục họ hài lòng với những đề xuất và ý tưởng được đưa ra, thúc đẩy hành vi sử dụng dịch vụ chiến lược marketing của công ty bạn. Chính vì thế mà Proposal trở thành một chiếc cầu nối vô cùng quan trọng, có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn kết nối hiệu quả với khach hàng, định hướng mối quan hệ hợp tác phát triển lâu dài.

2. Cấu trúc cơ bản của Proposal

Thông thường Proposal sẽ được trình bày khá tỉ mỉ và cũng chính độ tỉ mỉ sẽ là thước đo sức hấp dẫn của Proposal. Nhưng làm sao để người viết Proposal có thể trình bày các đề xuất, ý tưởng của mình tỉ mỉ? Phải có một thước đo cụ thể nào đó đánh giá cho tiêu chuẩn này. Proposal với yêu cầu về sự tỉ mỉ, cẩn thận rất cao cho nên ngay từ hình thức câu trúc, Proposal cũng đã phải đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định. Cấu trúc cố định sẽ là thứ để người viết Proposal vin vào đó xây dựng nên một nội dung đầy đủ nhất, hoàn chỉnh nhất trước khi gửi đến tay khách hàng. Với một chút vốn liếng về marketing của mình thông qua việc tìm hiểu tài liệu và học hỏi người trong nghề, Phượng sẽ chia sẻ đến bạn đọc nắm được cầu trúc cơ bản của Proposal là như thế nào.

Theo các chuyên gia Marketing có tiếng, một bản Proposal được nhận xét là đủ sức hấp dẫn từ cái nhìn đầu tiên phải có đủ cấu trúc 4 phần như sau:

(1) Phần giới thiệu: thường được viết là phần An introduction

(2) Phần 2 hướng về đối tượng trung tâm là khách hàng – được gọi trong Proposal là Client – Centered

(3) Phần đề xuất chi tiết

(4) Phần trình bày kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng hoạt động marketing của bạn.

Ở trong mỗi phần này đều có yêu cầu trình bày cụ thể. Bạn cần viết nội dung đó một cách cụ thể và cẩn thận nhất có thể. Nếu chưa tự tin viết Proposal, hãy thực hiện theo đúng những gợi ý Phượng chia sẻ dưới đây.

3. Cách viết Proposal chuẩn chỉnh

3.1. Viết An introduction Proposal như thế nào?

Phần mở đầu ở bất cứ đâu cũng cần đòi hỏi sự ngắn gọn, súc tích nhưng tóm tắt được nội dung cần trình bày. Với bản Proposal cũng vậy, hãy cố gắng tạo dựng một bản Proposal đủ ngắn gọn, đủ giá trị và đủ hấp dẫn để thu hút khách hàng ngay từ những ấn tượng đầu tiên. Sự ngắn gọn này cần phải chứa đầy đủ nội dung thông tin gồm:

- Mục lục nội dung trong Proposal

- Tiêu đề của Proposal

- Giới thiệu các yếu tố: công ty, bản thân người viết Proposal, thành viên tham gia đề xuất ý tưởng trong Proposal

- Nội dung bản Proposal với kế hoạch chi tiết

- Để lại thông tin liên hệ

3.2. Cách đặt khách hàng là trung tâm như thế nào?

Điều mọi khách hàng quan tâm đó chính là việc họ sẽ nhận được những lợi ích gì khi đã bỏ tiền ra sử dụng một dịch vụ hay mua một sản phẩm nào đó. Vậy nên khi chúng ta cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin dịch vụ trong Proposal cũng là cách đang đặt khách hàng làm trung tâm. Cách đặt khách hàng làm trung tâm như thế được đánh giá là khéo léo và đầy tinh tế, vừa giúp khách hàng trở nên hài lòng vì được phục vụ tốt lại vừa là cách quảng bá hiệu quả dịch vụ marketing của công ty bạn.

Cụ thể hơn, bạn cần đưa ra những lý do thuyết phục rằng dịch vụ của bạn đang cung cấp là tốt nhất, khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực đáp ứng nhu cầu của họ hơn cả những gì họ mong đợi. Vậy bạn trình bày như thế nào để tạo dựng sự hấp dẫn đó? Giải quyết một số câu hỏi trên chính là cách để bạn xây dựng một nội dung hoàn hảo cho phần này:

- Lý do tại sao bạn lại thực hiện dự án marketing này?

- Dự án sẽ diễn ra cụ thể vào khoảng thời gian nào?

- Địa điểm tổ chức/ thực hiện dự án ở đâu?

- Thời gian dự kiến sẽ hoàn thành dự án là khi nào?

Trong khi trình bày những nội dung trên, bạn hãy cố gắng đan xen những giá trị lợi ích khách hàng sẽ nhận được trong dự án này là gì. Nếu như bạn làm tốt điều này thì chắc chắn cơ hội bạn nhận được lời đồng ý hợp tác của khách hàng cũng cao hơn rất nhiều.

3.3. Cách xây dựng nội dung Proposal thuyết phục khách hàng hiệu quả

Trình bày chi tiết, tỉ mỉ cần được phát huy cao nhất trong phần này nhưng vẫn phải đảm bảo sự khoa học, logic, không dài dòng, kể lể. Lý thuyết thì như vậy nhưng thực tế không phải ai cũng có thể làm đúng cách. Để giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt sát sao nội dung dự án, ngoài cách đưa khái niệm chi tiết Proposal là gì, bạn hãy ghi nhớ những cách đưa nội dung thông tin như thế này:

- Trình bày ý tưởng cụ thể của bạn về dự án

- Những lợi nhuận, lợi ích gì dự án mang lại cho bạn

- Mức chi phí mà khách hàng sẽ phải chi trả cho dự án này là bao nhiêu?

Đặc biệt, bạn nên trinh bày Proposal theo một concept đảm bảo ấn tượng và có thể bám sát nội dung toàn bộ Proposal. Tất cả các dữ liệu bạn đưa vào Proposal bao gồm cả nội dung text, hình ảnh hay video đều cần phải thể hiện đồng nhất nội dung từ đầu tới cuối, và nhớ là chèn kèm theo một kịch bản chi tiết nhé để tiện cho khách hàng theo dõi sản phẩm hiệu quả.

3.4. Đưa kinh nghiệm chuyên môn và cách xử lý vào Proposal

Đây là phần cuối cùng của Proposal và vẫn cần phải được xây dựng nội dung một cách đầy đủ vì nó là khâu cuối cùng quyết định đến việc khách hàng hài lòng với chiến lược marketing và đưa ra quyết định hợp tác lâu dài với công ty bạn. Những chuyên gia giàu kinh nghiệm xây dựng Proposal cho rằng bạn cần đưa vào những nội dung sau đây để kết thúc bản Proposal một cách hoàn hảo nhất:

- Giới thiệu doanh nghiệp

- Giới thiệu phòng ban và các nhân sự nổi bật

- Giới thiệu những doanh nghiệp đã bắt tay với doanh nghiệp của bạn thành công

- Nói về thành tựu và giải thưởng doanh nghiệp đã gặt hái được

Với một cấu trúc vừa được trau truốt về nội dung, lại vừa mang đến cái nhìn thiện cảm về hình thức thì chắc chắn sẽ dễ dàng đi vào tầm ngắm của khách hàng. Trong quá trình xây dựng từ nội dung đến hình thức, bạn luôn có thể mắc phải sai lầm và cũng luôn có những bí quyết để giúp Proposal đi vào lòng người một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

4. Cách hay giúp Proposal ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng

Có rất nhiều cách để kiến tạo nên một bản Proposal ấn tượng nhưng để đảm bảo không cầu kỳ và mất nhiều thời gian vào nó quá nhiều, Phượng cho rằng, các marketer nên áp dụng ngay những mẹo nhỏ sau đây để đảm bảo có được một bản Proposal chuẩn chỉnh hơn cả sự mong đợi.

- Thứ nhất, xây dựng một Proposal ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Thỏa mãn tiêu chí này, bạn chỉ cần tập trung làm rõ 3 thắc mắc dưới đây:

+ Cần giải quyết triệt để nỗi lo gì?

+ Ai sẽ là đối tượng chính của phương châm đề ra trong ý tưởng Proposal?

+ Sản phẩm dịch vụ, hàng hóa nào là “nhân vật chính” mà cả bạn và khách hàng đang cùng quan tâm?

- Thứ hai, tiến hành đo đạc chi tiết các chỉ số liên quan đến khách hàng

- Lên danh sách các đối tượng chính có liên quan đến dự án bạn đang thực hiện

- Xác định đối thủ cạnh tránh

- Xác định thời hoàn thiện dự án

- Luôn chủ động và cân đối ngân sách   

5. Những sai lầm cần tránh khi xây dựng Proposal

5.1. Một Proposal khiến khách hàng mất hứng thú

Khi đã có đề xuất, điều quan trọng không phải đó là đề xuất gì mà là cách bạn đề xuất như thế nào? Nếu không có được sự mở đầu ấn tượng thì bạn sẽ làm cho cảm giác hứng thú của khách hàng tụt hạng thê thảm. Vậy điều gì trong proposal dễ khiến những thượng đế của bạn phải “ôm đồm” thứ cảm xúc tồi tệ đó và gây ảnh hưởng đến mối quan hệ bạn đang cố gắng xây dựng? Đó chính là những nội dung kể lể dài dòng.

Khi xây dựng nội dung cho Proposal, hầu hết chúng ta được khuyên rằng, hãy cố gắng tỉ mỉ, chi tiết vì chúng là thước đo của sự mời gọi khách hàng thành công. Nhưng rất dễ để khiến người ta biến sự tỉ mỉ trở nên dài dòng, chẳng khách hàng nào mong muốn phải chọn lọc trong đống thông tin thừa thãi những điều họ thực sự cần, nếu phải làm điều đó, họ sẽ chọn cách ưu việt hơn, đó chính là bỏ qua Proposal của bạn để hợp tác với một Proposal đúng nghĩa hơn.

5.2. Tập trung quá nhiều vào đối tác và kinh nghiệm

Trong cấu trúc của Proposal có nội dung giới thiệu về trình độ, khả năng kinh nghiệm, và có thể đó là mảnh đất tốt để bạn được dịp “vun xới” tiếng tăm mình. Có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể “khoe” những thành tựu của cá nhân, của công ty hay một điều gì đó có thể giúp bạn trở nên tỏa sáng. Nhưng, có một nguyên tắc dành cho việc này, đó chính là không nên tập trung quá nhiều khi thể hiện thành tích, hãy để phần này trở thành nội dung được đưa ra cuối cùng để kết thúc vấn đề thay vì nêu chúng xuyên suốt từ đầu đến cuối.

Lý do dễ hiểu vì sao chúng ta không nên tập trung quá nhiều vào đối tác và “khoe” ra những điểm mạnh của bạn, đó là bạn sẽ vô tình biến Proposal trở thành một bản tường trình thành tựu mà chẳng có giá trị cung cấp bất cứ lợi ích nào cho khách hàng, dẫn đến việc bạn không trở thành một nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng trong mắt họ. Vậy thì chẳng hà cớ gì họ lại chọn bạn để cùng hợp tác.

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng ta đã có thể hiểu hơn khái niệm Proposal là gì và điều quan trọng hơn cả, bạn đã có được những gợi ý tuyệt vời để tạo một bản Proposal hiệu quả, thu hút mạnh mẽ nhà tuyển dụng, thúc đẩy ý muốn hợp tác với bạn. Không phải ai cũng có thể đưa ra được những đề xuất giàu tính sáng tạo nếu như bạn chưa làm thực sự tỉ mỉ theo gợi dẫn mà Phượng đưa ra. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ là sợi chỉ đỏ dẫn lối hiệu quả cho bạn những phương án thiết thực nhất trong quá trình xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác của mình thông qua những bản Proposal hoàn hảo.

Đăng ngày 21/11/2020, 87 lượt xem