Nhân viên đặt phòng khách sạn là gì? Bộ mặt của cả khách sạn

Mục lục

Ngày nay do nhu cầu ăn ở và đi lại cũng như vui chơi giải trí ngày càng phát triển nên kéo theo đó là sự phát triển không ngừng nghỉ của ngành dịch vụ. Sự phát triển ấy đòi hỏi một số lượng nhân viên làm cho ngành này cũng ngày càng tăng cao. Ở mỗi vị trí công việc mà mỗi cá nhân sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau, đối với ngành nhà hàng - khách sạn việc đem lại ấn tượng tốt với khách là một việc vô cùng quan trọng. Việc này đòi hỏi cần có một vị trí đảm nhận chức năng tiếp khách và nhận thông tin của khách để có thể đặt và cung cấp các dịch vụ tiện ích tại khách sạn đó. Công việc đó chính là nhân viên đặt phòng khách sạn, một công việc đơn giản nhưng lại rất quan trọng, vì công việc này chính là bộ mặt của khách sạn.

1. Khái niệm về công việc nhân viên đặt phòng khách sạn

Cùng với các công việc khác ở tiền sảnh như nhân viên lễ tân, nhân viên gác cửa, nhân viên hành lý thì công việc nhân viên đặt phòng khách sạn cũng là một công việc góp mặt trong bộ phận ấy. Theo thuật ngữ Tiếng Anh chuyên ngành dịch vụ, đối với công việc nhân viên đặt phòng khách sạn, từ này được viết là “Reservation Staff”.

Người đảm nhiệm công việc này là người tiếp xúc với khách đầu tiên, do vậy, mọi hoạt động cũng như thái độ phục vụ của người đảm nhiệm vị trí công việc này quyết định đến thái độ hài lòng hay không của khách. Nhân viên đặt phòng khách sạn sẽ là người lắng nghe và giải quyết cho khách những thắc mắc cũng như yêu cầu về dịch vụ được hưởng khi ở lại khách sạn. Ở một số nơi vị trí nhân viên đặt phòng khách sạn có thể gộp thành công việc nhân viên lễ tân tùy thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ của khách sạn, mà quyết định tồn tại của vị trí này, do đó, đối với mọi khách sạn, công viên nhân viên đặt phòng khách sạn là công việc không thể thiếu đối với các khách sạn.

2. Nhân viên đặt phòng khách sạn phải làm những gì?

Mỗi khách hàng tìm đến khách sạn sẽ có những yêu cầu và mục đích riêng nên yêu cầu về dịch vụ cũng gì đó mà khác nhau. Công việc nhân viên đặt phòng khách sạn là một công việc đơn giản, không cần phải trải qua trường lớp quá khắt khe, với một khóa huấn luyện tập huấn cũng có thể giúp các nhân viên trong vị trí này nắm bắt được nội dung công việc nhanh chóng. Nhưng nắm bắt sai quy trình cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn và lòng tin của khách hàng. Vậy nên, nếu bạn muốn được làm việc ở ví trí này hãy tìm hiểu thông tin dưới đây để nắm rõ quy trình làm việc:

2.1. Mô tả công việc nhân viên đặt phòng khách sạn

2.1.1. Thực hiện tiếp nhận đặt phòng theo yêu cầu của khách hàng

- Tiếp nhận và xử lí các yêu cầu đặt phòng của khách thông qua điện thoại, email, các đại lí du lịch trực tuyến (OTA),... Giải quyết linh hoạt và nhanh chóng các đơn đặt phòng của khách trong vòng 48 tiếng

- Tuân thủ đúng quy định về đặt phòng, cung cấp dịch vụ đối với khách hàng, đảm bảo ghi và xác thực đúng thông tin của khách sau đó chuyển cho bộ phận liên quan thực hiện đón tiếp và phục vụ khách

- Quan tâm đến những đơn đặt phòng của khách VIP, khách hàng lâu năm, khách hàng của công ty,... để đặt và sắp xếp phòng cho phù hợp.

- Nắm rõ các thông tin về ưu đãi, khuyến mãi, các dịch vụ tiện ích mới để giới thiệu đầy đủ đến với khách hàng, cũng như phổ biến cho khách những quy định của khách sạn về thời gian lưu trú, dịch vụ kèm theo, giá phòng,...

2.1.2. Xác nhận - Sửa đổi - Hủy đặt phòng

- Mỗi khách sạn sẽ có những quy định riêng, nhân viên đặt phòng khách sạn cần xác nhận lại thông tin và yêu cầu dịch vụ với khách trước thời gian checkin 3 ngày với khách hàng lẻ và 15 ngày đối với khách đi theo đoàn. Nhân viên đặt phòng sẽ gọi điện thoại hoặc gửi email xác nhận với khách để có thể sửa đổi hay hủy đơn đặt phòng nếu khách hàng có quyết định thay đổi dịch vụ hay lịch trình.

- Tiếp nhận và sửa đổi thông tin hoặc hủy đặt phòng theo đúng điều khoản dịch vụ và quy định của khách sạn.

- Kiểm tra và đảm bảo thông tin sửa đổi đã được cập nhập chính xác trên hệ thống.

2.1.3. Tổng hợp tình hình đơn đặt phòng trong ngày

- Tra cứu thông tin các đơn đặt phòng, trả phòng của khách trong một ngày dựa theo số liệu ghi chép thống kê tại phần mềm quản lí đặt phòng, chuyển thông tin cho tổ lễ tân chuẩn bị đón tiếp và chuyển thông tin cho bộ phận buồng phòng lên kiểm tra và dọn dẹp.
 

- Với những đơn đặt phòng đặt biệt như dành cho Honey Moon, khách VIP, cần báo sớm cho bộ phận dọn phòng có thời gian chuẩn bị và bố trí chu đáo kĩ càng. 

2.1.4. Cập nhật hồ sơ đặt phòng

- Phối hợp với nhân viên lễ tân cập nhật thông tin về các dịch vụ mà khách đã sử dụng, nhập và thời gian lưu trú để thực hiện triển khai các dịch vụ sử dụng chung, giúp nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn.

- Thường xuyên cập nhật hồ sơ đặt hàng của khách công ty, khách theo đoàn,...

2.1.5. Giải quyết các công việc khác

- Báo cáo nhanh chóng kịp thời những thông tin liên quan, hồi âm hay phàn nàn của khách hàng lên cấp quản lí để bộ phận trên có thể giải quyết một cách nhanh chóng

- Hướng dẫn cho nhân viên mới của bộ phận khi được yêu cầu

- Phối hợp với các bộ phận có liên quan để giải quyết yêu cầu của khách hàng

- Thực hiện ghi chú những thông tin cần thiết, bàn giao công việc vào cuối mỗi ca làm

 

- Thực hiện yêu cầu công việc khác khi nhận được chỉ đạo của cấp trên.

2.2. Yêu cầu về vị trí tuyển dụng của nhân viên đặt phòng khách sạn

Vì đây là một ví trí được xem là khuôn mặt đại diện cho toàn bộ khách sạn nên công việc này cũng cần có những điểm yêu cầu cần đáp ứng. Nếu bạn quan tâm đến công việc này hãy chú ý đến những tiêu chí dưới đây để xem bản thân đáp ứng được bao nhiêu phần trăm phù hợp với công việc rồi nhé.

2.2.1. Ngoại hình tốt

Ngoại hình tốt là một yếu tố giúp cho mỗi cá nhân ghi điểm được trong mắt mọi người, không chỉ trong cuộc sống và điều đó còn giúp ích rất nhiều trong công việc. Đặc biệt, với ngành dịch vụ, việc có ngoại hình tốt cũng là điểm sáng gây được sự thiện cảm đối với nhà tuyển dụng và cả khách hàng của mình

2.2.2. Có khả năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống tốt, biết ngoại ngữ là một lợi thế

Đây là một nghề cần tiếp xúc với rất nhiều người nên việc lưu loát và khéo léo trong giao tiếp cũng là một yêu cầu tối thiểu đối với không chỉ công việc nhân viên đặt phòng khách sạn mà còn với cả nhiều ngành nghề khác có trong khối dịch vụ. Với một người có khả năng giao tiếp và xử lí mọi tình huống tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc, vì sự cố xảy ra trong công việc hay gặp những khách hàng khó tính thì việc ăn nói tốt sẽ giúp cho công việc trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.

Không chỉ cần đến kỹ năng giao tiếp, hiện nay việc mở cửa và chào đón khách quốc tế đang là xu hướng kinh doanh của nhiều khách sạn. Vì thế, việc có kỹ năng ngoại ngữ cũng là một điều thiết yếu đối với công việc này. Khi gặp những khách hàng nước ngoài bạn cũng có thể giao tiếp và chào mừng cũng như giới thiệu họ những dịch vụ khi đến với khách sạn. Việc không có những kĩ năng trên chắc hẳn bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình giao tiếp và làm việc. Do đó, việc trau dồi ngoại ngữ và kỹ năng ăn nói là một điều vô cùng cần thiết nếu bạn đam mê công việc này

2.2.3. Luôn thân thiện, hòa nhã, tươi cười với khách

Vì đây là công việc tạo nên hình ảnh của khách sạn do vậy việc tươi cười và thân thiện với mọi khách hàng là điều cần lưu ý đối với mọi nhân viên làm ngành dịch vụ. Đặc biệt do đặc thù công việc nên nhân viên đặt phòng khách sạn cần thể hiện sự thân thiện mến khách, điều này tạo nên một hình ảnh khách sạn thân thiện, vui vẻ, vì đơn giản chẳng ai muốn tới một nơi để nghỉ ngơi mà nhân viên tại đây lại có thái độ cau có, khó chịu cả

2.2.4. Chính xác tỉ mỉ, không vấp phải những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc

Đây là một yêu cầu cương quyết trong quá trình làm việc, vì một khi quy trình sai sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy phía sau, một vấn đề nhỏ đó nếu không được giải quyết thỏa đáng cũng sẽ là điều nguy hiểm có thể khiến bạn phải bồi thường hay nặng hơn là bạn sẽ bị mất việc đấy. Nên đối với công việc có tính chính xác cao như này bạn cần có một thái độ nghiêm túc và cần kiểm tra kĩ lưỡng khi thực hiện giao dịch hay xử lí thông tin.

2.2.5. Nắm rõ quy trình làm việc, đặc thù công việc và các phần mềm, công cụ hỗ trợ công việc

Việc nắm chắc các thông tin trong quá trình làm việc cũng như đặc thù công việc sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc. Mọi hoạt động công việc sẽ được xử lí nhanh chóng, hiệu quả, không gây những phiền phức và tắt nghẽn không đáng có

 

2.2.6. Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết công việc

Việc phối hợp chặt chẽ với các bộ phận là điều kiện thiết yếu để tạo nên một bộ máy công việc bền vững, mỗi bộ phận sẽ có một chứng năng riêng, nên việc tạo dựng mối liên kết đối với bộ phận tiền sảnh và tiêu biểu là nhân viên đặt phòng khách sạn là vô cùng cần thiết. 

3. Mức lương cho công việc nhân viên đặt phòng khách sạn

Tùy thuộc vào nơi làm việc, địa điểm, quy mô khách sạn và tính chất công việc nhiều hay ít mà ngành nghề này sẽ có những mức lương khác nhau. Hiện tại mức lương của công việc nhân viên đặt phòng khách sạn dao động từ 3 - 5 triệu đồng (chưa bao gồm trợ cấp và các khoản thưởng). Công việc trong ngành dịch vụ tuy có những mức lương cơ bản nhất định nhưng do tính chất công việc mà tổng lương ở mỗi tháng hay mỗi thời điểm sẽ khác nhau. Do đó, công việc nhân viên đặt phòng khách sạn cũng là một công việc khá tiềm năng.

Tải ngay bản mô tả công việc nhân viên đặt phòng khách sạn tại đây:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN.doc

Những thông tin trên là những gì chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn về công việc nhân viên đặt phòng khách sạn. Nếu bạn có hứng thú cũng như đam mê với công việc này hãy tham khảo thêm nhiều bài viết khác của trang. Còn rất nhiều thông tin bổ ích khác, cũng như những ngành nghề thuộc ngành dịch vụ khác đang chờ bạn khám phá đấy!

Đăng ngày 20/11/2020, 6 lượt xem