[Nắm bắt] Các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay

Mục lục

1. Hình thức nhật ký chung

1.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung

Hình thức nhật ký chung hiện đang được rất nhiều kế toán viên áp dụng trong các doanh nghiệp. Với hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, các vấn đề tài chính có phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải được ghi chép lại một cách đầy đủ, chi tiết và ghi vào sổ nhật ký theo đúng thứ tự thời gian, các định khoản về kế toán của nghiệp vụ đó.

Các số liệu sau khi đã được ghi vào nhật ký chung thì sẽ được ghi lại vào sổ cái tương ứng đối với các nghiệp vụ phát sinh đó. Và hình thức ghi sổ kế toán theo nhật ký chung này sẽ cần phải có các loại sổ đi kèm như sau:

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký đặc biệt

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.2. Những ưu điểm nổi bật của hình thức nhật ký chung

Như đã nói ở trên, hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung này hiện đang được áp dụng phổ biến nhất tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy hình thức ghi sổ kế toán này có điểm gì đặc biệt?

- Mẫu sổ nhật ký có kết cấu khá đơn giản, dễ thực hiện việc ghi chép lại các thông tin, số liệu cần thiết và thuận lợi cho quá trình phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp.

- Việc áp dụng sổ nhật ký này trong kế toán cũng tạo nên sự thuận tiện cho vấn đề ứng dụng tin học, công nghệ hiện đại trong công tác ghi chép sổ sách.

- Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký cũng giúp cho việc thực hiện kiểm tra, đối chiếu với các số liệu ở mọi lúc, mọi nơi khi cần thiết.

1.3. Các bước ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

- Công việc ghi chép hàng ngày:

+ Các nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra và được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ để thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào trong sổ nhật ký chung.

+ Tiếp đến, căn cứ vào số liệu đã được ghi trên sổ nhật ký chung để ghi lại vào sổ cái theo đúng các định khoản kế toán phù hợp đã được quy định.

+ Trong trường hợp đơn vị có mở sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời các nghiệp phát sinh sẽ cần được ghi vào sổ, thẻ kế toán liên quan.

+ Trong trường hợp doanh nghiệp mở sổ nhật ký đặc biệt thì các nhân viên kế toán sẽ cần phải thực hiện công việc ghi chép hàng ngày, dựa vào các chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và nghiệp vụ phát sinh đưa vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Việc ghi chép vào sổ nhật ký đặc biệt này sẽ được thực hiện theo định kỳ là 3, 5 hay 10 ngày hoặc cũng có thể là cuối tháng tùy thuộc theo mức độ phát sinh, khối lượng các công việc. Đồng thời các nhân viên kế toán sẽ phải tiến hành tổng hợp, lọc trùng lặp để loại bỏ các thông tin, số liệu bị dư thừa.

- Công việc ghi chép cuối tháng, quý, năm:

+ Các nhân viên kế toán sẽ cần phải cộng lại toàn bộ các số liệu đã được ghi trên sổ cái và tiến hành lập bảng cân đối số nghiệp vụ phát sinh.

+ Sau khi đã thực hiện kiểm tra đối chiếu và số liệu đã trùng khớp giữa các sổ thì nhân viên kế toán sẽ bắt đầu lập bảng tổng hợp chi tiết và sẽ là cơ sở để lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.

2. Hình thức chứng từ – ghi sổ

2.1. Các đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ – ghi sổ

Với hình thức này, nhân viên kế toán sẽ phải căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ghi sổ để ghi chép lại các thông tin, số liệu. Cụ thể, việc ghi chép sẽ bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký các chứng từ và theo đúng nội dung kinh tế doanh nghiệp trên các sổ cái.

Các chứng từ ghi sổ sẽ do chính kế toán viên tổng hợp dựa trên nội dung của nghiệp vụ từng chứng từ kế toán hoặc là từ các bảng tổng hợp cùng loại. Theo đó, các chứng từ ghi sổ sẽ được đánh dấu liên tục theo tháng căn cứ vào số thứ tự ở sổ đăng ký chứng từ, đồng thời sẽ phải có các chứng từ kế toán đi kèm. Các thông tin, dữ liệu trên chứng từ ghi sổ cần phải được kế toán trưởng xem xét, phê duyệt trước khi được sử dụng để làm căn cứ cho việc ghi chép sổ sách.

Và hình thức ghi sổ kế toán này sẽ còn cần có thêm một số loại sổ sách như sau:

- Chứng từ ghi sổ kế toán

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán

- Số cái

- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết khác

2.2. Các bước thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ

- Công việc ghi chép hàng ngày/định kỳ: Các kế toán viên sẽ căn cứ theo các chứng từ kế toán hoặc là dựa vào các bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra và đảm bảo cùng loại để làm căn cứ ghi sổ, lập chứng từ ghi sổ và sau đó sẽ ghi vào sổ cái hoặc các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Công việc ghi chép sổ sách cuối tháng:

+ Nhân viên kế toán sẽ phải khóa sổ để tính tổng số tiền mà các nghiệp vụ về kinh tế, tài chính đã phát sinh theo tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tính ra được tổng số nợ đã phát sinh, số dư tài khoản trên sổ cái và lập bảng cân đối tài khoản.

+ Sau khi đã thực hiện đối chiếu cho đúng và khớp với các thông tin, số liệu trên sổ cái cùng bảng tổng hợp chi tiết thì những thông tin đó sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Các quan hệ về đối chiếu và kiểm tra cần phải đảm bảo được tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của những tài khoản ghi trên bảng cân đối số phát sinh sẽ luôn phải bằng nhau và đúng với những gì ghi trên sổ chứng từ.

3. Hình thức nhật ký – chứng từ

3.1. Đặc trưng của hình thức nhật ký – chứng từ

Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp khi phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh sẽ cần phải được phản ánh trên các chứng từ kế toán và sẽ được phân loại, ghi chép vào sổ nhật ký – chứng từ theo quy định bên nợ và có của các tài khoản kế toán liên quan, tương ứng trong doanh nghiệp.  

Đối với hình thức nhật ký – chứng từ này thì thường chỉ được áp dụng ở một số doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên kế toán nhiều và đạt trình độ chuyên môn cao.

3.2. Ưu, nhược điểm của hình thức nhật ký – chứng từ

Hình thức ghi sổ kế toán theo nhật ký – chứng từ có ưu điểm đó chính là giúp cho khối lượng cần phải ghi sổ được giảm bớt, đồng thời cũng sẽ giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu các thông tin kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề, tránh xảy ra sai sót.

Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức này cũng có một vài điểm hạn chế đó chính là mẫu số kế toán này sẽ khá phức tạp, đòi hỏi các kế toán viên cần phải am hiểu sâu, nắm vững được nghiệp vụ thì mới có thể thực hiện các thao tác một cách dễ dàng, hiệu quả nhất. Ngoài ra thì hình thức này cũng không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào công việc ghi chép sổ sách.

3.3. Các bước ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ

- Công việc ghi chép hàng ngày: Các nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào các số liệu, thông tin đã được kiểm tra để ghi chép vào nhật ký – chứng từ hoặc là lập các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kế toán doanh nghiệp. Riêng đối với các loại chi phí phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh mà xảy ra nhiều lần hay có tính phân bổ thì cần phải tập hợp cũng như phân loại trước khi lấy số liệu ghi vào nhật ký – chứng từ.

- Công việc ghi chép cuối tháng: Kế toán viên cần khóa sổ và cộng lại toàn bộ các số liệu trên nhật ký – chứng từ, tiến hành đối chiếu, kiểm tra lại cẩn thận và lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Số liệu này cũng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp sau này.

4. Một số hình thức ghi sổ kế toán khác

4.1 Hình thức nhật ký – sổ cái

Một hình thức cũng được áp dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay đó chính là nhật ký – sổ cái. Theo hình thức này thì các nghiệp vụ kinh tế và tài chính có phát sinh trong doanh nghiệp sẽ được kết hợp, ghi chép theo đúng các định khoản kế toán và đảm bảo theo trình tự thời gian của cùng một sổ tổng hợp duy nhất đó chính là nhật ký – sổ cái.

Toàn bộ các chứng từ kế toán hay các bảng tổng hợp chứng từ kế toán trong doanh nghiệp cùng loại cũng sẽ là căn cứ để có thể ghi sổ. Đối với hình thức này thì cần phải có thể sổ nhật ký – sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết có liên quan để hoàn thành được quá trình ghi sổ.

4.2. Hình thức kế toán trên máy tính

Ngoài những hình thức trên thì nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng ghi sổ kế toán trên máy tính thông qua các phần mềm kế toán chuyên dụng. Theo đó, các phần mềm này đều được thiết kế theo 1 trong các hình thức ghi sổ trên như là nhật ký – chứng từ, nhật ký – ghi sổ,... hoặc cũng có thể kết hợp nhiều hình thức với nhau.

Đối với hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức này thì tùy từng phần mềm sẽ yêu cầu loại sổ tương ứng với hình thức đó, tuy nhiên kết cấu thì sẽ có sự khác biệt so với mẫu sổ được ghi bằng tay.

Hy vọng qua những chia sẻ trên đây của timviec24h.vn, bạn đọc đã nắm rõ được các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay trong doanh nghiệp, từ đó có thể vận dụng hiệu quả vào công việc của mình nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 30 lượt xem