Mô tả công việc trợ lý sản xuất - Bạn biết những gì về nó?

Mục lục

1. Trợ lý sản xuất là ai?

Thời gian gần đây, nhiều người bàn tán về công việc trợ lý sản xuất, nghe thì có vẻ thích thú nhưng họ vẫn chưa hiểu chính xác công việc này phải làm những gì. Cùng nhau tìm hiểu qua về công việc này nhé. 

Xét về mặt ngữ nghĩa cơ bản thì trợ lý sản xuất là người trợ giúp đắc lực cho quản lý sản xuất. Cơ bản thì trách nhiệm của họ là hỗ trợ và giám sát toàn bộ quy trình trong hoạt động sản xuất tại nhà máy hay xưởng của công ty. Việc giám sát này là để những công việc luôn đảm bảo được các dây chuyền sản xuất trong nhà máy đều được hoạt động trơn tru, cố định. Bên cạnh đó, trợ lý sản xuất cũng chính là người hỗ trợ quản lý, cấp trên hay nhân viên khác trong những vấn đề liên quan đến kỹ thuật xảy ra trong quá trình sản xuất. Họ phải nắm bắt được mọi vấn đề để chủ động báo cáo các sự cố bất ngờ lên quản lý để có thể tìm giải pháp xử lý hậu quả nhanh nhất có thể. 

Nghe qua thì có vẻ khá đơn giản nhưng trên thực tế thì đây là một vị trí yêu cầu cao về trình độ, chuyên môn và kỹ năng. Và không phải ai cũng có thể làm được mà phải qua những ngày tháng trải nghiệm. 

2. Mô tả công việc cơ bản trợ lý sản xuất

Với lĩnh vực kinh doanh, nhiệm vụ công việc cụ thể của trợ lý sản xuất là giám sát, hỗ trợ hành chính. Bên cạnh đó là những công việc cụ thể hơn, và về cơ bản thì trách nhiệm của một trợ lý sản xuất như sau: 

- Việc đầu tiên của trợ lý sản xuất là hỗ trợ mọi hoạt động sản xuất, bắt đầu từ giai đoạn nhận đơn hàng cho đến sản xuất và bước cuối cùng là bàn giao. Trợ lý sản xuất sẽ phải tham gia, giám sát tất cả công đoạn để nắm bắt được tình hình, chủ động xử lý mọi việc. Và cũng là để đảm bảo dây chuyền hoạt động được vận hành trơn tru.

- Trợ lý sản xuất phải thường xuyên kiểm tra về nguồn lực, chất lượng của các sản phẩm, hàng hóa cụ thể trong công ty, luôn cập nhật để báo cáo tiến độ công việc và phải trực tiếp giám sát để đảm bảo đội ngũ nhân viên sản xuất luôn thực hiện theo đúng hướng dẫn và quy trình công việc. Đảm bảo đầu ra của công việc luôn ở mức chỉn chu nhất. 

- Công việc tiếp theo mà mỗi trợ lý sản xuất phải làm đó là duy trì mối liên hệ chặt chẽ và nhất quán với quản lý, phải có sự tương giao giữa quản lý với trợ lý sản xuất để trợ lý luôn là cánh tay phải đắc lực nhất của quản lý. Người ta thường nói là tâm linh tương thông, cấp trên nói một cấp dưới hiểu hai thì lúc đó công việc mới đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó trợ lý còn nghe lệnh từ quản lý và điều hành về các vấn đề liên quan tới nhân viên, thay mặt quản lý điều hành đội ngũ nhân sự. 

- Trợ lý là người hỗ trợ chuẩn bị các đơn đặt hàng, các tài liệu hoạt động liên quan tới các sản phẩm cụ thể để quản lý, lãnh đạo nắm bắt tình hình, và phải đảm bảo các tài liệu được đầy đủ, chi tiết, rõ ràng và chính xác nhất khi đến tay lãnh đạo. Họ là người theo sát các dự án nhất nên họ sẽ là người đủ hiểu để chuẩn bị giấy tờ. 

- Việc yêu cầu trợ lý sản xuất phải theo sát quy trình và nắm được mọi thông tin để sau đó có thể cung cấp các phản hồi một cách kịp thời đối với các tình huống phát sinh hay là việc không nhất quán trong quá trình sản xuất để lãnh đạo nắm được tình hình và đưa ra phương án giải quyết. Luôn chủ động để giải quyết công việc tốt nhất. 

- Trợ lý không phải là người làm việc độc lập mà phải phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết mọi sai sót. Và họ cũng phải giữ một mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên để dễ dàng giải quyết việc khi cần. Hai bên cùng làm việc, cùng hợp tác và cùng phát triển. 

- Ngoài việc phối hợp với nhân lực ở các bộ phận khác trong công ty mình thì trợ lý sản xuất còn là người làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để nhận và đánh giá báo giá nguyên vật liệu, xem giá có bị thay đổi hay không, có vấn đề gì vướng mắc hay không. Và phải thường xuyên cập nhật tin tức để biết được tình hình của nguồn nguyên vật liệu hiện tại. 

- Trợ lý sản xuất là người nhận thông báo trực tiếp từ lãnh đạo, là người làm việc với nhiều bộ phận nên nắm rõ được mọi việc và việc phải bảo mật thông tin là điều cần thiết để hoàn thành các dự án sản xuất. Tránh những thông tin bị rò rỉ ra ngoài gây ảnh hưởng đến dự án thì trợ lý thông tin phải được lựa chọn cẩn thận để bưng bít mọi thông tin với bên ngoài. 

- Việc chuẩn bị và duy trì các tài liệu liên quan tới dự án cũng là một việc quan trọng , bên cạnh đó họ phải liên tục cập nhật những thủ tục liên quan tới bộ phận sản xuất để có những sự điều chỉnh thích hợp, đảm bảo tiến độ công việc luôn được hoàn thành. 

- Trợ lý sản xuất phải tìm hiểu về kiến thức chuyên ngành để xem xét các bản vẽ liên quan tới máy móc, công nghệ mới và nắm được các đặc điểm kỹ thuật cũng như phương pháp sử dụng để đảm bảo độ chính xác khi vận hành dây chuyền sản xuất. Nếu như có sai sót nhỏ thì có thể trực tiếp khắc phục còn nếu có trục trặc vượt quá khả năng thì phải nắm rõ tình hình để báo cáo lên lãnh đạo và xin cách giải quyết.  

- Trợ lý sản xuất còn giúp thúc đẩy cải tiến hiệu suất công việc, sản phẩm và  lên kế hoạch thực hiện các chương trình để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, sản phẩm luôn ở mức ổn định. 

3. Những yêu cầu đối với một trợ lý sản xuất

Sản xuất có nhiều lĩnh vực nên tùy thuộc vào từng lĩnh vực sản xuất cụ thể và quy mô của công ty thì sẽ có những yêu cầu dành cho trợ lý sản xuất khác nhau. Tuy nhiên, trợ lý sản xuất cơ bản sẽ có những yêu cầu như sau. 

3.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn

- Yêu cầu cơ bản nhất dành cho trợ lý sản xuất trong mọi lĩnh vực là phải có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên với các chuyên ngành cơ khí, chế tạo, quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan. Để nhà tuyển dụng thấy ít nhất bạn đã được đào tạo về nền tảng chuyên môn cơ bản. 

- Yêu cầu thứ hai là bạn phải có nền tảng kiến thức về các sản phẩm của công ty mình, hàng hoá của công ty (sản xuất thực phẩm, dệt may, máy móc,...) để giải quyết công việc chính xác nhất. 

- Bạn phải có ít nhất vài năm kinh nghiệm làm nhân viên sản xuất hay trợ lý sản xuất trong các nhà xưởng trong mọi lĩnh vực. 

3.2. Yêu cầu về kỹ năng

- Bất cứ ngành nghề nào cũng đòi hỏi thành thạo tin học, với công việc này bạn cần thành thạo Microsoft Office và các phần mềm hỗ trợ quản lý sản xuất. 

- Không chỉ là chuyên môn mà ở đây còn đòi hỏi bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng làm việc qua internet, cơ bản một vài kĩ năng như: 

Bạn phải rèn cho mình kỹ năng lập kế hoạch công việc và kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, chính xác. 

Thứ hai là bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp, ưu tiên công việc sao cho hợp lý, tránh việc làm lỡ công việc. 

Thứ ba bạn luôn luôn phải linh hoạt để giải quyết mọi vấn đề, ngoài ra bạn cũng nên có khả năng tạo động lực cho mình và cho người khác, để đẩy hiệu suất công việc lên cao hơn. 

Bạn nên rèn luyện cho mình khả năng thích ứng nhanh với thay đổi của môi trường công việc ví dụ thường xảy ra khi thay đổi đơn hàng sản xuất. 

Bạn bắt buộc phải có kỹ năng làm việc nhóm và khả năng làm việc độc lập không cần cấp trên giám sát vẫn đạt hiệu quả công việc tốt. 

4. Trợ lý sản xuất có quyền lợi gì?

Hầu hết các doanh nghiệp đều đảm bảo các chế độ của nhân viên theo đúng quy định của pháp luật quy định. Riêng với vị trí trợ lý sản xuất sẽ có những quyền lợi đặc biệt như sau:

- Môi trường làm việc năng động, sáng tạo, được làm đúng chuyên môn và có nhiều cơ hội thăng tiến. 

- Bạn sẽ được học hỏi kinh nghiệm và những kỹ năng mềm khác, cần thiết đối với bạn nếu như bạn làm ở vị trí trợ lý sản xuất. Đây sẽ là môi trường lý tưởng để bạn thử sức với công việc đòi hỏi nhiều yếu tố này. 

- Bạn sẽ được đóng bảo hiểm các loại đầy đủ theo đúng quy định của nhà nước. Được hưởng các quyền lợi khác như được nghỉ vào ngày lễ, tết. Được thưởng theo đúng quy định. 

- Ngoài ra mỗi công ty sẽ có những chế độ ưu đãi riêng dành cho nhân viên.

- Được hưởng mức thu nhập cao, xứng đáng với công sức bạn bỏ ra. Nghỉ phép bạn cũng sẽ được thưởng, được hưởng lương tháng 13 và được đóng các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật hiện hành. 

- Nếu là trợ lý sản xuất bạn sẽ được tham gia vào các hoạt động ngoại khóa, những cuộc du lịch và các chế độ đặc biệt dành cho vị trí quản lý trong công ty, nhất là các công ty trong lĩnh vực sản xuất. 

- Quyền lợi tiếp theo mà người làm trợ lý sản xuất được hưởng là bạn được tham gia vào các khóa huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng và chuyên môn theo kế hoạch của công ty để đảm bảo cho bạn sự phát triển, bạn có thể khai thác được hết thế mạnh của mình và phục vụ công việc đạt hiệu quả cao nhất. 

- Quyền lợi cuối cùng là bạn sẽ được các hưởng chế độ tăng lương theo quy định của chính phủ, công ty và các chính sách phúc lợi cho nhân viên theo văn hóa hoạt động của công ty đề ra. 

Bạn có thể tham khảo mẫu mô tả công việc trợ lý sản xuất tại đây: Mô tả công việc trợ lý sản xuất.docx

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản nhất để mô tả công việc trợ lý sản xuất. Nếu bạn có mong muốn theo đuổi con đường này thì bạn nên nghiên cứu để có cái nhìn chi tiết nhất về công việc này. 

Đăng ngày 20/11/2020, 81 lượt xem