Mô tả công việc trợ lý ảo - Khi “ảo” không phải là công nghệ

Mục lục

1. Bản mô tả công việc trợ lý ảo chi tiết

Trợ lý ảo thực chất chính là một công việc freelancer. Người đảm nhận vị trí này sẽ hỗ trợ trực tuyến từ xa các công việc, dịch vụ mà họ cung cấp cho các cá nhân, tổ chức. Thông thường, trợ lý ảo sẽ làm việc ở nhà và không cần phải đến văn phòng.

Vậy, cụ thể thì Trợ lý ảo sẽ làm những công việc gì? Hầu hết, các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều sẽ có thể thuê dịch vụ trợ lý ảo. Vì vậy, tùy vào từng lĩnh vực cụ thể mà trợ lý ảo sẽ đảm nhận công việc gì. Dưới đây sẽ là bản mô tả những công việc của một trợ lý ảo các bạn có thể tham khảo.

mo-ta-cong-viec-tro-ly-ao.doc

1.1. Công việc của một trợ lý ảo tổng hợp, hành chính

Công việc Trợ lý ảo hành chính sẽ giống như công việc của một thư ký văn phòng.  Các công việc cụ thể có thể kể đến như:

- Trực tiếp quản lý email của sếp hay chính là khách hàng của bạn. Là một người trợ lý nên đây sẽ là công việc của bạn để có thể nắm bắt và sắp xếp lịch trình hoạt động cũng như các công việc hàng ngày của cấp trên.

- Nghe các cuộc điện thoại theo yêu cầu. Mặc dù không có mặt tại văn phòng thế nhưng bạn sẽ có một điện thoại để thực hiện việc tiếp nhận các cuộc gọi công việc liên quan đến cấp trên, khách hàng của bạn. Tức là giống như bạn đang ngồi ngay bên ngoài phòng sếp của bạn vậy.

- Thực hiện việc đặt các cuộc hẹn hay vé máy bay, xe, khách sạn,... Công việc này có lẽ bất kỳ một người trợ lý nào cũng phải đảm nhận không riêng gì trợ lý ảo. Bạn sẽ phải sắp xếp các cuộc hẹn cần thiết và chuẩn bị mọi thứ một cách chu toàn để sếp của bạn có thể đến cuộc hẹn đúng giờ và đi công tác thuận lợi nhất.

- Thực hiện việc theo dõi khách hàng. Luôn theo sát các hoạt động và nắm bắt tốt nhu cầu, mong muốn của khách hàng - cấp trên của bạn để có thể kịp thời đáp ứng tốt những điều đó. Trợ lý ảo thực tế không khác trợ lý bình thường khi họ cần phải phối hợp làm việc với sếp một cách ăn ý nhất.

- Thực hiện quản lý lịch trình công việc. Sắp xếp lịch trình công việc của một ngày theo từng thời gian cụ thể, thực hiện việc điều chỉnh các công việc đó khi có các sự cố hay việc phát sinh ảnh hưởng tới lịch trình ban đầu. Thông báo đầy đủ các công việc mà cấp trên cần thực hiện trong ngày.

1.2. Công việc của trợ lý ảo tiếp thị số

Công việc của một trợ lý ảo tiếp thị số chính là các công việc liên quan đến chiến dịch marketing online của công ty, doanh nghiệp mà bạn làm việc.

Với trợ lý ảo tiếp thị số thì sẽ được chia làm 3 loại khác nhau. Bao gồm: Trợ lý ảo tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, Trợ lý ảo quản lý truyền thông xã hội và Trợ lý ảo tiếp thị nội dung.

Các công việc mà một trợ lý ảo tiếp thị số cần phải thực hiện là:

- Thực hiện việc phân tích các dữ liệu để đạt được ROI

- Trực tiếp lên kế hoạch, lên các lịch trình cụ thể và đảm nhận việc quản lý nội dung.

- Thực hiện xây dựng các chiến lược phù hợp nhằm đẩy mạnh hoạt động marketing và mang lại hiệu quả truyền thông một cách tốt nhất.

- Thực hiện phân tích tính cạnh tranh giữa công ty mình và công ty đối thủ. Việc này khá quan trọng bởi qua đó sẽ có thể biết được mình đang ở vị trí nào cũng như khả năng của mình hiện tại ra sao và từ đó đưa ra các thức xây dựng phù hợp nhất có thể.

1.3. Công việc của trợ lý ảo lập trình

Với trợ lý ảo lập trình thì công việc của họ sẽ là ứng dụng trong việc phát triển trang web hay một ứng dụng trên nền tảng điện thoại di động tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của công ty mà bạn làm việc.

Chi tiết các công việc cần phải thực hiện có thể nhắc đến như:

- Thực hiện phần thiết kế bố cục các trang web, ứng dụng hay plugin

- Thực hiện việc bảo trì các phần mềm, ứng dụng và cập nhật những phần mềm đó lên phiên bản mới hơn, phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng hơn.

- Đảm nhận việc Debugging và trực tiếp khắc phục các sự cố xảy ra.

- Thực hiện việc tải các nội dung lên trên trang web sau khi đã thiết lập và cài đặt trang web một cách hoàn chỉnh.

- Chắc chắn các trang web hay các ứng dụng được tạo ra đều thân thiện với người dùng. Điều này cần phải được đảm bảo một cách chắc chắn bởi “sự kém thân thiện” sẽ gây ra các vấn đề khó giải quyết sau này.

1.4. Công việc của trợ lý ảo thiết kế

Tương tự với lập trình, công việc trợ lý ảo thiết kế cũng liên quan đến web hay máy tính. Nhưng dựa vào kỹ năng thiết kế đồ họa của mình, các trợ lý ảo thiết kế sẽ làm cho trang web của công ty trở nên thân thiện hơn.

Các công việc mà trợ lý ảo cần thực hiện như:

- Thực hiện phần thiết kế các trang web kinh doanh. Với các trang web kinh doanh cần thiết kế bố cục các phần tiện lợi cho người dùng, dễ dàng sử dụng và làm nổi bật được sản phẩm.

- Thực hiện việc thiết kế các ứng dụng dành cho điện thoại di động.

- Thực hiện việc thiết kế tờ rơi, poster, banner,...

- Thực hiện thiết kế các danh mục sản phẩm

- Thực hiện các thiết kế Infographic

1.5. Công việc của trợ lý ảo văn bản

Công việc của trợ lý ảo văn bản có thể là công việc của một nhân viên content nhưng cũng có thể là công việc của một nhân viên nhập liệu. tùy vào việc ứng tuyển và quá trình trao đổi mà bạn cần biết được công việc của mình là gì. Nhưng, nhìn chung thì sẽ là các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản.

Chi tiết công việc có thể kể đến như:

- Thực hiện việc lên kế hoạch về nội dung. Tức là xác định sản phẩm, dịch vụ đó cần viết theo hướng như thế nào để người đọc có thể bị thu hút cũng như hiểu rõ hơn các thông tin về sản phẩm, dịch vụ đó.

- Nghiên cứu về các từ khóa thích hợp. Với một bài nội dung thì từ khóa chính là mấu chốt của bài viết. Việc nghiên cứu các từ khóa thích hợp giúp trợ lý ảo nội dung biết được ý nghĩa cần nói và các từ khóa có thể cho thêm vào bài viết.

- Thực hiện viết nội dung cho các từ khóa. Sau khi đã nghiên cứu kỹ về từ khóa thì trợ lý ảo nội dung sẽ viết bài về từ khóa đó.

- Thực hiện việc chỉnh sửa và hiệu đính. Bài viết sau khi hoàn thành cần được rà soát một cách cẩn thận và chỉnh sửa những lỗi sai về chính tả, nội dung hay hình thức.

1.6. Công việc của trợ lý ảo chỉnh sửa video/audio

Đây sẽ bao gồm công việc tương tự như một người biên tập video hay audio. Trợ lý ảo chỉnh sửa video sẽ thực hiện những công việc liên quan đó. Cụ thể:

- Thực hiện việc loại bỏ các âm thanh ồn, nhiễu làm video, audio khó nghe.

- Thực hiện việc thêm các âm thanh, tiếng động để tăng sự thu hút với khán giả.

- Thực hiện việc thêm CGI.

- Chỉnh sửa, cung cấp các trình tự cho phần nội dung.

- Đưa ra một video/audio hoàn chỉnh cho người nghe, người xem có thể biết và hiểu được nội dung. 

1.7. Công việc của một trợ lý ảo tài chính

Trợ lysa ro tài chính sẽ là người trực tiếp quản lý các công việc tài chính của một công ty, doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ mà trợ lý ảo đó cung cấp.

Các công việc của một trợ lý ảo tài chính có thể nhắc đến như:

- Thực hiện quản lý các vấn đề liên quan đến tài chính, tiền bạc của công ty, doanh nghiệp.

- Đảm nhận việc kiểm toán các tài liệu liên quan.

- Thực hiện việc phân tích các thông tin về tài khoản.

- Thực hiện việc kiểm tra sự khác biệt về tài chính.

- Đưa ra các tư vấn về vấn đề quản lý tài chính chung cho công ty, doanh nghiệp.

- Thực hiện việc thống kê các khoản nợ và tài sản hiện có.

2. Yêu cầu công việc với vị trí trợ lý ảo

Để trở thành một trợ lý ảo không phải quá khó khăn hiện nay. Thậm chí bạn còn không cần có bằng cấp chuyên nghiệp. Tuy nhiên, điều bạn cần chính là kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc mà bạn lựa chọn để làm một trợ lý ảo.

Ví dụ như việc bạn ứng tuyển vào vị trí trợ lý ảo content thì bạn cần có tố chất văn học cũng như cách viết bài chuẩn SEO để có thể đẩy bài của mình lên top cũng như thu hút được nhiều sự chú ý hơn.

Thông thường, với công việc trợ lý ảo thì sẽ chia thành 3 cấp độ, mỗi cấp độ sẽ có những yêu cầu cụ thể với ứng viên.

- Trợ lý ảo cơ bản: 

Đây là vị trí công việc mà bạn có thể ứng tuyển mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu về bất cứ lĩnh vực nào. Điều bạn cần có chính là các kỹ năng tin học hay làm việc cơ bản mà thôi. thêm vào đó là sự đam mê với công ty mà bạn ứng tuyển để có thể nắm bắt cơ hội cho mình.

- Trợ lý ảo có kiến thức vững:

Tức là bạn cần có một kỹ năng vững chắc hay một sự hiểu biết sâu rộng về một lĩnh vực nào đó. Có thể bạn sẽ không có quá nhiều kinh nghiệm tuy nhiên, bạn có khả năng đảm bảo cho việc thực hiện công việc hiệu quả khi làm việc độc lập.

- Trợ lý ảo chuyên gia:

 Đây là mức độ mà bạn cần có các kỹ năng và kiến thức về các lĩnh vực khác nhau cũng như việc hiểu sâu một vài lĩnh vực cụ thể. Bên cạnh đó chính là yêu cầu về kinh nghiệm để những người khác có thể giới thiệu bạn việc làm trợ lý ảo đúng với chuyên môn của bạn.

Ngoài yêu cầu về kiến thức thì một vài phẩm chất mà các ứng viên cần có với vị trí trợ lý ảo. Kỹ năng giao tiếp luôn là một kỹ năng cần thiết với vị trí trợ lý ảo. Sở hữu kỹ năng này bạn sẽ có thể kết nối và trao đổi với khách hàng một cách hiệu quả hơn. 

Thêm vào đó, kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn có thể đạt được hiệu quả công việc tốt hơn. Bởi bạn không phải đến văn phòng, do vậy, với kỹ năng này bạn sẽ biết cách tận dụng thời gian một cách hiệu quả hơn.

Sự trung thực và niềm đam mê là những tố chất không thể thiếu với vị trí trợ lý ảo. Bơi bạn được khách hàng giao toàn quyền quyết định để thực hiện công việc đó, vậy nên dù hoàn thành hay chưa thì bạn cần nói chính xác lý do khiến công việc bị gián đoạn hay lý do các sự cố phát sinh đã xảy ra. Niềm đam mê sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành công việc và đem lại giá trị tốt hơn cho khách hàng.

Khả năng thích ứng một cách linh hoạt được coi là một kỹ năng mà trợ lý ảo cần có. Đôi khi, khách hàng có thể sẽ giao thêm công việc cho bạn mà không hề có trong kế hoạch. Tuy nhiên, thay vì nói không thì hãy cố gắng để hoàn thiện nó. Điều này sẽ khiến khách hàng của bạn hài lòng hơn và có thể đem đến một sự hợp tác lâu dài hơn.

3. Quyền lợi và mức thu nhập của trợ lý ảo

Trở thành một trợ lý ảo thì sẽ có những quyền lợi và mức lương ra sao? Đây sẽ là đáp án dành cho bạn.

3.1. Quyền lợi của trợ lý ảo

Với trợ lý ảo, điều mà bạn nhận được đầu tiên có lẽ chính là việc không cần thiết phải đến văn phòng. Do vậy, bạn sẽ có thể ở nhà làm việc một cách thoải mái mà không bị đồng nghiệp hay sếp soi xét. Thêm vào đó là bên cạnh công việc phải làm thì bạn có thể thực hiện các công việc cá nhân khác. Đặc biệt, làm trợ lý ảo khi đã có một công việc cố định thì bạn cũng không cần phải nghỉ việc. Bởi việc trợ lý ảo lúc này được coi như một việc làm thêm mà thôi.

Tiếp theo chính là cơ hội học hỏi từ khách hàng của mình cũng như nâng cao các kỹ năng của bản thân. Mặc dù làm việc ở nhà nhưng việc giao tiếp, trao đổi giữa bạn và khách hàng vẫn diễn ra thường xuyên, do vậy, bạn có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống từ xa một cách hiệu quả.

Đối với tùy từng công ty, doanh nghiệp khác nhau thì bạn vẫn có thể nhận được các chính sách đãi ngộ đến từ công ty như việc thưởng vào các ngày lễ, tết trong năm, thưởng lương tháng 13, các chuyến du lịch, thưởng thành tích,...

3.2. Mức thu nhập của trợ lý ảo

Tùy vào công việc đảm nhận mà trợ lý ảo sẽ có mức thu nhập khác nhau. Tuy nhiên, trung bình một trợ lý ảo sẽ có mức lương từ  7 - 10 triệu đồng. Nếu như có kinh nghiệm và làm tại các công ty, doanh nghiệp lớn thì trợ lý ảo có thể nhận được mức lương khoảng 15 triệu đồng. Nhìn chung, đây là công việc có mức thu nhập khá ổn và đem đến cho ứng viên khá nhiều trải nghiệm.

Có thể nói vị trí trợ lý ảo thực tế có nhiệm vụ không quá khác so với công việc trợ lý thông thường. Tuy nhiên, với tính chất và đặc thù của mình thì đây là công việc có khá nhiều tiềm năng phát triển, đặc biệt là trong thời buổi ngày nay. Mong rằng bài viết đã mô tả công việc trợ lý ảo đầy đủ để gửi tới các bạn. Qua đó, các bạn có thể hiểu hơn về công việc này và có sự suy nghĩ cho nghề nghiệp tương lai của mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 33 lượt xem