Mô tả công việc thư ký văn phòng với thông tin đầy đủ nhất

Mục lục

1. Khái quát về công việc thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng là một chức vụ không còn quá xa lạ với các công việc hành chính văn phòng, người mà có nhiệm vụ nắm giữ, quản lý giấy tờ sắp xếp, chuẩn bị cho các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ trong công ty đó chính là các công việc chính mà một Thư ký văn phòng phải làm. 

Thư ký văn phòng là người có vai trò trung gian giữa các bộ phận trong một công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan cụ thể là lên lịch, sắp xếp lịch trình công tác, lịch họp, lịch làm việc cho các bộ phận. Vậy để hiểu chi tiết hơn về vị trí công việc này chúng ta hãy cùng đi sâu để phân tích kỹ hơn về các công việc mà một thư ký văn phòng phải làm cũng như quy trình làm việc của họ là gì trong phần nội dung tiếp theo ngay sau đây.

Để trở thành một thư ký văn phòng tốt bạn cần phải có sẵn tỏng người các tố chất và rèn luyện lên thêm các kỹ năng cần có đặc biệt là kỹ năng về tin học văn phòng, soạn thảo văn bản. Người làm thư ký văn phòng sẽ phụ trách rất nhiều các công việc khác nhau để có thể hỗ trợ cho ban giám đốc về các vấn đề hồ sơ tài liệu và thậm chí là các công việc liên quan đến giao dịch. Sự đa năng trong công việc và am hiểu kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau cũng là yếu tố cần của một thư ký văn phòng. 

2. Mô tả công việc thư ký văn phòng đầy đủ và chi tiết nhất

Đa năng, nhanh nhẹn, nhạy bén, hiểu biết và tốc độ chính là những tính từ dùng để miêu tả về công việc của một thư ký văn phòng - một công việc không chỉ quay cuồng với đống giấy tờ tài liệu mà còn đòi hỏi sự bắt sóng trong công việc một cách nhanh chóng. trong thực tế thư ký có thể làm việc ở rất nhiều các lĩnh vực khác nhau và các cấp bậc khác nhau, các công việc của thư ký đó cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, công việc của các thư ký văn phòng đều có các điểm chung sau đây.

2.1. Thư ký văn phòng và công việc quản lý chung tại văn phòng

Nếu trong các cuộc thi có người giám thị coi thi thì thư ký văn phòng cũng là người đóng vai trò như là người giám sát để các nhân viên trong công ty có thể thực hiện các nội quy theo một nề nếp, có trật tự, có kỷ cương rõ ràng.  

Thư ký văn phòng cũng chính là người phụ trách trong việc đảm bảo các loại giấy tờ tài liệu đầy đủ trong các cuộc họp và các trong việc thực hiện các thủ tục hành chính khác. 

Kiểm kê và đảm bảo các loại giấy tờ, tài liệu đầy đủ và được lưu trữ ở một nơi thật an toàn. 

Cuối cùng đó chính là công việc hướng dẫn, chuẩn bị cho các nhân viên mới có môi trường làm việc đầy đủ bằng việc chuẩn bị và cung cấp các thiết bị có liên quan để phục vụ cho công việc. 

2.2. Quản lý sắp xếp công việc chung trong công ty

Bên cạnh các công việc kể trên thì thư ký văn phòng cũng đảm nhiệm vai trò là người biến sự chuẩn bị thành sự thực hiện bằng các công việc như sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho ban giám đốc hoặc các bộ phận trong công ty, kế hoạch thực hiện công việc trong một ngày của cấp trên.

Ngoài ra, thư ký còn là người hỗ trợ và phụ trách đặt lịch cho các chuyến đi công tác của cấp trên và ban lãnh đạo trong công ty với các công việc có liên quan đến việc đặt vé máy bay, nhà hàng, khách sạn, chuẩn bị xe riêng cũng như các phương tiện di chuyển khác cho cấp trên. 

Sau khi hoàn thành các công việc chính như trên thì thư ký văn phòng còn thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên. 

3. Yêu cầu để trở thành thư ký văn phòng là gì?

Để đạt được vị trí này đòi hỏi ở bản thân bạn rất nhiều yếu tố trong đó có có các yêu cầu về kiến thức và tổng hợp các kỹ năng chuyên môn, cũng như độ tuổi, phẩm chất và khả năng làm việc. bạn có muốn biết phần trăm mà bạn đáp ứng được công việc là bao nhiêu không? hãy cùng thực hiện phép thử dưới đây nhé!

Công việc thư ký văn phòng và yêu cầu về bằng cấp và kiến thức, trình độ chuyên môn:

Tốt nghiệp từ đại học trở lên các ngành như quản trị văn phòng, hành chính văn thư, hoặc các ngành học có liên quan trực tiếp đến kiến thức chuyên môn như thư ký y khoa, thư ký về luật- pháp lý,...hoặc các ngành học có liên quan trực tiếp đến công việc thư ký văn phòng này. 

Về kiến thức chuyên môn: Thư ký là người nắm giữ tất cả các Tài liệu có liên quan đến công ty và các bộ phận có trong công ty vì thế mà họ cũng phải có một kho kiến thức vô cùng đa dạng để có thể xử lý được vấn đề đối với các loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu mang tính chất chuyên môn. 

Yêu cầu kinh nghiệm làm việc và độ tuổi đối với thư ký văn phòng là gì?

Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc thì sẽ tùy thuộc vào vị trí, cấp bậc mà bạn muốn ứng tuyển vào. thông thường công việc này thường sẽ yêu cầu người có kinh nghiệm làm việc ít nhất từ 2 năm trở lên với độ tuổi khoảng từ 30 tuổi cho đến 35 tuổi. 

yêu cầu về các kỹ năng làm việc: đây có lẽ là phần đáng quan tâm nhất trong trong tổng tất cả các yêu cầu mà một người thư ký văn phòng phải đáp ứng được. vậy các kỹ năng mà họ cần phải đáp ứng được là gì?

- Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian, công việc cho cả bản thân và các công việc được giao trong quá trình làm việc, áp dụng một cách linh hoạt, chủ động. 

- Các kỹ năng về tin học văn phòng và tốc độ đánh máy, soạn thảo văn bản cần được đảm bảo về hiệu suất và phải đạt tốc độ tối đa đặc biệt là đối với công việc nhập liệu thông tin. 

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong các buổi đại diện gặp mặt đối tác, khách hàng khi thay mặt ban giám đốc và các lãnh đạo cấp cao trong công ty. 

- Kỹ năng ngoại ngữ, biết càng nhiều ngoại ngữ càng tốt, đó cũng chính là lợi thế của công việc này trong việc giao tiếp, làm thư ký kiêm luôn phiên dịch viên hỗ trợ ban giám đốc làm việc với các đối tác, khách hàng. 

Các phẩm chất cần phải có đối với tính chất công việc của thư ký văn phòng đó chính là:

Sự nhanh nhẹn, hoạt bát và chủ động trong mọi việc chuẩn bị là yếu tố hàng đầu và cũng là yêu cầu cần phải có của một thư ký văn phòng. Bên cạnh đó bạn phải là người có thể làm việc và chịu được áp lực trong công việc cao thì mới có thể làm được công việc này. 

Làm việc một cách cẩn thận tỉ mỉ trong công việc: Bất cứ công việc nào cũng cần đến sự cẩn thận trong công việc để đảm bảo tính hiệu quả cao trong công việc, và đó cũng là một trong các đức tính mà thư ký văn phòng cần phải có để phục vụ cho công việc. 

4. Mô tả công việc thư ký văn phòng về mức lương

Mức lương của thư ký văn phòng là bao nhiêu?

bạn có bao giờ tưởng tượng thư ký văn phòng sẽ có một mức lương cao ngất trời? Nhưng trong thực tế thì không phải như vậy. Mức lương của thư ký văn phòng không cao như mọi người vẫn tưởng tượng. 

Trong thực tế mức lương trung bình của công việc thư ký văn phòng này là khoảng 7 triệu đồng. Mức lương có thể thay đổi tùy thuộc vào từng công ty và đối với khả năng làm việc của các ứng viên đó. 

Mức lương phổ biến đối với vị trí nhân viên thư ký văn phòng này đó chính là khoảng lương dao động trong khoảng từ 6 đến 9 triệu đồng, thông tin về mức lương dựa trên sự thống kê về mức lương trung bình đối với công việc này tại các công ty khác nhau. 

Vậy, ta có thể khẳng định được một điều rằng thư ký văn phòng không phải là một công việc có mức lương cao ngất ngưởng như mọi người vẫn từng nghĩ. tuy nhiên khoảng lương trên cho thấy đây cũng không phải là mức lương quá thấp, mức lương này nằm trong khoảng thu nhập khá đối với lao động Việt Nam. 

Bên cạnh mức lương thì thư ký văn phòng còn có các quyền lợi được hưởng khác từ các chính sách và chế độ của công ty.

5. Nguồn thông tin tham khảo hữu ích cho việc làm thư ký văn phòng

Timviec365.vn trang tuyển dụng việc làm uy tín nhất hiện nay với đầy đủ các thông tin hữu ích nhất dành cho các ứng viên và cả nhà tuyển dụng về thông tin chi tiết về các công việc, về cách thức thiết kế một cv, cách làm sao để có thể ứng biến với các câu trả lời phỏng vấn phù hợp cho từng ngành nghề,và còn  nhiều các thông tin hữu ích đang chờ bạn khám phá. 

Công việc thư ký văn phòng - công việc đa di năng cho những ai dám thử sức mình thay đổi bản thân để tốt hơn và phù hợp hơn với công việc cũng là một trong những yếu tố khiến cho công việc này trở lên thu hút với nhiều người đến vậy. 

Đọc đến đây chắc hẳn các bạn độc giả của tìm việc 365.vn cũng có thể phần nào mường tượng ra công việc mình đang có ý định và sẽ làm trong tương lai rồi chứ? Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết mô tả công việc thư ký văn phòng trong bài viết là một nguồn thông tin hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn sớm tìm ra được đường đi nước bước của chính mình trong quá trình đi xây dựng sự nghiệp, tạo ra được các dấu mốc quan trọng trong cuộc đời, đặc biệt là các dấu mốc trong công việc.

Đăng ngày 21/11/2020, 114 lượt xem