Mô tả công việc nhân viên tìm nguồn hàng - nghề HOT hiện nay

Mục lục

1. Khái quát chung công việc của nhân viên tìm nguồn hàng

Nhân viên tìm nguồn hàng là công việc xác nhận thu thập, mua hàng hóa dịch vụ, chuẩn bị và chuyển tiếp đơn đặt hàng; nghiệm thu hàng hóa đã mua và ủy quyền thanh toán, quản lý các hợp đồng của nhà cung cấp.

2. Mô tả công việc của nhân viên tìm nguồn hàng

Quy trình tìm nguồn hàng là “ xương sống”, chiến lược của công ty. Khả năng tìm nguồn hàng sẽ là bước đầu tiên quyết định các hoạt động sản xuất cho bộ phận khác. Một nhân viên tìm nguồn hàng phải đảm bảo các nguồn hàng cung ứng phải phục vụ cho nhu cầu duy trì và phát triển của công ty. 

Những hoạt động liên quan tới công việc tìm nguồn hàng.

- Lập kế hoạch thu, mua sản phẩm.

- Xác định các tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp, công ty.

- Nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất so với thị trường.

- Phân tích các giá trị.

- Phân tích tài chính của công ty.

- Đàm phán giá cả, các hình thức liên quan.

- Mua hàng.

- Quản lý hợp đồng nhà cung cấp.

- Khắc phục sự cố và kiểm soát hàng tồn kho.

- Thanh toán.

Cụ thể:

Làm việc trực tiếp với phòng sản xuất và kế hoạch để lập ra các hoạt động tìm kiếm nguồn hàng.

Tiếp nhận nhu cầu nguyên vật liệu của phòng sản xuất để lên đơn hàng liên hệ với đối tác trên website hoặc gặp trực tiếp để tìm kiếm hàng hóa, mẫu mã, thông tin sản phẩm phù hợp.

Theo dõi sát tình hình thị trường nhằm so sánh thị trường từ chi phí, giá cả vật tư, tìm ra các nhà đơn vị, sản xuất , thương mại, phân phối có các mặt hàng phù hợp.

Tìm kiếm, thu thập đầy đủ thông tin nhà cung cấp để làm căn cứ đánh giá các nhà cung cấp, lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất phù hợp nhất.

Tạo các mối qua hệ từ nhà cung cấp uy tín, lựa chọn những đối tác tin cậy, có giá thành ổn định và tốt hơn so với thị trường, tìm các giải pháp nhằm hợp tác lâu dài với nhà cung cấp. 

Đàm phán, thương lượng về giá cả, hình thức sản xuất, chi phí, thời điểm giao hàng, hình thức giao hàng, thanh toán,... 

Theo dõi đơn hàng, tìm hiểu kỹ sản phẩm để công tác thu mua được diễn ra hiệu quả. Sẵn sàng cho các sự cố hàng hóa, liên hệ các phòng ban liên quan.

Đảm bảo nguồn hàng đã đặt tuân thủ đúng các thỏa thuận đã ghi trên hợp đồng; báo cáo lên quản lý kết quả.

Thực hiện các công việc mang lại hiệu quả cao. Mục tiêu của nhân viên tìm nguồn hàng là củng cố, giảm chi phí thấp nhất từ các nhà cung cấp.

Tìm hiểu, đánh giá nhà cung cấp là những nhiệm vụ rất quan trọng của nhân viên tìm nguồn. Trước hết, bạn phải xác định được tình trạng sản xuất, kinh doanh của họ và xu hướng thị trường. Đồng thời phải tính toán những mức giá để đàm phán giảm chi phí xuống trên cơ sở ngân sách của công ty.

Những nhân viên tìm nguồn hàng giỏi có thể dự đoán chính xác và sâu rộng những khả năng tốt và xấu có thể xảy ra. Họ cũng biết nên tác động vào đâu, bước nào trong quá trình thu tìm nguồn hàng để giá cả sẽ tốt nhất. Làm được những điều ấy, nhân viên tìm nguồn hàng hóa sẽ có quyền kiểm soát đối với những hành vi mua hàng tổng thể nhiều hơn.

Những nhân viên tìm nguồn hàng xuất sắc biết dự trù ngân sách và làm chủ nó, sử dụng ngân sách hiệu quả nhất. Thay vì chỉ lo xử lý một vài phần nổi của công việc, bạn cũng cần phải tập trung vào những bối cảnh lớn hơn.

Ví dụ, nhân viên tìm nguồn hàng còn ảnh hưởng trực tiếp tới bộ phận sản xuất và thiết kế sản phẩm. Họ phải hiểu các định hướng, đưa ra được ý kiến dựa trên sự nghiên cứu về thị trường, sau đó tìm nguồn cung ứng, nhà cung cấp phù hợp về chất liệu, các loại mẫu mã đúng tiêu chuẩn. Thống nhất được giữa các bộ phận tìm nguồn hàng và kỹ thuật sản phẩm và bộ phận bán hàng giúp tăng doanh thu trong tương lai.

Các nhân viên tìm kiếm nguồn hàng chuyên nghiệp có thể hoàn thiện cấu trúc chi phí mua hàng bằng những cách: sử dụng các công nghệ tiên tiến kết hợp phân tích chi tiết để đảm bảo bao quá toàn bộ quy trình mua hàng. Phương pháp này cũng giúp bạn phát triển và thực hiện các mục tiêu KPI.

Công việc của nhân viên tìm nguồn có thể rất bận rộn vào những thời điểm nhất định, nhất là những lô hàng lớn, có tính giá trị cao. Vì đây là công việc khởi đầu cho một quá trình sản xuất nên đòi hỏi phải đúng tiến độ, không được chậm trễ. Bạn phải xử lý nhanh chóng trong khi vẫn phải đảm bảo sự chính xác. Và dĩ nhiên bạn luôn phải làm việc trong áp lực của hai bên là nhà cung cấp và công ty vì bạn là điểm nối giữa hai bên với nhau. Bộ phận sản xuất chờ đợi hàng hóa, vật liệu để tiếp tục tiến độ công việc, trong khi đó, bên nhà cung cấp có thể trì hoãn gửi hàng vì các lý do khác nhau hoặc ép giá. Những vấn để phát sinh trong quá trình vận chuyển, bị hải quan giữ hàng,... cũng sẽ làm bạn căng thẳng. Bạn nên biết cách sắp xếp, quản lý thời gian khoa học, hợp lý để khi có tình huống phát sinh bạn sẽ  sẵn sàng xử lý sự cố nhanh chóng.

3. Yêu cầu của một  nhân viên tìm nguồn hàng

Dưới danh nghĩa bạn là người làm trong lĩnh vực tìm nguồn hàng, bạn cần chứng minh các kỹ năng bắt buộc phải có bao gồm:

Kỹ năng kinh doanh.

Kỹ năng quản lý.

Năng kiếu giao tiếp, thuyết trình và đàm phán.

Có sự hiểu biết về thị trường.

Có sự sáng tạo, tư duy mới mẻ luôn đổi mới.

Biết theo dõi chi phí, lập hồ sơ, báo cáo.

Xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp.

Kỹ năng tổ chức, lên kế hoạch tốt.

Kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Bắt buộc bạn phải biết tiếng anh cơ bản.

Thành thạo máy tính văn phòng : Worf, Excel,...

Trong môi trường tìm nguồn hàng hiện nay, các cá nhân thành công nhất định phải biết kết hợp thật tốt kỹ năng tìm kiếm truyền thống với kỹ năng quản lý các mối quan hệ - kỹ năng hiểu biết, giao tiếp, lắng nghe, và đồng cảm.

Nền tảng cho quá trình tìm nguồn hàng là những kỹ năng mua truyền thống như quản lý hợp đồng, quản lý tài chính,  đàm phán cơ bản, giảm chi phí. 

Các mối quan hệ quan hệ các nhà đối tác hay các nhà cung cấp hiện nay rất bình đẳng. Ngay từ khi bắt đầu, nhân viên tìm nguồn hàng và các nhà cung cấp sẽ làm việc với nhau để chia sẻ các thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào các kỹ thuật để lên ý tưởng nhằm giảm tối đa chi phí.

Tích lũy cho mình những kiến thức và kỹ năng thực tế

Ngoài những kỹ năng bản thân, kỹ năng được đào tạo trên trường lớp, bạn có thể thử những công việc việc liên quan tới giao tiếp khách hàng để trau dồi những kỹ năng giao tiếp, tăng sức thuyết phục cho nhà cung cấp. Nắm bắt được tâm lý tốt hơn hoặc đi thực tập tại bộ phận tìm nguồn hàng các công ty sản xuất, thương mại để tích lũy thật nhiều kinh nghiệm.

Học trên trường chưa đủ, bạn nên tham gia các công đồng đặc thù cho việc kinh doanh, buôn bán, tìm kiếm hàng hóa như Logistics Việt Nam, Cộng đồng xuất, nhập khẩu – Logistics, ... Tham khảo các trang web liên quan tới công việc Logistics4vn, Viện Logistics Việt Nam, ... đọc nhiều các sách có kỹ năng đàm phán,nghê thuật đàm phán,... để không ngừng cải thiện tính chuyên môn, nghiệp vụ.

4. Quyền lợi được hưởng khi bạn làm công việc nhân viên tìm nguồn hàng

4.1. Mức lương đáng ngưỡng mộ

Tìm nguồn hàng đang là một nghề khá “HOT” trong thời gian gần đây.

Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm, mức lương cho vị trí này sẽ dao động từ 200-300 USD/ tháng tùy vào quy mô công ty lớn hay nhỏ và công việc thực tế bạn đảm nhận như nào.

Đối với những ứng viên đã có trong mình 2-5 năm kinh nghiệm thù mức lương sẽ dao động từ 350-500 USD/ tháng khi làm việc cho những tập đoàn, doanh nghiệp trong nước. Đây là con số rất hấp dẫn với những người có hứng thú về nghề này và đang có nhu cầu tìm việc.

Nếu bạn có khả năng ngoại ngữ tốt và mang trong mình dày dặn kinh nghiệm bạn có thể ứng tuyển cho các công ty nước ngoài để phụ trách công việc tìm nguồn hàng quốc tế. Với công ty nước ngoài, mức  lương sẽ từ 600-700 USD/ tháng và có cơ hội thăng tiến thì mức lương sẽ lên hơn 1000 USD.

4.2. Các quyền lợi khác được hưởng khi làm công việc nhân viên tìm nguồn hàng

Bên cạnh mức lương hấp dẫn các ứng viên ngay khi chưa có kinh nghiệm thì công việc nhân viên tìm nguồn hàng cũng có rất nhiều quyền lợi khác đáng được lưu ý:

Làm trong môi trường tìm kiếm nguồn hàng rất năng động, đồng thời tính chất công việc đòi hỏi sự hoạt động luôn không ngừng nghỉ tạo cho bạn những điều kiện tuyệt vời để học hỏi kiến thức, nắm sâu hơn kiến thức, trau dồi thêm nhiều  những kiến thức mới. Đặc biệt, công việc đòi hỏi sự giao tiếp, đàm phán linh hoạt, kỹ năng mềm của bạn sẽ liên tục được nâng cao – đây là kỹ năng liên quan trực tiếp đến cuộc sống không những chỉ phục vụ trong công việc thôi đâu nhé.

Có cơ hội, phát triển rõ rệt tới các vị trí khác, có chức vụ cao hơn như giám sát thị trường, trưởng phòng, giám đốc,... Nếu bạn thật sự có năng lực và cố gắng không ngừng nghỉ.

Ngoài ra, với những nhân viên tìm nguồn hàng luôn luôn được hưởng những chính sách tốt nhất được hưởng của công ty như : các chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện theo quy định của Luật lao động, lương liên tục được xem xét và tăng theo năm, chế độ lương tháng thứ 13, chế độ chăm sóc sức khỏe của nhân viên, những quy định nghỉ lễ và du lịch do công ty tổ chức. 

Còn rất nhiều quyền lợi khác khi bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên tìm nguồn hàng đấy. Bạn ngần ngại gì mà không ứng tuyển vào vị trí đó ngay nào. Hiện nay, công việc tìm nguồn hàng rất phổ biến, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được những trang website uy tín đăng những thông tin tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp uy tín như : timviec356.vn, vieclam24h.net.vn, timviec24h.net, ... hoặc các fanpage, cộng đồng: cộng đồng Logistics Việt Nam, các nhóm về Logistics, cộng đồng xuất nhập khẩu.

Trên đây là một số chia sẻ của với công việc nhân viên tìm kiếm nguồn hàng. Hy vọng bạn đã có cái nhìn cụ thể về ngành nghề này. Nếu bạn có định hướng làm công việc này thì timviec24h.vn chúc bạn sẽ thành công với nghề tìm nguồn hàng này nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 39 lượt xem