Mô tả công việc kiểm toán đêm - Night auditor cụ thể là làm gì?

Mục lục

1. Night auditor được định nghĩa như thế nào?

Night auditor, hiểu một cách đơn giản là kiểm toán đêm, đây là một bộ phận trực thuộc khối Tài chính và Kế toán trong mỗi khách sạn. Hay nói một cách đơn giản thì Night auditor là người “chốt hạ” mọi hoạt động tài chính đã diễn ra trong ngày như các giao dịch, doanh thu, tỷ lệ khách đến….  tại mỗi khách sạn và sau đó thì họ phải làm báo cáo về các giao dịch đó để báo cáo cấp trên. 

2. Night Auditor được mô tả ra sao?

2.1. Kiểm tra tình trạng khách sạn sau mỗi buổi tối (số phòng, số khách)

Kiểm tra ở đâu, chính xác là kiểm tra cái gì? Câu trả lời là họ sẽ kiểm tra cụ thể có bao nhiêu phòng đã được thuê trong ngày hôm nay, còn thừa bao nhiêu phòng, và tổng số khách đã đến khách sạn của mình. 

- Kiểm soát số lượng khách rời đi theo dự kiến (Departure expected)

Bạn cần là người kiểm tra tổng quát. Ví dụ đến hạn nhưng nếu có phòng chưa đến bộ phận lễ tân để check-out, việc bạn cần làm là kiểm tra lại xem khách có gia hạn thời gian lưu trú không hay có vấn đề nào đấy làm cho khách chưa trả phòng được. Và nếu khách có kéo dài thời gian ở lại khách sạn thì chủ động sửa đổi ngày, giờ khách check-out để nắm rõ tình trạng. 

- Bạn là người kiểm soát lượng khách đến theo dự kiến (Arrival expected)

Sẽ có phần mềm thông báo số khách chưa được check-in tại quầy lễ tân mà đáng lẽ đã nhận phòng trong ngày theo lịch đặt trước đó của họ. Với trường hợp này, night auditor cần phải kiểm tra lại xem khách đã thật sự check-in hay chưa, nếu có vấn đề gì xảy ra thì phải chủ động giải quyết. 

Còn nếu khách chưa check-in, thì bạn nên xem lại booking đó có đảm bảo hay không, chính xác là kiểm tra kỹ xem thông tin đăng ký đấy có xác thực hay không. Nếu booking không đảm bảo thì ngay lập tức hủy booking đó để tránh ảnh hưởng tới khách sạn. Còn tất nhiên nếu booking đó đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng và hỏi khách hàng xem có trục trặc gì hay không. Và nếu auditor thực hiện lệnh Do cut off (cắt ngày), thì khách hàng đó sẽ bị đưa vào tình trạng no show (không đến). Nếu có khách no show thì báo để lễ tân ca sáng hôm sau sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc lại với khách hàng lần nữa. 

- Kiểm tra kĩ Sleep and skip

Sleep được định nghĩa là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng lễ tân lại báo khách đã check-out. Việc này xảy ra có thể là vì khách hàng gia hạn ngày ở lại so với ban đầu mà nhân viên lễ tân chưa kịp kiểm soát. Còn Skip là tình trạng khách đã check-out trên thực tế nhưng lễ tân chưa thực hiện lệnh check-out cho khách trên phần mềm. 

Nếu xảy ra một trong hai trường hợp nhầm lẫn trên, night auditor sẽ phải kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (Sleep/Skip =0), tránh tình trạng nhầm lẫn có thể dẫn tới thiệt hại và những hậu quả phát sinh không đáng có. 

2.2. Night auditor sẽ kiểm tra giới hạn nợ của khách

- Khách sạn có một quy định giới hạn số nợ cụ thể đối khách lưu trú. Với mỗi khách sạn sẽ có những mức quy định giới hạn nợ dành cho khách là khác nhau. Việc giới hạn này nhằm mục đích là đảm bảo chắc chắn các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ khách sạn cho phép, vì nếu không giới hạn mà để vượt quá thì có thể dẫn tới những hậu quả không đáng có.

Vấn đề này dành để lưu ý cho một vài vấn đề như khi khách thanh toán bằng tiền mặt sẽ được tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán, giúp các bộ phận có trách nhiệm dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt là trong trường hợp khoản nợ của khách vượt quá giới hạn, night auditor sẽ phải thông báo cho khách hàng và Trưởng khối Tiền sảnh của khách sạn để họ nắm bắt tình hình và có biện pháp xử lý.

2.3. Thu thập và điều chỉnh hóa đơn là công việc thứ ba

Với nhiệm vụ này thì night auditor có 6 việc cần thực hiện như sau: 

- Đầu tiên, là nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác trong khách sạn để giám sát tình hình. 

- Sau khi nhận hóa đơn thì bạn sẽ xem qua xem có vấn đề gì hay không, nếu đã ổn thì lưu trữ hóa đơn nội bộ, và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng, để lần sau nếu cần thì tìm lại đơn giản hơn. 

- Thứ ba, là night auditor cần cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại mà khách đã sử dụng trong ngày hôm đó. 

- Thứ tư, luôn cập nhật hóa đơn, bảng chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách hàng trước khi lưu trữ vào kho. 

- Thứ năm, night auditor là người được phụ trách nên khi thấy sai sót trên hóa đơn thì tự chủ động điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn trước khi báo cáo hay lưu trữ. 

- Công việc cuối cùng đó là phải kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ một cách kỹ càng, chữ ký rất quan trọng nên không được để xảy ra sai sót. 

2.4. Đóng ngày

Sau khi hoàn thành các bước trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện thao tác đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống để làm tư liệu. Việc đóng ngày cũng là thống kê, kiểm soát lại hoạt động của một ngày vừa qua. Sau khi night auditor kiểm tra xong sẽ báo cáo lên lãnh đạo, cấp trên. 

2.5. Chuẩn bị hóa đơn cho khách

Các công việc cần làm bao gồm: 

- Đầu tiên bạn phải lập một danh sách Arrival expected vào ngày hôm sau, công việc này được thực hiện trước khi khách đến, để khi khách đến thì sẽ check-in tại bộ phận lễ tân. Chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ có liên quan để kịp giờ check in của khách hàng, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian. 

- Việc thứ hai là night auditor cần phải tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán để đưa cho khách hàng và cũng để dễ kiểm soát số lượng khách, các hóa đơn liên quan. 

- Thứ ba là night auditor cần phải xác định chi phí khách tự chi trả để báo lại với khách hàng. Sẽ phải là người chủ động để giải quyết mọi việc, phải chủ động để báo cáo rõ tình hình với khách hàng. 

- Công việc cuối cùng là lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng. Đây là việc làm nhằm mục đích giúp cho việc trả phòng của khách được nhanh chóng hơn, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian điều này sẽ làm cho khách hàng thấy tiện lợi hơn. 

2.6. Night auditor chủ động in báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày

- Thứ nhất, họ cần lập báo cáo doanh thu trong ngày. Trong mỗi ngày phải có báo cáo thống kê để xem hiệu suất của ngày hôm nay có khác gì so với ngày trước hay không. Cần biết doanh thu của ngày cũ mới có thể tìm cách nâng cao chất lượng phục vụ với khách hàng. 

- Thứ hai, họ cần phải lập báo cáo công suất phòng để nắm bắt tình hình. Trước mỗi ngày sẽ có thống kê còn bao nhiêu phòng trống thì cuối ngày sẽ thống kê lại xem một ngày đã có tình hình như thế nào. 

- Thứ ba, họ sẽ là người trực tiếp lập báo cáo chi phí các bộ phận tiếp tân trong ngày. Mọi chi phí đều phải được ghi chép cẩn thận, rõ ràng. Và sau khi xem xét chi phí sẽ dựa trên nền tảng đó để tính toán các vấn đề khác. 

- Thứ tư, họ phải lập báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày để nắm rõ số lượng. Mỗi người đến và đi đều có ghi chép lại rõ ràng. 

- Thứ năm, night auditor là người lập kế hoạch, báo cáo dự kiến số lượng khách đến và đi vào ngày hôm sau. Phải lường trước mọi tình hình có thể xảy ra. Vì họ là người chuyên kiểm tra nên lên kế hoạch, báo cáo cũng dễ dàng và có mức độ chính xác cao hơn. 

- Công việc thứ sáu là phải lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn, có bất cứ vấn đề gì cũng phải tìm cách giải quyết, phương hướng xử lý nhanh nhất. Có một lưu ý là luôn xem “khách hàng là thượng đế” để bạn giải quyết mọi vấn đề được ổn thỏa nhất. Luôn phải có phương án giải quyết nhanh chóng tạm thời để không bị ảnh hưởng đến khách hàng. 

- Thứ bảy, họ cần phải lập báo cáo các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau. Mọi việc luôn cần phải có kế hoạch rõ ràng từ trước, và nếu như có một kế hoạch rõ ràng về những việc cần làm vào ngày hôm sau thì sẽ có khoa học, mọi việc cũng sẽ suôn sẻ hơn. 

2.7. Các công việc khác mà night auditor phải thực hiện

Ngoài những công việc như trên, những night auditor còn phải thực hiện những công việc khác. Bên cạnh đó, mỗi một khách sạn sẽ có những công việc đặc thù khác, tùy thuộc vào cách thức hoạt động của khách sạn. 

- Đầu tiên, họ phải đề xuất ý tưởng để nâng cao hiệu quả công việc. Đổi mới, sáng tạo, luôn cập nhật và thay đổi để phù hợp với từng giai đoạn khác nhau của công việc. 

- Thứ hai, họ phải tham gia các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ để không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn phải cầu tiến, ngày một tiến bộ hơn.  

- Họ không phải chỉ làm mỗi nhiệm vụ của mình mà còn phải tham gia các cuộc họp liên quan với các bộ phận khác trong khách sạn để hoàn thành công việc tốt hơn, luôn gắn kết với các bộ phận khác. 

- Công việc cuối cùng là phải thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên. 

3. Quyền lợi night auditor được hưởng là gì?

- Được hưởng các chế độ đãi ngộ, khen thưởng do ban ngành cũng như Nhà nước đề ra. 

- Được đóng đầy đủ bảo hiểm do nhà nước quy định 

- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và quan trọng là có cơ hội thăng tiến trong nghề. 

- Được hưởng lương tháng thứ 13, được hưởng các khen thưởng vào các ngày lễ, tết. 

- Được học hỏi, trau dồi thêm các kinh nghiệm, kỹ năng phục vụ tốt cho công việc. 

- Được trau dồi trình độ ngoại ngữ vì công việc này tiếp xúc với nhiều khách hàng khác nhau. 

4. Mức lương mà kiểm toán đêm nhận được

Đây được xem là một công việc có mức thu nhập ổn định. Tùy vào mức độ của khách sạn sẽ có mức lương chính xác khác nhau. Ví dụ tại các khách sạn 5 sao thì mức lương sẽ lớn hơn có mức giao động từ 9 - 12 triệu đồng, 6 - 8 triệu đồng là mức lương dành cho nhân viên night auditor khi làm việc tại các khách sạn nhỏ lẻ hơn. 

5. Ứng tuyển vị trí night auditor bằng cách nào?

Bạn có thể lên các trang mạng xã hội, các website như vieclam365.vn… để tìm được việc nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thời đại công nghệ phát triển, bạn có thể tìm việc ngay tại nhà. 

Tải mô tả công việc night auditor tại đây: Mô tả công việc night auditor.docx

Trên đây là toàn bộ mô tả công việc night auditor được gửi đến bạn đọc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp cho bạn hiểu rõ về công việc này hơn. 

Đăng ngày 20/11/2020, 20 lượt xem