Mô tả công việc hành chính văn phòng chi tiết và đầy đủ nhất

Mục lục

1. Khái quát về công việc hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng được coi là một bộ phận không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Đây có thể nói là bộ phận “đa di năng” khi vừa chịu trách nhiệm các thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, lại chịu trách nhiệm về lưu trữ văn thư hỗ trợ các nhân viên khác, thậm chí là cả tư vấn pháp lý với lãnh đạo nếu được yêu cầu. 

Thông thường, bộ phận hành chính văn phòng sẽ không đứng một mình mà kết hợp với những bộ phận khác như nhân sự hoặc tổ chức để các bên có thể tham gia, hỗ trợ công việc lẫn nhau.

Với tính chất công việc và đặc điểm ngành nghề nên công việc hành chính văn phòng luôn có nhu cầu tuyển dụng khá cao và luôn tạo được sự thu hút với giới trẻ. Bởi vậy, bộ phận hành chính văn phòng luôn là bộ phận được ưu tiên tuyển dụng vì có vai trò rất quan trọng với bất kỳ công ty nào.

Các công việc này thì nhân viên hành chính văn phòng sẽ là người chịu trách nhiệm đảm nhận. Họ luôn được coi là những con người”ngồi mát làm nhẹ”, tuy nhiên, sự thật các công việc hành chính rất đơn giản, không có khó khăn và áp lực công việc gì?

2. Mô tả công việc hành chính văn phòng đầy đủ nhất gửi tới bạn đọc

Ở phần này, sẽ giúp các bạn hiểu kỹ hơn về công việc của các nhân viên hành chính văn phòng. Qua dó sẽ giúp các bạn thấu hiểu được những con người chịu trách nhiệm đảm nhận những công việc được coi là đơn giản và nhẹ nhàng này. Dưới đây là mô tả công việc hành chính văn phòng gửi tới các bạn độc giả.

mo-ta-cong-viec-hanh-chinh-van-phong.doc

2.1. Chịu trách nhiệm tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty

Đây là đầu công việc chính của bộ phận hành chính văn phòng cũng như nhân viên hành chính văn phòng. Họ sẽ là người nhận các công văn, văn bản được gửi đến công ty và chuyển đến các bộ phận liên quan. Đây cũng sẽ là nơi gửi đi các công văn, giấy tờ của công ty đi nơi khác. Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cũng có thể có trách nhiệm xử lý một ố giấy tờ nằm trong phạm vi quyền hạn của mình.

Ngoài việc tiếp nhận và gửi đi thì đây cũng là nơi nhận các giấy tờ nội bộ của công ty như đơn xin nghỉ phép, đơn xét tăng lương hay đơn xin nghỉ ốm,... 

2.2. Thực hiện lưu trữ, sắp xếp công văn, giấy tờ, hợp đồng

Đây cũng là công việc của các nhân viên hành chính. Việc sắp xếp, lưu trữ giấy tờ thực sự rất quan trọng. Bởi đây sẽ là những cơ sở để thực hiện và giải quyết công việc sau này. 

Bên cạnh đó, việc sắp xếp khoa học các giấy tờ cũng sẽ giúp cho việc tra cứu và tìm kiếm tư liệu về sau được dễ dàng hơn, thuận tiện hơn.

Điều đặc biệt là các bản hợp  đồng thường khá quan trọng. Vì vậy, việc lưu trữ và cất giữ các bản hợp đồng luôn là điều cần thiết.

2.3. Trực tiếp theo dõi và quản lý lịch làm việc của nhân viên trong công ty

Đôi khi bộ phận hành chính văn phòng và nhân sự sẽ được kết hợp với nhau. Vì vậy, nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ là người theo dõi, sắp xếp và quản lý nhân sự trong công ty.

Bên cạnh đó, họ cũng sẽ làm các công việc như lên chế độ khen thưởng với các nhân viên, điều chỉnh các đãi ngộ của nhân viên theo quy định, tiếp nhận các yêu cầu chỉnh sửa về quyền lợi của nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

2.4. Đảm nhận, phụ trách các công việc in ấn giấy tờ, văn phòng phẩm trong công ty

Hành chính văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm in ấn, chuẩn bị toàn bộ giấy tờ có liên quan trong công ty. Đặc biệt là khi các cuộc họp diễn ra thì việc in ấn các tài liệu liên quan sẽ do nhân viên hành chính văn phòng phụ trách. Tất nhiên, sẽ bao gồm cả công việc chuẩn bị phòng họp các thiết bị liên quan. 

Thêm vào đó sẽ là chịu trách nhiệm mua các đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm cho toàn bộ công ty như giấy in, giấy photo, bảng, máy chiếu, bút, giấy nhớ, ghim,... Nhìn chung là tất cả các thiết bị, vận dụng cần thiết để sử dụng trong công việc hàng ngày.

Ngoài việc chịu trách nhiệm mua các thiết bị, vật dụng cho công ty thì bộ phận hành chính văn phòng còn đảm nhận nhiệm vụ quản lý các tài sản chung trong công ty, doanh nghiệp. Có trách nhiệm lưu trữ tất cả các hóa đơn, hợp đồng, chứng từ mua bán, thuê, mượn tất cả các thiết bị, sản phẩm đó.

2.5. Chịu trách nhiệm thực hiện các công tác lễ tân

Đây sẽ là công việc đôi khi mà các nhân viên hành chính văn phòng sẽ phải đảm nhận. Công việc này sẽ được diễn ra khi có các cuộc họp, cuộc gặp gỡ, event của công ty được tổ chức. 

Bên cạnh đó, các nhân viên văn phòng cũng sẽ có nhiệm vụ thực hiện các công việc như nghe và gọi điện thoại đặt lịch hẹn cho sếp, hay thực hiện các công việc như đặt vé máy bay, đặt nhà hàng, khách sạn,...

2.6. Trở thành hậu cần và chịu trách nhiệm tổ chức sinh nhật

Công việc của các nhân viên hành chính văn phòng sẽ trở thành hậu cần chuẩn bị đồ đạc tại các sự kiện của chính công ty mình tổ chức. Họ sẽ là người chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi thủ tục cũng như các đồ đạc, vật dụng liên quan cho các sự kiện đó.

Bên cạnh đó, hành chính văn phòng sẽ là bộ phận có trách nhiệm tổ chức sinh nhật cho các nhân viên trong công ty. Có thể nói họ chính là những người quan tâm đến đời sống cả vật chất và tinh thần của nhân viên, khiến cho nhân viên cảm nhận được sự trân trọng của công ty đối với công sức của họ. Việc tổ chức sinh nhật có thể được thực hiện định kỳ hàng tháng. Những người có tháng sinh giống nhau sẽ được tổ chức với nhau. Đây cũng là cơ hội để các nhân viên giao lưu và gắn kết với nhau hơn.

Trên đây là những công việc của nhân viên hành chính văn phòng. Có một sự thật bất di bất dịch rằng công việc hành chính văn phòng luôn gắn với công văn giấy tờ là chính. Và điều ấy đã trở thành thương hiệu của ngành nghề này.

3. Yêu cầu của công việc hành chính văn phòng là gì?

Tưởng chừng như đơn giản và ai cũng có thể làm được nhân viên hành chính văn phòng nhưng sự thật thì chưa chắc đã như vậy. Để có thể làm việc ở bộ phận này thì các nhân viên hành chính văn phòng tương lai cần thỏa mãn một số yêu cầu cũng như có một vài tô chất nhất định.

- Về bằng cấp:

Các ứng viên cần tốt nghiệp hệ Cao đẳng chính quy trở lên với các chuyên ngành liên quan đến Tài chính, Kế toán, Ngân hàng, Nhân sự và một số ngành liên quan khác.

- Về kinh nghiệm:

+ Ưu tiên những ứng viên đã có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong nghề với lĩnh vực hành chính, văn phòng trong phòng nhân sự hay những vị trí tương đương khác.

+ Có kinh nghiệm trong lĩnh vực lễ tân, tổ chức sự kiện là một lợi thế.

- Về kỹ năng, tố chất:

+ Có sự nhanh nhẹn trong tác phong làm việc nhưng trong công việc lại cẩn thận và tỉ mỉ.

+ Chu đáo, tận tình và biết quan sát, lắng nghe những người xung quanh.

+ Có ý thức trách nhiệm trong công việc và tự giác trong mọi việc làm của mình.

+ Có kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin tốt.

+ Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.

+ Có khả năng ngoại ngữ trung bình trở lên. Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.

+ Có khả năng về tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm như word và excel,...

Đây là một vài yêu cầu về kiến thức cũng như tố chất và kỹ năng nhất định mà một nhân viên hành chính văn phòng cần có. Các yêu cầu này hầu như không khó, tuy nhiên để có thể gắn bó với công việc này thì bạn cũng cần có một sự yêu thích và đam mê với vị trí nhân viên hành chính văn phòng.

4. Nhân viên hành chính văn phòng được hưởng những quyền lợi gì?

Một nhân viên hành chính văn phòng sẽ có những mức đãi ngộ giống như các nhân viên bình thường khác. Tức là họ cũng sẽ được thưởng vào các dịp lễ lớn và hưởng lương tháng 13, được đóng bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội theo quy định,... Ngoài ra, với một vài công ty sẽ tổ chức các chuyến đi du lich 1 - 2 lần trong năm cho toàn bộ nhân viên của mình. 

Thêm vào đó, môi trường hành chính, văn phòng được coi là một môi trường chuyên nghiệp và có tính ổn định khá cao. Làm việc ở môi trường này giúp bạn hoàn thiện được các kỹ năng mềm cũng như có thể quản lý được tốt công việc của mình. Không những thế, đây cũng là môi trường có khả năng thăng tiến cao trong tương lai.

Bên cạnh việc có những đãi ngộ khá tốt thì mức thu nhập của nhân viên hành chính văn phòng cũng khá ổn định. Trung bình, mức lương của vị trí này sẽ rơi vào khoảng từ 6 - 8 triệu đồng. Đây là một mức thu nhập không quá cao nhưng cũng không tính là quá thấp. Nếu bạn có kinh nghiệm và khả năng giải quyết, xử lý công việc tốt thì mức lương có thể tăng lên.

5. Bí kíp rinh việc làm hành chính văn phòng như thế nào?

Việc tiếp cận các thông tin tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng hiện nay đã không còn quá khó khăn. Tuy nhiên, để có được nguồn thông tin chính thống và đảm bảo thì lại không hề dễ dàng. Bởi hiện nay, có quá nhiều nguồn thông tin tiếp cận với chúng ta hàng ngày. Do đó, cần có sự lựa chọn cũng như tìm hiểu kỹ càng các nguồn thông tin đó.

Thấu hiểu được khó khăn này của ứng viên, thì một gợi ý dành cho các bạn lúc này chính là Timviec365.vn. Đây là một trang web chuyên cung cấp các thông tin về việc làm, ngành nghề cũng như tin tuyển dụng một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Với việc cập nhật thường xuyên và nhanh chóng, Timviec365.vn luôn mang đến các thông tin mới nhất, hấp dẫn nhất dành cho ứng viên. Vì thế, các bạn có thể nắm bắt được các cơ hội mới dành cho mình.

Thêm vào đó, Timviec365.vn còn có một kho khổng lồ chứa hàng ngàn mẫu CV chuyên nghiệp dành cho ứng viên. Điều này giúp cho các bạn có thể dễ dàng tạo lập được những bản CV cho riêng mình. Hơn hết, với tính năng này, các ứng viên cũng có thể ứng tuyển online một cách thuận tiện hơn rất nhiều.

Không chỉ phù hợp với các ứng viên mà Timviec365.vn còn là một sự lựa chọn đúng đắn với các nhà tuyển dụng. Các công ty, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng tải thông tin tuyển nhân sự của mình lên website đồng thời cũng có thể tìm kiếm các ứng viên tiềm năng trên đó thông qua những bản CV đã được họ tạo lập trên trang web.

Có thể nói, Timviec365.vn đã trở thành một cầu nối giúp nhà tuyển dụng và ứng viên xích lại gần nhau hơn, cũng như tìm được nhau giữa thị trường công việc rộng lớn này.

Nhìn chung, việc làm hành chính văn phòng là một công việc khá ổn định và không đòi hỏi quá nhiều các kiến thức cao siêu. Đây cũng là vị trí công việc phổ biến và được nhiều người lựa chọn ngày nay.

Mong rằng bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên hành chính văn phòng hay mô tả công việc hành chính văn phòng chi tiết nhất gửi tới các bạn. Thông qua đó, các bạn có thêm cho mình những thông tin bổ ích để có thể lựa chọn được công việc phù hợp với mình trong tương lai. Và nếu muốn ứng tuyển vị trí công việc hành chính văn phòng thì bạn có thể đến với Timviec365.vn. Hàng ngàn cơ hội hấp dẫn đang chờ đón bạn!

Đăng ngày 20/11/2020, 88 lượt xem