Mô tả công việc Event Coordinator - Điều phối sự kiện

Mục lục

1. Event Coordinator - Họ là ai?

Một sự kiện được diễn ra hoàn chỉnh và thành công tốt đẹp là nhờ công sức của tất cả các thành viên chứ không riêng gì một cá nhân nào. Tuy nhiên, cần phải có quá trình điều phối các hoạt động đó để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ. Và người chịu trách nhiệm công việc này chính là Event Coordinator.

Event Coordinator hay còn được biết đến với tên gọi là Điều phối sự kiện. Đây là người chịu trách nhiệm cũng như quản lý chung tất cả các công việc trong một sự kiện, bao gồm cả việc quản lý các nhà nhà cung ứng hay các nhà tài trợ cho sự kiện đó.

Một sự thật có thể nhận thấy rằng hầu hết các điều phối viên sự kiện hoạt động như một Freelancer hoặc có thể trở thành một nhân viên tại công ty chuyên tổ chức sự kiện nào đó. Dù làm tự do hay nhân viên thì công việc của một Event Coordinator cũng là chịu trách nhiệm quản lý tất cả khía cạnh của một sự kiện mà họ đảm nhận.

Các công việc từ tính toán và dự trù kinh phí, chọn địa điểm, xác định thời gian diễn ra sự kiện, cho đến lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ,... Tất cả đều nằm trong trách nhiệm, nhiệm vụ của điều phối viên sự kiện.

Hầu hết, các sự kiện dù to hay nhỏ, lớn hay bé, hoành tráng hay bình thường thì đều cần đến bàn tay của các Event Coordinator. Các sự kiện đơn giản như tổ chức sinh nhật, đám cưới, chương trình team building hay các sự kiện tầm cỡ và phức tạp như sự kiện âm nhạc, thời trang tổ chức với quy mô lớn,... Tất cả đều có sự tham gia của Event Coordinator.

Có thể nói trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay thì các điều phối viên tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng. Nhờ sự chỉ đạo, sắp xếp vận hành các công việc của những người điều phối này mà sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ, đúng trình tự và đạt được kết quả mỹ mãn nhất.

2. Event Coordinator - Họ làm gì?

Nếu khái quát thì hầu hết chúng ta đều sẽ nắm bắt được các công việc chung của một điều phối viên tổ chức sự kiện. Nhưng một cách chi tiết nhất thì Event Coordinator làm những công việc gì? Dưới đây sẽ là bản mô tả công việc Event Coordinator chi tiết và đầy đủ gửi tới bạn đọc.

mo-ta-cong-viec-event-coordinator.doc

2.1. Nắm bắt được yêu cầu và mong đợi của khách hàng với sự kiện

Để có thể tổ chức và tạo ra một sự kiện thành công thì người điều phối sự kiện cần nắm bắt được tâm lý về nhu cầu cũng như những mong muốn của khách hàng khi tham gia sự kiện đó. 

Việc xác định được những mong muốn này sẽ giúp cho các Event Coordinator có thể lên kế hoạch về cách thức tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất với tính chất của sự kiện đó đồng thời làm thỏa mãn nhu cầu tham gia sự kiện của khách hàng. Chỉ khi khách hàng đạt được những mong muốn của mình thì lúc ấy sự kiện mới thực sự được coi là thành công.

Bên cạnh nắm bắt nhu cầu của những khách hàng tham dự thì cũng cần tìm hiểu rõ yêu cầu của khách hàng nhờ bạn tổ chức sự kiện. Bởi họ chính là người nắm chắc nhất những điều mình mong muốn sự kiện có thể đem lại cũng như thể hiện được cá tính của bản thân.

2.2. Thực hiện việc liên lạc với các bên cung ứng kiên quan

Sau khi xác định được nhu cầu thì các Event Coordinator sẽ thực hiện công việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Việc lên kế hoạch sẽ bao gồm những thứ cần chuẩn bị cho sự kiện đó. Và việc của các nhà điều phối tổ chức sự kiện là liệt kê và liên lạc với các bên cung ứng liên quan nhằm đảm bảo được tất cả đều được chuẩn bị đầy đủ và nằm trong tầm kiểm soát.

Nếu không liên lạc trước mà để đến sát ngày mới liên lạc thì tình trạng thiếu đạo cụ, dụng cụ rất dễ xảy ra và ảnh hưởng tới việc thực hiện, tổ chức sự kiện đó. Hơn hết, việc liên lạc trước sẽ đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự nhất định và các điều phối viên đang nắm chắc tình hình tốt. Sẵn sàng với các phương án dự phòng cho những trường hợp có thể bất ngờ xảy ra.

2.3. Thực hiện công việc quản lý chung tất cả sự kiện

Đây là công việc chính nhất của một Event Coordinator. Họ sẽ thực hiện việc kiểm tra, giám sát tất cả các quá trình thiết lập sự kiện nhằm đảm bảo rằng mọi việc đều đang được tiến hành theo như kế hoạch đã đề ra.

Sẵn sàng đưa ra các quyết định phá bỏ những phương án công việc không mang tính khả thi cao và ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Các Event Coordinator luôn theo dõi sát sao các nhân viên của mình trong quá trình làm việc. Điều này giúp họ có thể sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết. Thêm vào đó, theo dõi sát sao sẽ giúp họ kiểm soát được tình hình công việc và có thể đưa ra các giải pháp kịp thời khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

2.4. Thực hiện duy trì ngân sách sự kiện

Ngân sách luôn là vấn đề nhạy cảm và quan trọng trong mỗi sự kiện. Nhiệm vụ của các điều phối viên là thực hiện việc kiểm soát và duy trì nguồn ngân sách làm sao để không xảy ra tình trạng thiếu hụt chi phí.

Việc đảm bảo nguồn ngân sách luôn là công việc được ưu tiên. Bởi nếu không có chi phí thì sẽ rất khó để có thể tổ chức được một sự kiện thành công. Nếu trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện mà vấn đề ngân sách gặp trục trặc thì điều này sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện cũng như mức độ khả thi của sự kiện đó.

2.5. Chọn các địa điểm và sắp xếp các vị trí đạo cụ

Địa điểm tổ chức sự kiện và sắp xếp cũng như xác định các vị trí đạ cụ cũng là một trong những công việc của điều phối viên tổ chức sự kiện. Họ sẽ phải tính toán, tìm vị trí sao cho phù hợp với quy mô tổ chức và có thể tạo được hiệu ứng lan tỏa cũng như thu hút được sự chú ý của nhiều người nhất có thể.

bên cạnh đó, việc sắp xếp vị trí loa đài, ánh sáng cũng cần được tính toán để đảm bảo hệ thống âm thanh được tốt nhất. Tránh tình trạng đèn chiếu lung tung và âm thanh bị ảnh hưởng xấu, không rõ tiếng.

2.6. Thực hiện việc kiểm tra lần cuối trước ngày diễn ra sự kiện

Đây là công việc yêu cầu bắt buộc phải thực hiện của các Event Coordinator. Việc kiểm tra lần cuối nhằm xác định chắc chắn rằng các yếu tố và các công đoạn đều ổn định và theo kế hoạch đề ra. 

Kiểm tra lần cuối cũng nhằm chắc chắn rằng các quy trình và các thức tổ chức đều đang diễn ra theo mong muốn, yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng.

2.7. Thực hiện đánh giá sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức và diễn ra thì các Event Coordinator sẽ thực hiện công việc làm báo cáo đánh giá kết quả sự kiện và những thành công chung đã đạt được. 

Thông qua quá trình báo cáo các Event Coordinator sẽ nhận thấy được những điểm mạnh cũng như những hạn chế mà mình cần khắc phục trong quá trình tổ chức và điều phối sự kiện.

Trên đây là những công việc của một Event Coordinator. Các công việc này xoay quanh khá nhiều các vấn đề, lĩnh vực khác nhau bởi đây là vị trí quản lý công việc chung tất cả các quá trình trong tổ chức sự kiện.

3. Event Coordinator có những yêu cầu gì?

Mặc dù có thể hoạt động như một nhân viên Freelancer, tuy nhiên Event Coordinator cũng có những yêu cầu dành cho các ứng viên nếu muốn ứng tuyển vị trí này.

Một điều phối viên tổ chức sự kiện nên có bằng cử nhân về các chuyên ngành như Marketing, Quan hệ công chúng, truyền thông hay quản trị khách sạn,... Với các chuyên ngành này thì ứng viên sẽ có được giấy đảm bảo về các kiến thức chuyên môn cũng như các kiến thức liên quan khác nhằm phục vụ tốt cho công việc điều phối viên tổ chức sự kiện.

Với tính chất công việc này, thì một Event Coordinator sẽ cần có những kỹ năng thực tế để giúp cho việc quản lý công việc được hiệu quả nhất. Có thể kể đến như kỹ năng giao tiếp và trình bày vấn đề, giúp cho việc trao đổi công việc thuận tiện hơn, dễ hiểu hơn. Hơn hết kỹ năng này sẽ tăng sự tương tác với những đối tác, khách hàng và đem lại những điều kiện thuận lợi cho công việc.

Không chỉ vậy, các Event Coordinator cần chịu được áp lực công việc cao với deadline lớn nhưng vẫn đảm bảo được tiến độ công việc. Điều này sẽ tạo nên những cơ hội nghề nghiệp cho người điều phối viên trong tương lai.

Bên cạnh đó, các Event Coordinator cần có sự năng động và sáng tạo trong công việc. Điều này giúp họ có thể linh hoạt và thực hiện, xử lý được những công việc khác nhau trong cùng một khoảng thời gian xác định.

Tất nhiên, với một số công ty thì yêu cầu kinh nghiệm của một Event Coordinator cũng rất quan trọng. Một số công ty yêu cầu ứng viên cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong nghề với vị trí tương đương.

4. Quyền lợi và đãi ngộ với Event Coordinator ra sao?

Trở thành một Event Coordinator, bạn sẽ nhận được mức thu thu nhập khá hấp dẫn. Trung bình, với vị trí công việc này thì mức thu nhập sẽ rơi vào khoảng từ 10 - 15 triệu đồng. Tuy nhiên, với những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và có khả năng giải quyết cũng như quản lý công việc tốt thì mức thu nhập có thể lên đến 20 - 30 triệu đồng.

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện là một môi trường làm việc năng động và sáng tạo. Chính môi trường này sẽ tạo ra các cơ hội lớn khác cho ứng viên phát triển và hoàn thiện bản thân mình. Một môi trường làm việc chuyên nghiệp và sáng tạo sẽ tạo nên được những nhân lực tiềm năng. 

Ngoài ra, khi trở thành nhân viên chính thức tại các công ty truyền thông hay tổ chức sự kiện thì các Event Coordinator sẽ nhận được các đãi ngộ khá tuyệt như thưởng vào các dịp lễ lớn, thưởng lương tháng 13 hay đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo quy định,... Không chỉ vậy, với một vài công ty thì hàng năm sẽ có những chuyến du lịch dành cho toàn bộ nhân viên từ 1 - 2 lần trong năm, hay các ngày dành cho chương trình team building để giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng và gắn kết với nhau hơn.

Nhìn chung công việc Event Coordinator không phải là một công việc nhẹ nhàng và đơn giản. Dây được coi là một công việc đòi hỏi khả năng chịu được áp lực cũng như tần suất thực hiện công việc dày đặc. Tuy nhiên, đây cũng là một công việc đem lại những trải nghiệm hấp dẫn và sự thích thú mỗi khi một sự kiện được tổ chức và diễn ra thành công.

Hy vọng bài viết đã mô tả công việc Event Coordinator chi tiết dành cho bạn đọc và giúp bạn có thêm thông tin để định hướng được đường đi cho mình trong tương lai. Nếu bạn muốn ứng tuyển vị trí điều phối viên tổ chức sự kiện thì có thể tham khảo website Timviec365.vn. Đây là một trang web thực sự rất hữu ích cho các ứng viên hiện nay. Hãy thử và nắm bắt cơ hội của mình với Timviec365.vn nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 9 lượt xem